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「ご査収」の意味は?ビジネスシーンでの正しい使い方9選

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「ご査収」の意味は?ビジネスシーンでの正しい使い方9選

「ご査収」と言う言葉を、みなさんはご存知でしょうか。

ご査収と言う言葉は、よくビジネスシーンに出てくる言葉ではありますが、プライベートの会話には絶対と言っていいほど登場しない言葉でもあります。

ビジネスシーンでのみ登場しているこの「ご査収」の言葉、実際にはどのような意味で、どう使うのが正しいのか、あまり省みられていないこともあるでしょう。

今回は、「ご査収」と言う言葉の意味や、正しい使い方について、実例を挙げながら詳しくご紹介したいと思います。

 

ご査収の意味と使い方の基本3パターン

「ご査収」の意味は?ビジネスシーンでの正しい使い方9選

「ご査収」と言う言葉の意味を、この章では詳しくご紹介したいと思います。

主な意味としては、次のパターンがあります。

①送った書類や資料の内容を確認して欲しい

②確認の結果、修正を要するような部分に対して指摘をして欲しい

③確認の結果、修正が無かったとしても、その旨を返答して欲しい

これらの意味をすべて併せ持つのが「ご査収」と言う言葉です。

それでは、それぞれの意味に基づいて、使い方などもご紹介していきます。

1.内容を確認して欲しい

「ご査収」の意味は?ビジネスシーンでの正しい使い方9選

この意味では、報告した案件や完成した成果物について、その内容が正しいかどうか、再確認をお願いする意味です。

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そもそも、査収の「査」は「調査の査」であり、「収」は「検収の収」と考えてみれば、わかりやすいでしょう。

「この内容は正しいでしょうか?」「お送りした報告書で満足いただけるでしょうか?」という意味を込めて、相手に確認を依頼するときに使う言葉が「ご査収」なわけです。

でも、この「ご査収」には、相手に対して相手の仕事の手を止めさせて「内容を見てください」とか「確認をしてください」と言っている意味もあります。

そのため、目上の人や仕事の依頼主に対して「ご査収ください」と述べるのは、失礼にあたりますので、使い方には十分注意してください。

2.確認をして必要な指摘をして欲しい

「ご査収」の意味は?ビジネスシーンでの正しい使い方9選

ご査収のもう1つの意味には、確認をしてもらうと同時に「指摘」をして欲しいと言うお願いの意味も込められています。

指摘と言っても、こちらがもともと不完全な資料やデータを送っておいて、相手に校正をさせるようなことをしてはいけません。

この場合、相手と数回にわたってビジネスの話をして、その結果「成果物」が出来上がった、その内容が果たして今までの話の内容を踏まえたものになっているか、その「確認」をして欲しいわけです。

もちろん、今までの話の内容とは多少ずれたり、話の内容が含まれていなかったりする部分があったときに、初めて「指摘」をお願いする、それが「ご査収」に込められた意味です。

3.確認の結果返答が欲しい

「ご査収」の意味は?ビジネスシーンでの正しい使い方9選

「内容を確認して欲しい」という意味の後には、当然ですが「その後の結果を教えて欲しい」と言う意味も込められています。

もともと「ご査収」と言う言葉には、「確認した結果を気にしています」という意味が込められているわけで、相手もそのつもりでメールや文書を受け取っているはずです。

ですが、「ご査収」と言う言葉だけでは、その返事をいつまでに欲しいのか、まったくわかりません。

それに、いつまでに、どれだけの回答が欲しいのかも、「ご査収」と言う言葉だけでは一切わかりません。

本当に具体的な返事が欲しいならば「ご査収くださり、今週末までにご連絡をお願いいたします」と、文章やメール本文に具体的な期日を記載しておく方が相手への親切になります。

 

