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電話応対で高評価!就活時の丁寧な電話応対8つのポイント

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電話応対で高評価!就活時の丁寧な電話応対8つのポイント

就活では、企業の採用担当者に電話をする機会も多くなります。

もちろん、ビジネスマナーに沿った電話の応対をしないと、あなたに対する印象が悪くなってしまいます。

でも、就活生の中には正しいビジネスマナーを理解できている人もいれば、そうでない人がいるのも事実です。

実際に、私の友人で就活生と直接やりとりをすることの多い、企業の採用担当者に話を聞いてみると「学生からかかってくる電話はどうも理解できない時がある」と言っていました。

何が理解できないのかを聞いてみると、要点がはっきりしなかったり、こちらからの質問に対する答えが明確に返ってこなかったり、時間ばかりがかかって困ってしまうこともあるそうです。

今回は、就活での電話を正しく行うために知っておきたい8つの習慣についてご紹介します。

 

1.就活の電話を掛ける前に考慮したい4つのポイント

電話応対で高評価!就活時の丁寧な電話応対8つのポイント

スマートフォンや携帯電話などが普及して、いつでも電話が出来る環境になったことで、友達との電話はいつでもどこでもおこなえるようになりました。

でも、その分気軽な電話が出来るようになったこともあり、電話でかしこまった会話やお願いをする機会が少なくなってしまったのも事実でしょう。

その結果、就活の関係の電話対応がうまくこなせるだけの経験が不足して、失敗してしまう要因になっているのです。

ここでは、就活の電話をかけるときにぜひ考慮したい4つのポイントを覚えておきましょう。

①電話を掛ける時間を考える

電話応対で高評価!就活時の丁寧な電話応対8つのポイント

企業では、業種によって忙しいと思われる時間帯や、企業の採用担当者が不在になりがちな時間帯があります。

ですが、就活生のみなさんも授業やバイトの合間を縫って電話をかけるわけですので、電話をかけやすい時間帯とそうでない時間帯が存在することも確かです。

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もちろん、就活生が時間を調整して、企業の採用担当者が電話に出てくれやすい時に電話をかけることが正しいマナーです。

特に休日明けの午前中は、週末の業務対応や、週の初めのミーティングなどで慌ただしいことが多いため、できれば就活の電話は避けた方がよいでしょう。

また、電話をかける時間は、相手から指定があった時や、急ぎの件でなければ、早くても午前11時以降や、午後の遅い時間に掛けた方がよいでしょう。

昼休みに掛けたり、会社の営業時間以降に電話をかけるのは、相手に失礼になってしまうので、緊急の連絡でない場合は、絶対にしないようにしましょう。

②携帯電話からの電話は電波状況のよい場所から行う

電話応対で高評価!就活時の丁寧な電話応対8つのポイント

最近の就活生は、携帯電話はスマートフォンを使って電話をすることが多いでしょうが、電話を使うときは、静かで電波のよいところでかけることを忘れないようにしましょう。

・電波が悪くて電話が途中で切れてしまう

・駅のホームや繁華街等の騒がしいところで会話が聞き取れない

・バスや電車の中など、電話をしてはいけない場所で電話をする

これらの環境で電話をするということは、企業の採用担当者との明確な会話が出来ないので、打ち合わせやお願いが出来なくなってしまいます。

また、電話をするべき場所でないところから電話をかけるというのは、道徳的に反しているので行ってはいけません。

逆に電話がかかってきたときには、なるべく騒々しい場所から離れた場所を探して、電話に出るようにしましょう。

もし、電話に出られない環境であっても、留守番電話サービスを設定しておくとか、電話に出られる場所に移動したのちに、こちらからかけなおすようにすれば問題はありません。

③メモとスケジュール帳を手元に用意して電話をかける

電話応対で高評価!就活時の丁寧な電話応対8つのポイント

就活の電話を行うときには、手元にメモとスケジュール帳を用意しておきましょう。

就活ともなれば、さまざまな企業と打ち合わせをしたり試験を受けたりと、スケジュールがいっぱいになってしまうこともありますし、さまざまな行事の調整を行う必要があります。

