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メール返信で好印象ゲット!就活のメール返信で気をつけたいこと8選

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メール返信で好印象ゲット!就活のメール返信で気をつけたいこと8選

エントリーしていた企業から、面接などの案内についてメールが届くと、うれしい気持ちでいっぱいになりますよね。

でも、その内容を確認してみたら、面接日は試験や他社の試験などでどうしても都合のつかない日程だったりすることもあると思います。

せっかく面接などの案内をしてくれたのに、それを断るためには、どのようなメールを返信すればいいのでしょうか。

今回は、就活のメール返信で気をつけたい8つのことについてご紹介します。

 

1.就活のメール返信でやってはいけない4つのこととは?

メール返信で好印象ゲット!就活のメール返信で気をつけたいこと8選

まず、就活のメール返信でやってはいけないことを覚えておきましょう。

就職活動中とはいえ、採用担当の方は社会人です。

あなた自身は、これから社会人になるにふさわしい人物であることをアピールする意味でも、メールの返信1つをとっても、ビジネスマナーをしっかり守って丁寧に返信しなくてはなりません。

特に、指定された面接の日程を変更するような場合など、こちらの都合でお願いをするような場合は、特に気をつけて文面を作成する必要があります。

いずれの場合においても、これから紹介することをしないように心掛けて、電子メールを送付しましょう。

①メール返信を遅らせない

メール返信で好印象ゲット!就活のメール返信で気をつけたいこと8選

入社試験などに応募した企業から、面接に関するメールが送られてくれば、それに対しては速やかに返答を返す必要があります

メールの文面には、当然ですが返答の期限などを記載してありますから、その期限は必ず守らなくてはなりません。

そもそも、企業の採用担当者は、応募者何百人分もの面接スケジュールを組むために、会場や駐車場など確保、面接当日の段取りなど細かなスケジュール調整を行う必要があります。

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ですので、予定の確定が遅くなればなるほど、先方に迷惑を掛けることになるのです。

迷ってなかなか返事が出来ないというのは、あなた自身の身勝手な都合にすぎません。

採用を望む側なのですので、採用する側の事情に十分配慮した対応をしないと、あなたの身勝手さばかりが浮かび上がって、採用への道が遠くなってしまいます。

ちなみに、メールの文面に「返信不要」と書かれていた場合は、返信する必要はありませんが、自分のために配慮してくれているような事情があるならば、お礼のメールはお送りしておくべきです。

②誤った敬語でメール返信しない

メール返信で好印象ゲット!就活のメール返信で気をつけたいこと8選

企業の採用担当者はあなたの言葉づかい、レスポンスの早さ、相手の立場や状況を考えた書き方ができているかなどを、電子メールの文章から読み取ろうとしているものです。

社会人になろうとするにあたり、必要最低限のマナーが身に付いているかを、厳しくチェックされていると考えて、電子メールの文章を書くべきです。

特に、文章で必要なのは「敬語」を正しく使うことです。

・する⇒させていただく

・みる⇒拝見する

・教えてもらう⇒ご指導をいただく

などの、先方の企業関係者を目上の人間としてとらえ、適切な敬語を使った文章を書けない人が、意外にも多いのです。

先方は、忙しい時間を割いて面接日程を調整してくれたり、あなた自身に対して返答をしてくれるわけです。

そこまでわかっているなら、先方の事情や状況を理解したメール文章を書くように心がけましょう。

あと、電子メールで相手から質問が寄せられている場合は、必ず返事をして、相手が望んでいる情報を確実に提供するように心がけましょう。

③調べればわかることをメールで聞かない

メール返信で好印象ゲット!就活のメール返信で気をつけたいこと8選

就活生であれば、ついつい不安になって面接の日程を再確認したり、面接時の服装や持参品などを確認したくなり、電子メールで問い合わせをする人もいます。

ですが、企業の採用担当者から見れば「以前周知したこと」を、また問い合わせるというのは、とても失礼なことに当たります。

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また、既に周知したことを理解できない人材は、採用するに値しないと判断されてもおかしくありません。