間違った意味の使い方は失礼に当たる?気を付けたい「ご査収」の使い方3パターン

「ご査収」の意味は?ビジネスシーンでの正しい使い方9選

ご査収と言う言葉、ビジネスシーンで使われる文書や電子メールの本文などを見てみると、かなりの割合で「ご査収」と言う言葉が使われていることに気がつきます。

でも、それらのすべてが正しい意味と使い方で用いられているかどうかと言えば、正直言って五分五分だと言っていいでしょう。

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実際、前任者や先輩が当たり前のように「ご査収」と言う言葉を使っているので、ついつい同じように使っている人も多いと思います。

でも、どんな言葉であっても、間違った使い方をすると、相手に対して失礼にあたる場合もあります。

この章では、「ご査収」の誤った使い方とその対処方法をご紹介したいと思います。

1. 添付ファイルに関する間違った使い方

「ご査収」の意味は?ビジネスシーンでの正しい使い方9選

ビジネスシーンにおいて、電子メールを送ることは毎日1回必ずありえることだと思います。

電子メールの中には、資料や見積書などの様式をワードやエクセルで作成し、それを添付ファイルにして合わせて先方にお送りするときがあります。

それらの電子メールを送るときに「ご査収ください」と言う言葉を使う人も多いでしょう。

実際、電子メールの本文内容や添付ファイルの内容の確認をして欲しいという意味で「ご査収ください」と言う言葉を使うのは、ビジネスマナーとして問題ありません。

ただし、以前見てもらった内容のものを修正し、再度お送りするときに「ご査収ください」と言えば、相手にしてみれば「また詳しく確認しろと言うのか?」と、無礼な回答になってしまいます。

もともと一度は「ご査収」してもらい、内容の確認をしてもらったのですので、それを踏まえた修正内容を再確認してもらうには、「ご査収」ではなく「先般見ていただいた資料の再確認をお願い申し上げます」と、そのままお願いするべきです。

2. 返答に関する間違った使い方

「ご査収」の意味は?ビジネスシーンでの正しい使い方9選

「ご査収」と言う言葉には、相手に確認して欲しいと言う意味もあれば、相手からの返答を待ち望んでいる、と言う意味も含まれていると言う話をしました。

つまり、相手からの返事を特段要しない文書や電子メールに「ご査収」と言う言葉を記載して送信してしまうようでは、そもそもそれが失礼に当たってしまいます。

返事を要しないのに「ご査収ください」と、返事を求めるような言い方をするのは無く、返答を必要としない場合には、素直に「返答は不要です」とか「返答は必要ございません」などと、本文に記載しておくのが親切と言うものです。

やはり、どんなビジネスシーンであっても、内容はできる限り簡潔に、でも重要な内容は詳しく、それぞれの状況と案件に応じて相手とのやり取りの内容も変える方がいいでしょう。

3. 上から目線に取られてしまう使い方

「ご査収」の意味は?ビジネスシーンでの正しい使い方9選

「ご査収ください」と言う言葉は、相手に対して「見てください」「確認してください」と言う依頼をしていることも意味していますが、これがタイミングを誤ってしまうと、「上から目線」に思われてしまうのです。

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ですので、相手の状態が多忙である、こちらの希望する時間までに確認が難しいなど、相手の状況がわかっている場合は「ご査収ください」と言う言葉を文書などに使わない方が良いでしょう。

こっちは忙しいのに、「ご査収ください」、つまり「確認して返事をください」と言う連絡が入ってくると、相手はどのような心境になるでしょうか。

それが何度も続くと、相手は「上から目線でものを言う人だな」と考えてしまうのです。

やはり、「ご査収」と申し出ているのであれば、「相手の状況が許せば」、文書などの内容の確認をして欲しいと言うのが、きちんと伝わるように文章は考えるべきです。

 

「ご査収」の意味を理解したうえで上手に文章に織り込む使い方3選

「ご査収」の意味は?ビジネスシーンでの正しい使い方9選

それでは、最後の章では実際に「ご査収」と言う言葉をどのように使えばいいのか、例文を交えながら、その使い方をご説明したいと思います。

どのようなときに使うのかはもちろんのこと、相手がどのような立場の人であるかによって、「ご査収」という言葉を使うタイミングも大きく変わってきますので、ぜひ参考にしてください。