つまり、手元ですぐスケジュールが確認できるようにしておけばいいのですが、最近ではスマホアプリでスケジュールを管理しているという人も多いので、スケジュール帳を用意していない人もいるでしょう。

しかし、スマホの操作に慣れていない人が、通話をしながらアプリを起ち上げ、スケジュールを確認することが、簡単にできるかと言えば、それは難しいことでしょう。

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やはり、素早く確実に必要な情報を手元に用意することこそ、就活の電話では必要不可欠なものです。

ですので、就活中のスケジュールやメモは、スマホではなく手書きの手帳で管理した方が、落ち着いて対応出来てよいでしょう。

④話したい内容をメモにして用意して準備する

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就活の電話は、簡潔に正しい内容を企業の採用担当者に伝えることが欠かせません。

電話の内容は様々なものがあるでしょうが、日時や場所、服装に関する内容は間違えることなく把握しなくてはなりませんし、こちらの時間的な都合も正しく伝えなくてはなりません。

ですので、間違えないためにも、話したい内容をメモにして用意しておくことを強くお勧めします。

①名乗る

②担当者に取り次いでもらう

③要件を伝える

④挨拶して電話を切る

この一連の流れをメモにして、具体的な答えも簡潔な文章でメモに記載しておき、間違えずに伝えられるように準備をしておきましょう。

企業の作用担当者にとっては、何が言いたいのか分かりにくかったり、要領の得ない電話は聞いていてもストレスになります。

電話のやり取りの結果、あなた自身への印象が悪くなってしまうこともありえることは、常に心に留めておきましょう。

 

2.就活の電話の最中に実践したい4つのポイント

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それでは、実際に就活の電話で話をしている最中に実践したいことを、いくつかご紹介します。

電話を掛けるまでで満足するのではなく、電話の内容がいかに正しく、簡潔に話を勧めることが出来るかが、就活の成功を左右すると考えてもいいでしょう。

ビジネスマナー上も間違っていない、それでいて簡潔で、内容が的を得ている電話をすることができれば、あなたの印象もアップすること間違いありません。

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①必ず名乗るべき事項は電話の初めに名乗る

電話応対で高評価!就活時の丁寧な電話応対8つのポイント

電話のやり取りをするときには、電話を掛けた人間が名乗ることが当然です。

就活の電話の場合、名乗るべき情報は次の通りです。

・大学名

・学部名

・学年

・氏名

これだけは絶対に名乗りましょう。

逆を言うと、これ以外の情報を冒頭から名乗る必要がありません。

例えば、大学の先輩が紹介してくれた企業への電話であっても「田中先輩の紹介でお電話しております」なんて申し出ても、「田中先輩ってどの田中だ?」と言うことになって、相手に疑念を持たせてしまいます。