どうしても尋ねたいことがあれば、メールを受信した直後に問い合わせるべきです。

その方が「早速リアクションがある」と、入社に前向きな姿勢がアピールできるので、質問すること=前向きと捉えてもらえるチャンスが増えるからです。

読めばわかることを確認と称して電子メールで問い合わせるような横着なことは、絶対にしないでください。

④複数の電子メールアドレスを使い分けない

メール返信で好印象ゲット!就活のメール返信で気をつけたいこと8選

最近では、パソコン以外でもスマートフォンやタブレットなどで、電子メールを送受信することが出来ます。

その時に、電子メールアドレスは同じメールアドレスを使っているでしょうか。

もし、違う電子メールアドレスを使っているようであれば、せめて就活用の電子メールアドレスは統一したものを使うようにしましょう。

と言うのも、就活の重要な電子メールがあちらこちらの電子メールに送受信されては、重要なメールがどこにあるのか分からなくなりますし、分からなくなってしまうと改めて尋ねるはめになったりと、あなた自身の就活にも悪影響を及ぼします。

あなたがどのメールアドレスか分からなくなってしまうということは、企業の採用担当者も同様に「どちらに送ればいいのだろう?」と困ることにもなることは、覚えておきましょう。

 

2.就活のメール返信で好印象をつかむ4つのこととは?

メール返信で好印象ゲット!就活のメール返信で気をつけたいこと8選

就活の時の電子メールは、企業の採用担当者の立場になってみると、どういう内容だったら読みやすいか、簡潔で知りたい内容がきっちりと記載されていることがなにより大切です。

もちろん、正しい敬語を使えていることや、長々と不必要な文章を書き連ねないことなど、メールを返信する私たち就活生も、忘れてはいけないことです。

就活生みんなが電子メールを使うからこそ、その分受け取る側に配慮した電子メールの返信を心がけるだけで、あなた自身の評価がアップすることを、ぜひ覚えておきましょう。

ここでは、そんな評価アップにつながる、好印象を与えるメールの返信についてご紹介します。

①就活専用のメールアドレスを作る

メール返信で好印象ゲット!就活のメール返信で気をつけたいこと8選

就活の際には、さまざまな就活サイト登録などに使っているメールアドレスがあるはずです。

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ですが、それとは別に、就活の「企業とのやり取り専用」メールアドレスを事前に作っておきましょう。

と言うのも、さまざまな就活関係メールが、雑多な形で送受信することで、大事な電子メールを読み飛ばしてしまったり、誤って削除してしまう危険性があるからです。

特に就活ともなれば、就活サイトからの情報として、イベントやセミナー情報、メルマガなどが大量に送られてくるので、それらは別のメールアドレスで受信するようにしておくべきです。

あと、メールアドレスを作成するときには、プライベート色が強い呼称は避けるべきです。

メールアドレスに恋人の名前やキャラクターの名前が入っているようなものは避けるべきですし、無料メールアドレスは送受信のトラブルリスクが付きまといますから、プロバイダや大手企業の経営するような、安定運用されているメールアドレスを使用するべきです。

②メールアドレスや本文に自分の氏名などを入れる

メール返信で好印象ゲット!就活のメール返信で気をつけたいこと8選

特に、就活用のメールアドレスには、自分の名前を入れておくことをお勧めします。

使用するのは、ファーストネーム、ラストネームどちらでも構いませんが、いずれにせよ企業側が、あなたから送られてきたメールを見ただけで、誰からの返信なのかがすぐにわかるような名前にしておきましょう。

そもそも、ユーザー名に自分の名前を入れるのは、人事担当者への敬意や立場を考慮したビジネスマナーの実践だと理解してください。

同様に、ビジネスマナーの基本として、メールの最後に記載する署名も必ず作成しておきましょう。

署名の内容は、氏名、在学中の大学名と学部、電話番号、メールアドレス、これら4項目は必須とこころえましょう。

あと、氏名の最後にひらがな表記を入れておくと、名前の読みを間違えることも防げますし、あなたがそこまで配慮を出来る人材であることをさりげなくアピールすることにもつながります。

