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今日からすぐに実践できる!整理整頓のコツ9選

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今日からすぐに実践できる!整理整頓のコツ9選

世の中には、片づけが苦手な人が多いと思います。

机の上が片付かない、家に帰ってもワンルームにいろいろな道具やごみが散乱して、足の踏み場もなくなっているような有様になっている人は、果たしていないでしょうか。

片づけをしなくても問題がないと、開き直っている人がいれば、それは非常に「もったいない」ことだと思います。

きれいに片づけをして、整理整頓ができた環境であれば、必要な道具や書類もすぐに取り出せるし、その分仕事の効率はアップするわけですので、ずぼらな癖が付いている人は、ぜひそれを改めて欲しいと思います。

今回はそんなあなたでも実践できる、整理整頓のコツをいくつかご紹介したいと思います。

 

整理整頓のコツは「捨てる」こと!不要なものを捨てるためのポイント3つ

今日からすぐに実践できる!整理整頓のコツ9選

そもそも、整理整頓が必要になるのは、机の上やロッカーに書類や道具が多いからです。

ビジネスシーンにおいては、外部からの問い合わせが合った時に、すぐに書類が取り出せるようにしておいたり、電話の場合は要点を記録するメモとペンをすぐに取り出せるようにしておくことが基本です。

でも、その基本ができていない人に限って、次のような状態になっていることが多いのです。

・必要な書類とそうでもない書類が混在している
・机の上が書類置き場と道具置き場になっていてスペースがない
・仕事上必要のない道具まで机の上に置いている
・頻繁に使うものとそうでないものの区別が付いていない
・捨てるべきものまで捨てられずに取ってある

みなさんは、どれだけ当てはまったでしょうか?

この章では、特にありがちな「捨てる」ためのポイントをご紹介したいと思います。

1.すぐに使わないものは不要なものと考える

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すぐに使わないものでも、「これはあとで使うかもしれないから」と、ついつい机の上や引き出しの中に入れてしまう人、いるのではないでしょうか?

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実際、「あとで使うかもしれない」と考えていても、本当にあとで役に立ったことがあるでしょうか?

ものが多くて片付かないのは、このようにすぐに使わないものを集めてしまうからです。

大量の紙袋やスーパーのビニール袋、商品に付いていたおまけ、化粧品の試供品、使うはずのないクリアファイル、気になっていた商品のパンフレット、これらのものはすぐに使わない限り、いらないものであることは間違いありません。

片付かなくて困っている場合は、ぜひこの機会に全部捨てて下さい。

後で必要になったらどうしよう、なんて考えているうちは、絶対に部屋の中も机の上も片付くことはないでしょう。

2.本当に必要なものの置き場所を決める

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先ほどの項では「とにかく捨てる」と言うことをお話しましたが、それでも取っておきたい物があるのは、仕方が無いことです。

先輩からもらったお土産のボールペン、得意先の企業からもらったパンフレット、昼ごはんを食べに行ったラーメン店でもらったサービス券など、すぐに捨てられないけど、後で役に立ちそうなアイテムは、確かにあります。

それらのものをどうにかするには、それらのアイテムの置き場所を決めることです。

お勧めの方法ですが、とりあえずこれらのアイテムを全てまとめてしまい、1つのダンボールに保管して下さい。

種類分けをしておきたいならば、ダンボールを分けるのではなく、ダンボールの中で紙袋などに小分けにして、とにかく「あとで使うかもしれない箱」を作って、押入れや会社のロッカーなどに保管しておくのです。

そのダンボールには、必ず収納した日付と「1年後に捨てる」と記載しましょう。

そうすることで、1年後に気づいたとき、実際には箱を開けることもしなかった場合、躊躇することなくダンボールごと不要なものを捨てることができるでしょう。

3.予備のアイテムを最低限にする

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文房具や名刺など、ビジネスシーンで頻繁に使われるアイテムは、もし無くなった時に困るので、予備を持っておきたくなるものです。

でも、その予備をたくさん抱えていると、引き出しの中は一杯になるし、机の上は不要な文房具などで一杯になるしと、片付けの大きな支障になるのです。

確かに、仕事中に必要なアイテムがなくなってしまえば困るのは確かですが、その場合は次のような対策を講じることをお勧めします。

・インクなどは大容量のものを選ぶ
・1つのアイテムで複数の機能を持つアイテムを優先して所持する
・先輩などの所持アイテムを見習う

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インクなどは、元から容量の大きなものを選ぶことで、交換の時期を気にしなくてもよくなりますし、交換そのものの回数が少なくなるので、予備のアイテムのことを気にすることも少なくなります。

