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上司とのメールのやりとりで気を付けておきたい9つのポイント

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上司とのメールのやりとりで気を付けておきたい9つのポイント

上司とメールでやり取りすることは、みなさんも多いと思います。

ただ上司とメールをやり取りするなかで内容や端末、送受信のタイミングが異なる場合があることに、みなさんの中でも気づいている人はあまりいないかもしれません。

それぞれの内容や端末、送受信のタイミングを踏まえて適切な対応を行うことにより、今後はあなたに対する上司の評価もアップするでしょう。

ここでは、上司とのメールやり取りの中において特に気をつけておきたいことをご紹介していきます。

 

1.上司からメールが届いた時の対処法3パターン

上司とのメールのやりとりで気を付けておきたい9つのポイント

上司からメールが送られてくる場合、その大部分は仕事に関するメールが多いでしょう。

それは何かの指示や業務連絡だったり、はたまた叱責だったりと、さまざまな内容があると思います。

内容によって、適切な返答をできることが仕事を進めていくうえで最も重要なことでしょう。

これからご紹介するパターンを、ぜひ参考にしていただければと思います。

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①仕事の指示や命令に関するメール

上司とのメールのやりとりで気を付けておきたい9つのポイント

これらのメールには、必要最低限の情報を、なるべく簡潔な文章で返信をしましょう。

上司からのメールに、期限の回答を要する項目が書かれていたら必ず守ることです。

返信のトラブルに、上司から「Aの件でよろしく」と言われていたメールに対して何気なく「承知しました」と返しても、実は上司の中では「A」と「B」の件も平行して進んでいたという事例もあります。

上司にとって、あなたの「承知しました」はAとBの一体どちらの件であるかが、後々不明になってしまいます。

この場合には上司への返答には「Aの件を承知しました」と主語と述語が明確になるような文章が適切ですね。

 

②仕事内容への叱咤に関するメール

上司とのメールのやりとりで気を付けておきたい9つのポイント

仕事をしていると、失敗もあるでしょうし、上司からの指導もあるでしょう。

最近では、上司が部下に面と向かって叱咤するのを避けて、メールを使うパターンも珍しくありません。

このようなメールをもらったら、返事をメールで返すのも一般的になりつつはありますが、叱咤あるいは指導に値する場合はメールで返すと言うのはビジネスマナー上は失礼にあたります。

このような場合のメールは、返事を返すときに「ぜひお会いしてお詫びいたします」とか、「改めてお会いしてご説明差し上げます」などと、返事はあくまで面会したときにお返しすると言う意思をまずは伝えておく方がいいでしょう。

 

③プライベートに関するメール

上司とのメールのやりとりで気を付けておきたい9つのポイント

上司からのメールには、仕事内容だけのメールとは限りません。

業務用のメールを利用して、プライベートの誘いをしてきたり、プライベートの過ごし方などについて尋ねてくるメールも入ってくることがあります。

あなたが、上司とプライベートも付き合いがあるのであれば、それなりに返信をすればいいとは思いますが、業務用のメールを多用するのは、注意を受けることもあるのでプライベートなやり取りは携帯やスマホのメールを使うようにした方がいいでしょう。

またプライベートまで上司と関わりがない、あるいは関わりを持ちたくないのに、上司からプライベートに関するメールが来る場合は、はっきりと断った方がいいでしょう。

断り方としては前置きに「いつもご指導を頂き感謝しておりますが、」という文章を冒頭に置いたうえで今後の可能性を感じさせないような断りの返信をします。

例文として、

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  • 釣りのお誘いですが、僕は釣りには興味がありません
  • プライベートは仕事にも活かせる習い事をしていて多忙です
  • 休日は家族と過ごします

しつこく誘っても可能性は低いであろうと思わせる返事で上手に断わって下さい。

 

2.端末によって上司とのメール内容を使い分ける3つのポイント

上司とのメールのやりとりで気を付けておきたい9つのポイント

上司とのメールを、会社内のパソコンだけで受信するとは限りません。

出先で営業に回っているときや、出張先で受信するときも当然あるでしょう。

その時、場所によってはパソコンではなく、スマホや携帯電話だったり、ひょっとしたら他人のアイテムを借りて受信することもあるかもしれません。

ここでは、使っている端末がいつもとは異なることを踏まえた事例をいくつかご紹介したいと思います。

 

①スマホや携帯電話が自分の端末の場合

上司とのメールのやりとりで気を付けておきたい9つのポイント

スマホや携帯電話が、会社から与えられている場合は問題が特にありません。

この場合は、前の章でご紹介したことに気をつけて上司とのメールをやり取りしましょう。

しかし自分持ちのスマホや携帯電話を使う場合はそうもいきません。

自分名義のスマホはプライベート情報の塊です。

まず、自分持ちのスマホや携帯電話を使うことで、プライベートのメールアドレスを上司に知らせてしまうことになりますし、既に知らせていたとしても、仕事のやり取りがそれぞれの端末の履歴上に残ってしまいます。

もし、あなたのスマホや携帯電話がウイルス感染した場合、残っていた端末の履歴からは企業秘密を漏洩される可能性もありウイルスソフトの導入などの対応が必要になってきます。

特に、プライベートのメールアドレスを上司に知らせたくない場合は、無料メールアドレスを取得して仕事とプライベートアドレスを使い分けるのも良い方法です。

 

②他人の端末を借りた場合

上司とのメールのやりとりで気を付けておきたい9つのポイント

出張先などで、一緒に来ている同僚のパソコンを借りた場合などであれば、まだ仕事上の秘密も守られるのでいいのですが、出張先のパソコンを借りてメールを受信した場合などは情報漏えいに気を付けます。