また、かかってきた電話に出る際も、企業から電話がかかって来る可能性があれば「はい、〇〇です」と、苗字を名乗りながら電話に出ることも忘れないでください。

②要件によって担当の人に取り次いでもらうこと

電話応対で高評価!就活時の丁寧な電話応対8つのポイント

就活の場合は、説明会への参加希望であったり、個人面接の日程調整、大学OBへの訪問希望であったりと、さまざまな用件で企業に電話することになります。

その時、一番最初に電話に出た人にあれこれ用件を伝えるのは、失礼にあたります。

自分のことを名乗ったら、「人事部の〇〇様をお願いできますでしょうか」などと、用事のある担当の方に電話をつないでもらいましょう。

そもそも、企業の代表電話は総務セクションの社員が電話を取ることが多いので、就活に関して言えば、電話に出た社員が要件の担当者とは限りません。

担当でない社員にいきなり「説明会の予約の件ですが」などと話をするのは、ビジネスマナーから見ても非常識です。

あと、担当者につながった際、先方は「お電話かわりました、〇〇です」と名乗ってくれるので、改めて自分のことを名乗りましょう。

要件を伝えようと焦ることなく、お互いに電話の相手がだれかを把握できてから、その上で用件を伝えるようにしてください。

③担当者が不在の時は担当者が在席する時間に掛けなおす

電話応対で高評価!就活時の丁寧な電話応対8つのポイント

さきほどのパターンのように、担当者が在席してくれていればいいのですが、不在の場合も当然ですがあり得ます。

その場合には、次に紹介するように対応すれば問題ありません。

・帰ってくる時間が分かれば教えてもらう

・その日に帰ってこない場合は翌日の予定を教えてもらう

・別の担当者がいれば取り次いでもらう

まず、この手の電話の基本は「担当者がいるときに掛けなおす」のが正しいマナーです。

間違っても、担当者から電話をもらうようにお願いするのは、就活生としてあるまじき行為です。

採用してもらう立場なのですので、相手の都合に合わせて自分がアクションを起こすことが当たり前と心得ましょう。

もし、どうしてもその日に確認をしたいことがあれば、その要件に対応できる別の担当者を取り次いでもらうこともやむをえませんが、別の担当者もいない場合は、翌日以降に電話を掛けなおすことになります。

あなたが電話をしたときに、聞きたい用件を聞ける担当がいないというリスクがあることは、事前に分かっていることです。

どうしても確認したいことがある場合は、前の日に聞くのではなく、出来る限り早く確認をしておけば、担当者不在で困ったことにはならないでしょう。

④わからないことはお詫びしてでも確認する

電話応対で高評価!就活時の丁寧な電話応対8つのポイント

ビジネスの世界で、何度も同じことを質問する人は、当然ですが「仕事が出来ない人」のレッテルをはられます。

就活においても同様で、電話で説明をしてくれたことが理解できなったり、忘れてしまったりすると、再度尋ねなくてはなりませんが、何度も聞いてくるような就活生に対する評価は厳しくなります。

でも、就活生の立場から言えば、就活と言う行為に分からないことがつきものなので、後で聞くのも仕方がないとも言えます。

就活の電話についてだけ考えれば、わからないことを何度も電話してこられても、企業の採用担当者の立場から言えば「何度も同じことを電話してこないでほしい」という気持ちになるでしょう。

ですので、わからないことはむしろその電話の時に聞いてしまう方が、何度も電話に出させる手間を考えると、良いことでもあるのです。

・申し訳ありません、場所の確認をさせてください。

・何度もお聞きして恐縮ですが、当日は総務課へお伺いすればいいでしょうか。

・間違えてはいけないので教えていただきたいのですが、書類は3種類でよいでしょうか。

これらの例文のように、お詫びの気持ちを前置きしつつ、簡潔に確認したい事項を聞くことがよいでしょう。

もちろん、メモを残しておくなど、何度も質問をしなくて済むようにすることは絶対です。

あと、内容の確認をこめて、電話を切る時に「〇月〇日の面接、よろしくお願いいたします」と言えば、企業の採用担当者も要件の再確認が出来て、より丁寧な電話となるでしょう。

 

3.まとめ

電話応対で高評価!就活時の丁寧な電話応対8つのポイント

就活における電話は、まず企業の採用担当者の時間を、自らのために費やしてもらって対応をしてもらうものです。

そのことをまず忘れないようにしてください。

ですので、言葉遣いは「心をこめて丁寧に」を心がけることが当然です。

就活生の立場としてみれば、間違った対応をしたくないので、当然マニュアルなどを見ながら、就活の電話を掛けることになるのでしょうが、マニュアルばかりを頼るのもあまりお勧めできません。

マニュアルばかりに頼ると、どうしても機械的な対応になってしまい、企業の採用担当者に対して敬意が伝わらなかったり、ぶっきらぼうに思われてしまうこともあるのです。

だからと言って敬語を使うこともせず、仲良しの相手と話をするように電話をするのがよいわけでもありません。

まず、しかるべきマナーを理解して、貴重な時間を費やしてもらうのですので、相手の費やす時間を最小限にしつつ、相手の求める回答を簡潔に的確に述べる、これが一番大事なことです。

就活生のみなさんは、緊張することもあるでしょうが、何度も就活の電話をする中で慣れていって、正しい電話が出来るように、経験と努力を積み重ねていって欲しいものです。


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