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封筒で評価がアップする!就活時の「封筒」の書き方8つのポイント

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封筒で評価がアップする!就活時の「封筒」の書き方8つのポイント

就活といえば、面接を受けるより前に、もっと乗り越えなくてはいけない難関があります。

その難関とは「書類選考」です。

履歴書、志望理由などを文書にしたためて、採用を希望する企業に送付します。

書類選考をクリアしないと、面接も筆記試験も受けることが出来ないのですので、世の中では「一番最初の難関」とも言われているのが実情です。

そんな書類選考に向けて、みなさんはどのように気を使って書類を作り、書類を送付したでしょうか。

書類を送るだけだろうと考えているようでは、就活で勝ち抜くことはできません。

今回は就活時の「封筒」の書き方8つのポイントをご紹介します。

 

1.意外に知らない?就活時の封筒の書き方で気をつけたい4つのポイント

封筒で評価がアップする!就活時の「封筒」の書き方8つのポイント

実は、履歴書を入れる封筒には、細かいマナーがあることは、みなさんあまりご存じではないでしょう。

実際、応募にあたって企業に履歴書を郵送しなければならない場合、「市販の履歴書に付いている封筒に入れれば良いだろう」とか、「ポストに投函すればいい」と思っていませんか。

封筒とは言え、どのように扱われているか、丁寧さがにじみ出ているかどうかは、その封筒を受け取る企業の関係者には十分伝わるものです。

まず、就活時の封筒の書き方で気をつけたいことをいくつかご紹介しましょう。

①切手を張るときは料金の不足に注意する

封筒で評価がアップする!就活時の「封筒」の書き方8つのポイント

エントリーシートや履歴書は、郵便で送ることが一般的ですが、切手代は当然応募する側が負担するものです。

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その時、切手代を間違えてしまい、郵便料金が不足になったまま郵送してしまうようなミスは絶対に避けましょう。

このような大事な郵便を送るときは、就活に限らず、郵便局に行ってその場で重さをはかってもらい、必要な郵送料金分の切手を貼ってもらうことです。

実際、履歴書や送付状、それにエントリーシートなど、様々な書類を同封すると、単純に82円とか120円とか、一般的な郵送料金に収まらない場合もあります。

だからと言って、家にある切手を「ちょっとぐらい金額が多いけどいいや」と、120円の郵送料で済むところを200円分の切手を貼って発送するようでは、企業の採用担当者には「きちんと金額を調べるだけの余裕もないのか」などと、マイナスのイメージに受け取られてしまうこともあります。

いくら手間がかかっても、就活用の郵便はきっちりと重さを量り、丁寧に扱って発送しましょう。

A4サイズの封筒は定形外郵便になりますが、50gの重さまでは120円で送ることができます。

ちなみに、郵便料金が不足した郵便物は、ひとまず受取人に郵送されますが、不足した郵便料金を受取人が負担してくれなければ、受取拒否扱いになって差出人に返ってきます。

つまり、一度は「この人は郵便料金が不足した郵便物を送ってきた」ことが、先方に分かってしまうので、郵送の時にはとくに注意しましょう。

②住所や会社名は正確に記載する

封筒で評価がアップする!就活時の「封筒」の書き方8つのポイント

就活の書類を送るときは、会社名や住所は省略せずに書きましょう。

例えば、「一丁目2番地5号 田中ビル3階」に送るときに、省略して「1-2-5 3階」などと記載すると、これは省略形になっていますので、ビジネスマナー上ふさわしくない記入方法となってしまいます。

あと、会社名を省略するのもよくありません。

「株式会社」と書くべきところを「(株)」などと省略して記載する方法もありますが、特に就活の書類を送る場合は、ビジネスマナーをどれくらい持ち合わせているかをアピールすべきところなのに、それを怠ってしまうことになるので、省略形を使わず、丁寧に宛名を記載しましょう。

特に会社名は「株式会社○○」と「○○株式会社」では、明らかに商号も違うので、法律上は別の会社になってしまいます。

ただ郵便を送るだけだからいいやと、株式会社を前に置くか後ろに置くかで、あいまいに宛名に書いてしまうことがないようにしましょう。

会社名を間違えられて、それでもあなたを採用しようとする企業の採用担当者など、まずいないのですので、なおさらです。

③送り相手に応じて正しく敬称を記載する

封筒で評価がアップする!就活時の「封筒」の書き方8つのポイント

封筒にはもちろん送り相手の名前を書くことになりますが、その時に正しい敬称を使うことを忘れないでください。

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会社宛に書類を送るときには、その部署に送る時と、担当者などの個人に送る時、これら2つのパターンがあるのですが、パターンごとに宛名の表記が違うので、特に気をつけましょう。