あと、4色ボールペンなど、1つのアイテムで複数の機能を持っているアイテムを使うようにすれば、その分予備をたくさん抱えておかなくてもよくなります。

4色ボールペンならば、予備と言っても1本+予備1本=2本で済みますが、そうでない場合は1本×4色分+予備1本×4色分=8本も予備を所持していなくてはならなくなりますから、当然スペースは多く必要になります。

そういう意味では、机の上がきれいな先輩の所作を見習うこともお勧めです。

特に、名刺の数などは、先輩に仕事のやり方を聞いて確認することで、1年間に必要な枚数だけを印刷するようにすれば、無駄も省けますし、保管するスペースも最小限で済みます。

 

限られたスペースを上手く活用する整理整頓のコツ3つ

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次に、机の上や引き出しの中など、自分に与えられたスペースを有効に活用する整理整頓のコツをご紹介します。

この方法を使えば、今まで「置き場が無くて困っていた」アイテムも、その置き場を生み出すことができるようになります。

もちろん、前の章で紹介した不要なアイテムを処分して、それでも置き場が必要なアイテムをどこにおくか、そのための整理整頓と考えてください。

整理整頓をすると、その分スペースが増えるので、また不要なアイテムを買ってしまうと言う、整理整頓の効果を台無しにしてしまう人もいるので、そこは十分に注意しましょう。

1.足元のスペースはあまり使わないようにする

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職場において、自分自身だけが自由に使える場所と言えば、机の上と下、更衣ロッカーぐらいなものだと思います。

この時、机の下を使って収納をする人も多いのですが、それはあまりお勧めできません。

世の中は、これをごらんいただいているみなさんのように物覚えがいい人ばかりではありません。

みなさんであっても、足元に置いたケースの中に、いったい何が入っている完璧に覚えている人はいないでしょう。

何年か経過して、ようやくケースの存在に気づいて、開けてみると不要なアイテムばかりが入っていた、そんな話ではがっかりしますよね。

と言うのも、足元のスペースはあくまで足元であって、毎日その中身を見ることが無いわけですので、どんなに大事なものであっても、結果的にはそのまま放置されるのです。

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それに、大事なものであったり、頻繁なものであったら、出し入れに苦労する足元に置いたりはしないでしょう?

足元に置く時点で、そんなに大事なものではないのでしょうから、もし足元に何かに荷物を置いている人は、ぜひ中身を確認してみてください。

ひょっとすると、既に全部不必要なアイテムになっているかもしれません。

2.アイテムの置き場所を決める

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整理整頓のできない人に限って、アイテムの定位置を決めていないという人が多いです。

印鑑は一番上の引き出し、電卓は二番目の引き出し、などのように使う頻度によってアイテムの置き場所を決めると言うのは、意外にも整理整頓につながるんですよ。

例えば、アイテムの置き場所を決める時に、次のような仕分けをすると、比較的わかりやすいと思います。

①頻繁に使う文房具や計算道具は一番上の引き出しに置く。
②週に一度ぐらいは使うアイテムは二番目の引き出しに置く。
③1ヶ月に数回使う程度のアイテムは一番下の引き出しに置く。
④重要な書類は、アイテムとは別の引き出しに置き、置く引き出しは固定する。

このうち、①から③については、使う頻度によって、手元から遠い引き出しに入れて整理すると言う方法です。

やはり、使う頻度が高いアイテムは取りやすい、探しやすい引き出しに置くことが効率的です。

一方、④に紹介している重要な書類ですが、これらは他人の目に触れた場合、秘密の情報や個人情報を記している場合もあるでしょうから、アイテムとは別の引き出しに入れて保管するのがいいでしょう。

もちろん、書類のファイリングをすることも忘れないでください。

3.アイテム購入1つに付き1つ物を捨てる

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新しいアイテムを買ったとき、そのアイテムがあれば不要になってしまうアイテムも存在するはずです。

不要になったアイテムを、捨てきれずに「後で使うかもしれない」「新しいアイテムが壊れたら困るから予備を持っておこう」などと、いろいろとアイテムを保管してしまう人もいるはずです。

これでは、いつまでたってもきれいな整理整頓はできませんから、思い切って「捨てるものは捨てる」決心を固めましょう。

もちろん、何でもなんでも捨てようとなると、やっぱり決断ができない場合もあるでしょう。

その決断を促すためにも、自分自身にルールを課すことをお勧めします。

例えば「アイテム購入1つに付き、1つ別のアイテムを捨てる」と決めると、不要になったアイテムの処分にためらうことはなくなって来るでしょう。

逆に「アイテムを1つ捨てたら新しいアイテムを購入する」と言うルールでも問題はありません。

あなた自身が取り組みやすくて、守りやすい言い方でルールを作ってみてください。

 

整理整頓の効果を継続するためのコツ3つ

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最後の章では、整理整頓をしたけれど、そのきれいさを保つためのコツをご紹介します。

誰かに言われたり、ハウツー本を見たりして、整理整頓をしてきれいになったりもするでしょう。

でも、数ヶ月経つと再び昔のように雑多な机の上になってしまっている、こういう経験をしたことがある人は結構と多いと思います。

いくらきれいに整理整頓ができても、その効果が継続しなくては、整理整頓の意味がありません。

ですが、これからご紹介するコツを実践してもらうだけで、意外と整理整頓の効果を継続することができるんです!