1.「ご査収」と言う言葉を使ったビジネス文章の例文

「ご査収」の意味は?ビジネスシーンでの正しい使い方9選

早速ですが、例文をいくつかご紹介しましょう。

・ご依頼の書類を送付いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。

・訂正いたしました書類を送付させていただきますので、ご査収願います。

・見積書をメールにて添付いたしましたので、どうぞご査収くださいませ

という形です。

ビジネス文章における共通点は、冒頭に書類の内容や名称を必ず記載することです。

また、以前指摘があった書類を修正したり、訂正した状態のものをお送りする際には、その旨を文章の冒頭に記載します。

特に、ビジネスシーンにおいて相手に「ご査収」して欲しい書類は、いつの状態のものなのか、以前指摘した文章なのか、その後の修正された文章なのか、はっきりと状態を伝えたうえで受け取ってもらうことが、先方への気配りになります。

2.電子メールの文章で用いる際の例文

「ご査収」の意味は?ビジネスシーンでの正しい使い方9選

もっと踏み込んだ例文もご紹介しましょう。

この章で紹介する例文は、電子メールの文章で用いる際の例文となります。

・来週の会議資料を添付いたしましたので、ご査収くださいませ。

・添付ファイルにて、今回のプロジェクトの詳細資料をお送りいたしましたので、よろしくご査収ください。

・本件の契約書案をお送りいたしましたが、次回交渉のたたき台となりますので、ご査収くださいますようよろしくお願い申し上げます。

これらの文章は、電子メールに添付ファイル形式で相手に見て欲しいデータや文章がある前提となっています。

特に、一番最後の例文は、「案を送付しているのでぜひそのつもりで見てください」と言う意志を明確にあらわしている文章です。

電子メールの場合も、やはりどのような主旨で、どのような状態のデータを送っているか、それを踏まえてみて欲しいと言う気持ちを先方に伝えることが重要です。

3.「ご査収」の間違った使い方

「ご査収」の意味は?ビジネスシーンでの正しい使い方9選

「ご査収」と書けば、なんでも丁寧に伝わるイメージを持つと思いますが、使い方を間違えると、相手に対して失礼に当たる場合もあります。

例えば、相手とやり取りを重ねた上で、完成した資料があったとします。

その資料のデータを電子メールで送るときの文章を例示しましょう。

(悪い例)

資料の完成版データを添付しておりますので、ご査収ください。

(よい例)

資料の完成版データを添付しておりますので、お納めください。

なぜご査収が悪い例なのかといえば、完成版データを送っているのに、「ご査収」では、修正を前提にご覧くださいと言っているようなものであり、相手にとっても失礼に当たるからです。

完成版のデータを見て欲しいならば、素直に「お納めください」とか「お受け取りください」などと記載して、相手にこれ以上のお手間をおかけしない、と言う意志を明確にしたほうがいいでしょう。

特に、ビジネス文書における「ご査収」は、相手がその書類をまだ見ていない時や、報告する内容をまだ知り得ていない時に使う言葉であることを、忘れないようにしましょう。

 

まとめ

「ご査収」の意味は?ビジネスシーンでの正しい使い方9選

「ご査収」と言う言葉の使い方は、そのときの状況報告成果物のできばえを、確実に相手に確認してもらうためのメッセージを伝えることが一番の役割です。

ただし、ご査収には「よく調べて受け取る」という意味があるので、既に相手に見てもらっているような資料などの確認を依頼する際には、この言葉は使いません。

丁寧すぎるような言葉であるがゆえ、ついつい多用してしまいがちな言葉ではありますが、むやみに「ご査収」を連呼していると、ビジネスマナーを心得ていない人間と思われてしまうので、文章を送る際の状況と、相手に何を依頼するのかを考慮して用いるようにしましょう。

中には、「ご査収ください」よりも「ご確認ください」で相手に十分意向が通じることだってありますので、まずは意向を伝えるために言葉を選び、文章を作成するように心がけてください。


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