具体的には、以下のように使い分けるとよいでしょう。

①会社名または会社名+部署には「御中」
例)株式会社ヤマダコーポレーション 人事部人事課 御中

②会社名+部署+役職名には「殿」
例)株式会社ヤマダコーポレーション 人事部人事課 採用担当者 殿

③会社名+部署+役職名+個人名には「様」
例)株式会社ヤマダコーポレーション 人事部 人事部長 ○○ 様

これらの例のように、送り相手にあわせて正しい敬称を使うことを忘れないでください。

なお、就活の時の宛名は、例文にもあるように「採用担当者 殿」でも通用しますし、「人事課 御中」など、採用に関する担当課名を記載しておけば、一般的には問題ありません。

④書類を折って同封しない

封筒で評価がアップする!就活時の「封筒」の書き方8つのポイント

就活では、エントリーシートや履歴書など、複数の書類を同時に郵送することになります。

この時、これらの同封書類を「折らない」のがビジネスマナーであることは、意外にも気づいていない人が多いのです。

A4の書類があって、折らなければA4の封筒に同封すればよいのですが、手元にA4の封筒がないからと、長四封筒などに入れて、書類を折って郵送するようなことは、相手に対して失礼です。

実際、就活であなたのことを知ってもらいたい、そのために存在するエントリーシートや履歴書が、中途半端に折られていては、あなた自身のことを「がさつだな」「丁寧さに欠ける」など、ネガティブな印象しか伝わらなくなってしまうのです。

封筒がないから、あるもので代用しました、ではいけません。

ぜひ採用して欲しいから、書類が読みやすいように折り目を付けずに郵送する、これは応募する側としては当然のマナーですし、社会人になってからも、資料などを読みやすくしてもらうことを心がけると、同様の対応が必要になります。

社会人になるための試験を受けるとはいえ、まず社会人になる前に、社会人としての自覚とマナーを持ち合わせているか、それが封筒の送り方1つでも相手に伝わってしまうことは、十分承知しておきましょう。

 

2.書き方だけではない!就活の封筒作成時に気配りしたい4つのポイント

封筒で評価がアップする!就活時の「封筒」の書き方8つのポイント

最後に「こんなことまで見られるの?」と驚いてしまうかもしれない、そんなポイントをいくつかご紹介します。

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就活時の封筒については、その書き方や郵送料金のことなどを踏まえてつつ「就活用の封筒だからこそ丁寧に扱う」ことが大事なことをご紹介しました。

もっとこだわるならば、あなたが以下に気配りのできる人間であるか、そのことに企業の採用担当者が「すごい!」と気付いてくれるようなポイントを、きっちりと封筒作成時に取り組むことをお勧めします。

特に、ここで紹介する気配りのポイントを知っておけば、あなたの評価がさらにアップすること間違いないでしょう。

①封筒の表面に「履歴書在中」と赤字で記載する

封筒で評価がアップする!就活時の「封筒」の書き方8つのポイント

エントリーシートや履歴書などが入っている封筒を送る時には、その封筒の表面に、赤字で「履歴書在中」と書きましょう。

これは、どんな書類が入っているかが相手にすぐわかるように、書類の内容を赤字で記入しておくという、郵便物を受け取る先方への気づかいを意味します。

社会人になればわかると思いますが、企業には毎日多くの書類が届きますが、その内容は「請求書」「資料」「見積書」「契約書」など、とにかく多種多様な書類が届きます。

それらの書類を分類するためには、最終的に開封して中身を見て判断することになりますが、封筒の表面に「履歴書在中」などと書いておけば、受け取る側も開封する手間が省けて、確実に分類できるのです。

相手への配慮も当然ですが、自分の申し込みが確実に担当者に届けられるという意味でも、ぜひ表面に「履歴書在中」と書くようにしましょう。

②封筒の折り目に〆マークを書く

封筒で評価がアップする!就活時の「封筒」の書き方8つのポイント

あなたが履歴書やエントリーシートを入れたら、封筒を閉じて糊付けをしますよね。

その時、のりづけを済ませた封筒のふたの境目の部分に、〆マークを書きましょう。

これは「あなたに開封されるまで他の誰にも開けられていません」と、中身の安全性を示すマナーの1つで、重要なビジネス書類を送るときは、〆マークを折り目に書くのが基本です。