③件名は具体的に記載する

メール返信で好印象ゲット!就活のメール返信で気をつけたいこと8選

就活の件で返信するときには、例えば「面接日程の件について」「面接時間の調整について」など、メールで知らせたい内容や確認したい内容が分かるよう、それらを簡潔に件名へ記載してください。

そもそも件名入力は、数多くのメールの中で、その重要性を確実に表現するという意味で、重要な項目です。

特に、採用担当者の電子メールには1日に何百通という膨大な量のメールが送られてきます。

もし件名がついていなければ、一体何のメールなのか分からない上、自動的に迷惑メールフォルダに振り分けられてしまい、大事なメールであっても気付いてもらえないケースもありえます。

また、相手からいただいた電子メールに返信する時は、件名の前に「Re:」という文字が表示されますが、件名はそのままでいじらず残しておきましょう。

その方が、電子メールの本文にこれまでのやり取りが表示されるため、採用担当者たちはメール管理をしやすくなりますし、あなた自身も今までのやり取りが把握できて安心できます。

④日程の変更は代替日を必ず提示する

メール返信で好印象ゲット!就活のメール返信で気をつけたいこと8選

最近の就活では、面接の案内などの重要な連絡が電子メールで送られてくることもしばしばです。

ですが、他の就活や大学の授業の都合で、指定された日時に面接に参加できないという場合もあり得ます。

そのような「お断り」のメールを送る時には、まずお詫びを冒頭に述べましょう。

・誠に申し訳ありません。

・せっかく調整いただいたのですが。

・お手間をおかけしたのですが。

これらの冒頭文を活用して、自分の都合を述べる前に、まずお詫びの文章を書きましょう。

その後に、日程調整を再度依頼する場合はそのお願いを、面接そのものを受験しない場合は、そのことに対するお詫びを、それぞれ簡潔な文章で書き連ねます。

特に、日程調整をしてもらう場合は、基本的には自分の都合によるものなので、どんなに丁寧なメールを返信してお願いをしても面接が不可能になってしまうことももちろんあり得ます。

だからこそ、丁寧なメールのやり取りを心がけることで、企業側からあなたと言う人材に興味を持ってもらったり、好感を持ってもらうことが大事なのです。

それが出来れば、日程調整を依頼しても「あなたなら仕方がない」と思ってもらえるのですので、なおさらです。

あと、日程調整のメールを送る際は、代替日として、あなた自身が都合のよい複数の候補日を記載しましょう。

ただ単に指定された日程に行けないというだけでは、先方も困ってしまいますから、相手との都合が折り合えるよう、代替日はたくさん挙げておく方がよいでしょう。

 

3.まとめ

メール返信で好印象ゲット!就活のメール返信で気をつけたいこと8選

就職活動において、企業の採用担当者と電子メールでやり取りすることは日常茶飯事です。

就活生となってから、友達同士でのメールのやり取りならば出来るけど、就活で書く電子メールを、どのように書けば良いのかわからないという人も多いのです。

正しい敬語を使うとか、長々と自分の言いたいことだけを書かないようにすることはもちろんですが、メールを送信した相手が読みやすいよう、適度に改行をするとか、専門用語ばかりを使って意味が分かりにくい文章を書かないとか、「気遣い」はしっかりとするようにしましょう。

もちろん、返信を送る際には、例えば「先日は貴重なお時間をありがとうございました」などと、以前受けた恩義に関するお礼の言葉を添えるようなことも、忘れないようにしましょう。

就活の電子メールは、場合によっては何度も送受信をする事になりますが、文章というものは「残る」ものです。

残るということは、あなたの誤った文章も残されてしまうことになるので、注意が必要なのも事実です。

ですが、あなたのいい文章も、残されることになるのです。

ですので、少しでも丁寧に、読んでもらいやすいメールの返信を心がけて、さりげなくあなたが持っているビジネスマナーをアピールするぐらいのつもりで、電子メールをしたためるようにしましょう。


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