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メール返信にもマナーあり!ビジネスマンなら知っておきたい9つのマナー!

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メール返信にもマナーあり!ビジネスマンなら知っておきたい9つのマナー!

かつて、ビジネスにおける連絡ツールと言えば、電話と手紙が主体でしたが、今はタブレットやスマートフォンなどの携帯端末の普及もあって、メールでのやり取りが多くなりました。

電子メールでは資料はもちろん、見積書や仕様書などの商談に直接関わるビジネスメールを扱うことが多くなりましたが、一般的なプライベートメールとは異なるマナーがあることは、あまり気づかれていません。

今回は、ビジネスマンなら知っておきたいビジネスメールのマナーをいくつかご紹介したいと思います。

 

ビジネスメールの基本は「返信」!気をつけたい3つのマナー

メール返信にもマナーあり!ビジネスマンなら知っておきたい9つのマナー!

ビジネスにおいてメールのやり取りをするとき、一番多いのが「返信」であることは意外だと思う人もいるでしょう。

でも、ビジネスと言うのは提案からまず始まりますから、提案される内容に対して「返信」をするというのは、意外にも多いのです。

実際には、どのような返信を心がければいいか、この章で詳しくご紹介したいと思います。

1.フランクすぎるメールを送らない

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社会人として、先方から「お世話になりました」「先日はごちそうさまでした」などの、お礼のメールをもらうことも多いです。

このお礼メールに対して、しっかり返信をすると言うのは、ビジネスマンとして基本とも言える行動です。

このようなメールに返信する際には、相手と自分の立場と距離を考えて返信することを忘れないようにしましょう。

食事に行くぐらいの人であれば、ある程度人間関係も構築できているので、フランクな内容のメールを送っても問題はないでしょうが、中には電話でしか話をしたことがない人や、メールでしかやり取りをしたことがない人もいるはずです。

それほど面識のない、付き合いが深くない相手にフランクな内容のメールを送るというのは、いささかマナーとしては間違っているわけです。

むしろ、あまり面識がない相手には、丁寧な言葉で、立場をわきまえたメールの内容にするべきです。

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そして、面識があるといっても、相手を職名で呼ばないなど、馴れ馴れしいような、それでいて無礼なようにも感じられるような、誤解を招くようなメールを送ることは厳禁です。

2.件名で内容を簡潔に伝える

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ビジネスマンともなれば、一日でどれくらいのメールを読むことになるでしょうか。

多数のメールの中に埋もれて、重要なメールに対してリアクションをすることを忘れてしまっていた、そんな経験をしたことがある人は、みなさんの中にも多いと思います。

もちろん、送る側としては大事な内容のメールであることは間違いありませんし、中には重要な返信のメールを送る場合だってあります。

ぜひ相手に自分のメールを見てもらいたいときは、件名で内容を簡潔に伝えることです。

例えば「○○株式会社の山田です」と言う件名と「お見積もりの件について(○○株式会社・山田)」と言う件名、どちらが相手に呼んでもらいやすい件名でしょうか。

相手も忙しいことがありますから、そんな忙しい最中に、重要なメールだけを急いで確認しようとしている場合もあるはずです。

そんな時に見つけてもらいやすいメールとは、やはり件名で内容を簡潔に伝えられているメールではないでしょうか。

特に、相手がメールの内容をイメージできること、そのことを特に注意して件名を考えてみてください。

3.本文も簡潔にして正確な内容を伝える

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そして、本文も「簡潔」であることが望ましいです。

特に、メールに対する返信の場合、相手の本分を「引用」する形をよく用います。

引用する際は、前のメール本文に引用符”>”を付けてメール本文に貼り付けた上で、自分自身の返信を書いたり、関連した内容の文章を書く場合が多くなります。

この時、すべての文章を引用する必要はないのです。

相手が聞きたいことは、意外にもその文章の中でも、すべてではありません。

例えば「お疲れ様です。先日のミーティングを受けて、明日10時から課内会議を開催します。参加者を教えてください。」という本文であった場合、この本文すべてを引用する必要はありませんよね。

単純に「会議の参加者氏名を教える」だけで、このメールに対する返信になるわけです。

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先ほども述べましたが、忙しい人はメール本文をじっくり読む時間すらない場合もあります。

ですので、件名も、本文も、簡潔にわかりやすくして、すぐに読んでもらえるようにすることをお勧めします。

 

メール返信でやってはいけない3つのマナー違反とは?

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先ほどまではお勧めする返信の方法をご紹介しましたが、当然返信時にやってはいけないことや、避けた方がよい表現も多数あります。

特に、返信するにあたって、絶対にやってはいけないマナー違反だってあります。

ビジネスマンである以上、あなたの失敗メールは、会社自体の常識を疑われることにもつながりますから、マナー違反をしてしまうような返信メールを送ってしまわないよう、これからご紹介するポイントには十分注意してください。

1.ビジネスメールの基本には忠実に

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ビジネスメールの基本的な構成を、みなさんはご存知でしょうか。

例えば、メールの冒頭には返信相手の名前や会社名、部署などを含めるのが一般的です。

でも、返信メールであるがゆえに、相手の名前や会社名などを省略して、いきなり本題を書き出す人がいます。

これは、ビジネスメールとしてはマナー違反にあたります。

なぜなら、手紙にも「拝啓」「敬具」という流れがあるように、ビジネスメールも「宛名」から始まり、「書き出し」を書いてから、「本文」を簡潔に記載し、最後にはお願いやお礼の言葉を添える「結び」の文章を入れてから、最後には自分の名乗りとして「署名」を書くのが基本です。