就活の書類と言えども、当然重要なビジネス書類に代わりありませんから、〆マークを描いておけば、あなたがビジネスマナーを心得ている応募者であることが、さりげなくアピールできるでしょう。

あと、封筒の裏と言えば、発送した期日を記載しておくことも忘れないようにしましょう。

「表に郵便局の消印があればわかるじゃないか」と思われるでしょうが、もし郵便事故でもあった場合、あなた自身が投函した期日と、郵便局が受理した期日のずれがわかったら、万が一〆切に書類が間に合わなかったとしても、郵便局の配達が遅かったなど、自分自身に落ち度がないことを証明することもできるのです。

ちなみに、封筒にふたをするときは必ず糊づけで行いましょう。

セロテープや両面テープなどでは、テープをはがして「改ざん」することが出来るので、せっかく「〆」マークを描いても意味がなくなります。

③差出人の情報を封筒の裏面に書く

封筒で評価がアップする!就活時の「封筒」の書き方8つのポイント

郵便物というものは、相手の住所を書くのは当然ですが、その郵便物を送った人間、つまり「差出人」のことも書き添えておくことは当然です。

ついつい安心して、差出人である自分の住所などを書くことを忘れてしまう人がいるのですが、受け取る側の人に対しても失礼にあたるので、差出人の情報は必ず書き添えるようにしましょう。

書き添えるときには、郵便番号・住所・名前を裏面に書きますが、住所は「5-3-4」などのように省略せず「五丁目三番地二号」と正式な番地を記載するようにしましょう。

あと、自分の名前の下には所属する組織や学校名などを書きましょう。

例えば学生の場合は、大学・学部・学科を書くことになります。

できれば学年も書いた方が良いのですが、「留年がバレたくない」という人は書かなくても問題はありませんので、安心してください。

④宛名の文字の向きは書類に合わせる

封筒で評価がアップする!就活時の「封筒」の書き方8つのポイント

日本人ならば、さまざまな書類や手紙を直筆で書くことがありますが、その時には「縦書き」「横書き」を自然に使い分けています。

では、就活の履歴書やエントリーシートを送る時、その封筒のあてはな「縦書き」「横書き」、どちらが正しいでしょうか?

その答えは「履歴書やエントリーシートの文字の向きに合わせる」が正解です。

最近では、履歴書もエントリーシートも横書きになっていることが多いので、そうであれば封筒の宛名も「横書き」で問題ないということになります。

あと、封筒と言えば「封筒の色」もこの機会に考えてみましょう。

封筒の色は「茶封筒」「白封筒」が一般的ですが、生活館と見栄えを考慮すると、やはり就活の書類を送る時には、白封筒を使うのがよいでしょう。

文字の向きや封筒の色などは、あまりそこまで気が回らない人が多いので、受け取る側のことを気遣っていることが、自然にアピールできるポイントですので、ぜひ丁寧に対応しましょう。

 

3.まとめ

封筒で評価がアップする!就活時の「封筒」の書き方8つのポイント

就活において、封筒の扱いや作り方が雑なので採用されないということは、まずないと思います。

ですが、何事も「雑さ」や「横着さ」などがにじみ出てしまうと、その後の面接などでぼろが出てしまい、結局採用されることはないかもしれません。

そもそも、採用する企業の側からしてみれば、社会人として堅実に仕事をこなせる人材であり、それでいて組織の一員として周りに配慮が出来るだけの丁寧さを持ち合わせているかを、採用の際には重視します。

封筒1つのこととはいえども、逆に「堅実さ」「丁寧さ」をアピールできる部分でもあるのですので、採用されたいと思っているならば、徹底的にこだわって、ぬかりのないように準備をしましょう。

先ほどの章では紹介しませんでしたが、大事な書類を水気などから守るために「クリアファイルに入れて」発送するというのも、あなた自身の「堅実さ」「丁寧さ」をアピールできる行動になりますから、ぜひ実践してください。

もちろん、いくら応募書類の内容が良くても、封筒の扱い方に不備があれば、当然悪い印象を与えてしまいます。

就活なのですので、一生懸命書いた応募書類を内定獲得のために活かせるよう、封筒作成時のルールやマナーをしっかり確認しておきましょう。


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