上司とメールでやり取りする場合は、なるべく自分が管理できる端末を使って送受信するべきです。

特に、他者に知られたくない情報をやり取りする場合は、他人の端末を借りる事は厳禁と心得ましょう。

出張先で上司とメールのやり取りを行うことが分かっているなら、自分で管理できるタブレットやノートパソコンなどの端末を持参しておくことをお勧めします。

 

③インターネットカフェなどを使う場合

上司とのメールのやりとりで気を付けておきたい9つのポイント

出先にいるとき、どうしても端末が手元に無かった場合には、インターネットカフェから上司のメールを確認すると言う事態もありえるかもしれません。

前の項で述べましたが、あなたと上司がやり取りする情報はビジネス上機密を要します。

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よって、不特定多数が出入りするインターネットカフェ等は、不用意に備え付けのパソコンを使うことはなるべく避けたいものです。

このような事態に陥らないように、上司と事前に確認を取っておくことや、タブレットやノートパソコンなど編集作業やメール送受信も両方こなせるアイテムを持ち運んでおくと、余計な心配から解放されます。

 

3.上司とのメールやり取りで絶対に避けてほしい3つのタイミング

上司とのメールのやりとりで気を付けておきたい9つのポイント

電子メールとは便利なもので、上司とのやり取りの中でも、資料を添えて報告ができるのはもちろん、上司が会議で席をはずしていても自分の都合で報告ができるという利便性もあります。

電子メールというのは「便利」「自己都合で相手に文書やデータが送れる」という意味で便利なアイテムですが、その便利さゆえに誤ってしまいがちなのが「タイミング」です。

自分の都合だけでメールを送ると、上司の都合を省みないタイミングでメールを送ってしまうことにもなり、上司の怒りに触れてしまうこともあるかもしれません。

上司とのメールやりとりにおいて、このタイミングだけは避けて欲しいと思う時を、これから3つご紹介いたします。

 

①報告期限を過ぎてからのメール

上司とのメールのやりとりで気を付けておきたい9つのポイント

まず、上司が返信を希望している報告期限を過ぎてから、メールを出すのは絶対にやめましょう。

期限が設定してあると言うことは、上司にも都合があったのでしょうから、それを破っておいて、メールで返信すると言うのは「期限破りをわかっていて返事をする」ようなもので、上司にメールを送る上で最悪のタイミングと言えます。

あなたが報告期限を過ぎてしまった案件を抱えている場合、それをメールで返信するのではなく、上司と面会したうえで、まず断りをして必要な報告を行うようにするべきです。

同じ報告期限を過ぎてしまうのでも、顔を合わせて詫びるという行為ができる分、上司への失礼は軽減されます。

 

②上司の決定を覆すようなメール

上司とのメールのやりとりで気を付けておきたい9つのポイント

例えば、上司が「Aに決定したのでよろしく」と言うメールを送ってきて、それに対する返信が必要となった場合、実は「B」に変更になりそうだと言う状況で、上司の決定を覆すようなことになってしまうこともあります。

このようなタイミングで、メールに「やっぱりBになるんです」と言うような返事を返すのは最悪です。

そもそも、AがBになるとか、Bに変更になりそうとか、案件によっては「部下が上司に適切な報告をしておく」ことで、このようなチグハグした事態には陥らないのです。

ビジネス上、重要な案件はこのようなチグハグが起こらないように、上司とメールだけではなく、顔も見て会話もして常日頃からミュニケーションを図っておくべきです。

あと、「飲み会の場所が上司の希望場所にならなかった」ような案件であれば、上司の決定を覆すと言っても大事にはなりませんよね。

後々メールではなく上司に直接「店の都合が悪くて」という理由を面と向かって説明すればよいです。

 

③上司が後で気づく結果になってしまうメール

上司とのメールのやりとりで気を付けておきたい9つのポイント

上司が後で「そうなの?」となってしまうようなメールは案外あります。

例えば、同僚が結婚することについて、実は上司にまだ報告できていないとか、親睦旅行の行き先が上司の話を聞かずに決まっていたことなど、結構あることです。

正直、小さい案件であれば上司は「決めておいてくれていいんだよ」と、後で決定事項を報告してもそんなに怒ったりすることは無いはずです。

では、上司は何に怒るのか。

それは、「自分だけが知らされていなかった」と言う事実に対してです。

そのような事実を、メールで送ってこられたら、上司の怒りは高まります。

どうしても「上司が後で気づく結果」になってしまうようなメールを送る際は、なぜそうなったのかをメール文章の冒頭に書き、上司が納得してもらえるような説明をするべきです。

あと、仕事に関することは「上司が後で、必ず気づく結果」になる場合はメールでは報告はしないように。

仕事の案件については、やはり部下の説明不足が原因ですので、メールではなく、面会して理由と経緯を説明してお詫びを合わせて行うことが必要です。

 

まとめ

上司とのメールのやりとりで気を付けておきたい9つのポイント

電子メールは、使いこなせればオフィス以外の場所でも活用できますし、時間を問わず仕事が進められるという意味で、これほど便利なアイテムはありません。

ですが、メールが上司と部下という人間関係を簡素化するアイテムではないと言うことは、しっかり理解しておくべきです。

上司と部下は日常の信頼関係があってこそ、初めてメールの利便性を活用できるわけで、部下としては今までどおり、上司の指示に従い、報告と相談を忘れずにして仕事に取り組んで下さい。

日常の信頼関係は、電子メールだけではなく、面と向かっての説明や報告、何気ない会話の中からも生まれるものです。

何もかも電子メールで返事を書いて済ませようという、自分の都合だけで事を進めれば上司の信頼を失うこともありえます。

時と場合、使う端末など、シチュエーションを考慮して上司とのメールをやり取りすれば仕事も進めることができます。

よって、それを最低限判断できる指針は持っておきましょう。


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