メールとは言うものの、別の意味で言えば「手紙」なのですので、書き手の都合ばかりで書くのではなく、相手に対して失礼のないように書くということは、決して忘れてはなりません。

2.敬語や丁寧語を間違えない

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敬語や丁寧語を間違えて書いてしまったり、そもそも敬語や丁寧語を省略したメールを送る人もいます。

もちろん、返信メールとしてはタブーであることは言うまでもありません。

ビジネスにおいては、メールであろうと面談であろうと、相手に対して敬称や敬語、そして丁寧語を間違えずに使うことがビジネスマナーとしては最低の条件と言えます。

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いないとは思いますが、語尾に「(笑)」とか、「だよねー」などの不要な語尾延ばし、顔文字などは絶対使ってはなりません。

これらのメールからは、相手への敬意も尊敬も感じられませんよね。

あと、自分の上司に対して「上司がおっしゃっていました」などと、誤った敬語の使い方をすることも、相手に対してビジネスマナーの無さを自ら吐露しているようなものですので、事前に確認をしておくことをお勧めします。

3.大きなサイズの添付ファイルを送らない

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メールの返信に際して、写真のデータ資料のデータなどを一緒に送ることがあると思います。

このとき、添付ファイルのデータ量が多い場合は、当然そのメールを受け取る場合に、時間がかかってしまいます。

また、メールを受け取る端末がパソコンとは限りません。

データ量の大きなメールを、スマートフォンで受信する場合だって、あると思います。

送る側のマナーとしては、相手がどのタイミングで、どのような端末で受信するのかがわかっているのであれば、受信しやすくなるように添付ファイルも工夫する必要があります。

例えば、圧縮して少しでもサイズを小さくする場合や、ファイルサーバーに該当する文書のデータを置き、メール本文にはサーバーからダイレクトにダウンロードできるリンクを貼り付けておく、と言う方法がお勧めです。

 

メール返信のマナーで意外に気づかない3つのポイント

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最後の章では、メール返信のマナーで、意外に気づかないことをご紹介したいと思います。

いずれのことも、普段電子メールを使っているときには、意外に気づかないことばかりです。

でも、これらのことを気づけることは、むしろビジネスマンとして「きめ細かい」「丁寧」な部分を自然にアピールできることにもつながります。

ぜひこの機会に、何気なく使っていたメールについて、ぜひ見直して欲しいと思います。

1.CCとBCCを使い分けよう

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何気なく返信を返すときに、CCとBCCの違いを見落としてしまうことがあります。

これらは、複数の相手方が存在する電子メールのときに、自分以外の相手の一覧が見えるようになっているかいないか、それだけの違いです。

つまり、自分が何気なく返した返信が、同じメールを読んでいるすべての人に伝わる可能性もある、そのことを見落としてしまうことにもつながるわけです。

自分がメールを読んだとき、BCCメールで送られていれば、当然自分以外の第三者に同じメールが来ていること、そのことにすら気づかないこともあります。

それゆえに、自分が誤ってメールの返信をCCメールにしてしまえば、自分以外の第三者にも同じ返事を送ってしまうような、操作ミスがありえるというわけです。

ですので、返信の内容が、情報が重要なもの、機密性が高いものである場合は、特に返信時の相手先設定は特に注意して確認しておきましょう。

2.メールはあくまで補助的な伝達手段

メール返信にもマナーあり!ビジネスマンなら知っておきたい9つのマナー!

メールで「ありがとうございました」「よろしくお願いします」とは、よく文面に書くことが多いのですが、実際にお世話になった人や、これからお世話になる人に、果たしてメールだけで気持ちが伝わるでしょうか。

メールは、あくまで補助的な伝達手段であって、礼儀で言えばお会いしたり、せめて電話で声の便りをするなどして、誠意を見せる必要がある場合も多いのです。

なんでもメールでお礼や挨拶を済ませられるほど、日本のビジネスシーンはドライになっていません。

特に、お互いの人間関係があって初めて成功するビジネスもありますから、何でもかんでもメールで済ませようとする姿勢は、やめておいたほうがよさそうです。

3.相手がメールを受信する端末を考慮する

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同じメールでも、パソコンで受信する場合だけではなく、スマートフォンや携帯電話で受信する場合もあります。

このとき、相手がどのような端末でメールを受信するかを考慮して、メールを作成することもぜひ心がけましょう。

例えば、同じ文章のメールでも、スマートフォンでは画面サイズも大きいので読むことが比較的容易ですが、携帯電話の小さな画面では、長文のメールは読みにくいのです。

それに、携帯電話の場合にはショートメールとロングメールの二種類があって、いずれのメールにおいても文字数制限機能があるので、メールの本文すべてが収まらない場合もありえます。

また、資料のデータや写真などは、端末によっては閲覧できない形式の物もあるので、相手がどのような端末でメールを受信するのか、事前に確認をしておくほうがいいでしょう。

 

まとめ

メール返信にもマナーあり!ビジネスマンなら知っておきたい9つのマナー!

メールは本文はもちろん、添付ファイルという形でさまざまな情報を相手に送ることができます。

特にビジネスシーンにおいては、プレゼン資料やプログラム等の成果物なども、送料無料で送付することのできる電子メールは、欠かせないアイテムと言ってもいいでしょう。

ですが、ビジネスシーンを動かすのは、やはり人間です。

受け取る相手の手間を考えたり、相手の気持ちや姿勢を考慮して、メールを使うことは社会人として当然のマナーと言えます。

自分だけが利便性を追求するのではなく、相手にとっても、相手とのビジネスにおいても、メリットがあるようにメールを使いこなすことが、社会人として一番大事なマナーとも言えます。


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