1.短時間の掃除をする

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もちろん、整理整頓と掃除を定期的にやれば、その効果は継続できるに決まっています。

ですが、整理整頓ができない人に限って、掃除もできない、やる気が起きないと言う人が多いのです。

そこで、自分にとって無理のない時間帯、例えば「終業後の5分間」とか「始業前の5分間」と、時間をタイミングを決めた上で、短時間の掃除をすることをお勧めします。

もちろん、使っている机、まわり、ロッカー、すべてを短時間で掃除しなくてもいいです。

「今週は引き出しの一段目」と言うように、自分が掃除した居場所を1ヶ所決めて、短時間で整理整頓します。

そうすると、整理整頓ができた場所と、そうでない場所のギャップが目に入るようになります。

そのことで、「こっちは汚いなぁ」と思えるようになると、掃除をすることが意外にも楽しくなってくるので、そのような気持ちになるまでは、短時間の掃除を習慣にしてみてください。

2.アイテムの色合いを統一する

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突然ですが、きれいな部屋、清潔な部屋、それぞれに共通することは何だと思いますか?

それは「色合いが統一されている」と言うものです。

落ち着いたきれいな場所と言えば、美術館、会議室、ホテルの一室などが代表的ですが、それらの場所に共通するのは、壁や床の色は白やベージュ等の単色でまとめられていることです。

つまり、私たちも机の上の書類ケースやアイテムの色合いを統一するだけで、整理整頓がしやすくなるのです。

思い浮かべてみて欲しいのですが、書類ケースが青色で統一されていると、非常に整理整頓もできてきれいに見えますし、必要な書類も取り出しやすいと思います。

ですが、そのケースの中に1冊だけ赤色のケースがあったら、どのように感じるでしょうか。

そう、統一感が維持できないので、落ち着いた雰囲気をもたらすことができなくなり、その結果「1ヶ所ぐらいいいや」と気分も雑多になってしまうので、その結果アイテムも散らばってしまいやすくなるのです。

3.小物や書類の整理には専用のケースを用意する

今日からすぐに実践できる!整理整頓のコツ9選

消しゴム、クリップ、押しピンなど、仕事で使うアイテムの中には、小物も結構存在します。

この小物の収納場所がないと、机の上などが散らかってしまう原因になるのです。

それらの小物は、すぐ使える場所にあった方が事務作業が円滑に進むようなアイテムであることも多いのです。

でも、無造作においておけば机の上が雑多になってしまうので、やはり整理整頓をした状態で保管しておくことが必要です。

それならば、いっそのこと、小物を入れるためのケースを用意してしまいましょう。

そして「小物はとりあえずここに入れる」と決めてしまえば、あちらこちらに小物が散らばることは防ぐことができます。

あと、書類もかなり散らばってしまうことが多いのですが、まず資料などはもらった期日などに分けてファイリングをすぐにすること、それができない場合はクリアファイルなどを活用して仮の仕分けをすることをお勧めします。

小物も書類も、とりあえず突っ込んでおく場所を作るとして、仕事に余裕があるときに確認しながら整理整頓をするようにすれば、案外きれいにまとめることができるのです。

 

まとめ

今日からすぐに実践できる!整理整頓のコツ9選

整理整頓の最大のコツは、整理整頓を習慣づけ、それが無理なく継続できるかどうかにかかっています。

絶対成功すると明言できる方法はありませんが、ずぼらな人でも、ぜひ自分に合った方法を見つけて、整理整頓を州感づけるようにして欲しいと思います。

あと、整理整頓を「後で」と思わないように心がけて欲しいと思います。

整理整頓を「後で」と思っていると、後から新しいアイテムや書類がたまってきて、片付けなくてはいけないものが次から次へと増えていき、いざ整理整頓をしようとすれば、その膨大な量の整理をするのに四苦八苦することになります。

まず、乱雑になる前に、出てきたアイテムはすぐ片付ける習慣をつけるようにしましょう。

すぐに整理整頓を行う習慣をつけることで、整理整頓の効果もしっかりとキープすることができるでしょう。

まずは「小さなことからコツコツとやる」ことが大切です。

無理のないように、「きれいになったなぁ」と、整理整頓を楽しめるようになって欲しいと思います。


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