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手帳で差がつく!できるビジネスマンの手帳の書き方と使い方7選

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手帳で差がつく!できるビジネスマンの手帳の書き方と使い方7選

あなたは日頃、手帳を使いこなせていますか?

手帳を持ってみたけどなかなか綺麗に書けない、また、書くことが無くてスカスカという人は少なくありません。

その結果、手帳を手放してしまったという方もいらっしゃることでしょう。

ですが、うまく手帳を使いこなせればよりスムーズに仕事が進みますし、プライベートの時間も増えて毎日をより充実できます

 

また、仕事でより成果を出している人は、他の人にはない手帳の使い方をしているものです。

そこで今回は、誰が見ても理解できて仕事の成果が上がる手帳にするための、できるビジネスマンの書き方と使い方をご紹介します。

 

1.手帳が綺麗でわかりやすくなる書き方3選

手帳で差がつく!できるビジネスマンの手帳の書き方と使い方7選

まずは手帳が見やすくなる書き方についてです。

手帳が見づらくなってしまうのは、主に次のような理由が考えられます。

  • 狭いスペースにたくさんの文字を書こうとしている
  • 書いたり消したりして、修正跡が残ってしまっている
  • 色や記号などの書き方に統一感がなく、何を意味しているのか分かりづらい

多くの場合はこの三つに起因しています。

そこで、これらをどのように対処すればよいかをご紹介します。

 

①書く時間を確保して、殴り書きではなく一文字一文字丁寧に書く

手帳で差がつく!できるビジネスマンの手帳の書き方と使い方7選

初めに意識をしたいのは、手帳を書くときはしっかりと時間を確保して落ち着いて文字を書くようにすることです。

後になって手帳を振り返った時に、何を書いているか分からないという経験をした人は少なくないでしょう。

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ですが、手帳はあなたの代わりに今後の予定や過去の取り組みを記憶させておくためのものですから、少しの時間を惜しんで結果的に振り返りができなくなっては本末転倒です。

ですから、手帳を書くときには時間を確保して丁寧に文字を書くことが大切です。

 

②ペン先が細く、消えるボールペンを使う

手帳で差がつく!できるビジネスマンの手帳の書き方と使い方7選

手帳は文字を書くスペースが限られていますから、その中に太い字で書こうとすると、どうしても見づらくなってしまいます。

また、スケジュールが変わることはよくありますから、その都度修正していると跡が残ってこれも手帳を見づらくする原因となります。

 

そこでおすすめなのが、消えるボールペンです。

ペン先が細いタイプが豊富に出ていますし、消えるボールペンは跡が残りにくく修正が容易なので、手帳に書くのに適したペンです。

最近は消えるマーカーペンなども出ていますから、合わせて用意しておくとよいでしょう。

 

また、付箋の活用も効果的です。

まだ確定した内容ではないけれど、後で必ず書き込む必要がある、もしくは上司に確認する必要がある内容などは、付箋に書いて貼っておくとよいでしょう。

そうした活用法を用いることで、常に手元にあって日々見返すという手帳の特性を活かせます。

 

③色や記号は最大3種類までの使用でシンプルさを心がける

手帳で差がつく!できるビジネスマンの手帳の書き方と使い方7選

見やすい手帳にするためには、色や記号といった書き方のルールをいかにシンプルにできるかが重要です。

手帳はスペースが狭いですから、その中でたくさんの色を使っても目が疲れるだけですし、多すぎる記号はページ内の統一感を失って逆に分かりづらくなります。

ですから、色や記号は最大でもそれぞれ3種類程度にとどめ、シンプルなルールに則って書くように努めましょう。

 

その上で、例えばプライベート用仕事用かで文字を変える、または重要度でマーカーを使い分けるといったルールを用いると良いでしょう。

 

2.いつも以上に仕事が捗る手帳の使い方2選

手帳で差がつく!できるビジネスマンの手帳の書き方と使い方7選

見やすい書き方でできるようになったら、次に知っていただきたいのが仕事の生産性が上がる手帳の使い方です。

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手帳は、今後の予定を書き込むだけではなく、業務予定を計画し管理するという使い方もあります。

そこで、数あるページの中でもマンスリーページとウィークリーページを活用した、仕事が捗る手帳の使い方をご紹介します。

 

①マンスリーページには月間目標やマイルストーンを記入する

手帳で差がつく!できるビジネスマンの手帳の書き方と使い方7選

仕事をしていると、月間の目標を定められたり特定の日までに終わらせなければいけない業務が出てきたりしますよね。

そうした項目は、まずマンスリーページに書き込むようにしましょう。

仕事に限らず、計画を立てる時には大項目から少しずつブレークダウンしていくと、無駄のない計画を立てられます。

ですから、マンスリーページに大目標を記入して大まかな業務の流れを把握することで、生産性の高い業務管理を行うための第一歩が踏み出せます。

 

②ウィークリーページにはタイムスケジュールと当日のタスクを記入する

手帳で差がつく!できるビジネスマンの手帳の書き方と使い方7選

ウィークリーページには、マンスリーページに記入した月間目標やマイルストーンを基にして週単位、日にち単位、時間単位で何をいつまでに終わらせればよいのかを記入するようにします。

この業務計画の精度を高められれば、毎日の業務の中で次に何をすればよいか考える必要がなくなり、目の前の仕事に集中することができるようになります。

目の前の業務に集中できれば短時間で仕事を終わらせることができますから、その分だけプライベートの時間を確保することにもつながります。

このように、仕事が早い人はメリハリをつけて頭を使っており、そして生産性を高めているのです。

 

また、毎日の仕事が終わったタイミングでは進捗を見直し、必要に応じて日々の業務予定に修正を加えると良いでしょう。

一度決めた予定に固執することなく、状況に応じて柔軟に対応することも大切です。

初めは時間がかかるかもしれませんが、決まった時間に定期的に取り組むことで習慣化され。短時間で終わるようになるでしょう。

 

3.スケジュールだけではない!成果を出す人が行っている手帳の使い方2選

手帳で差がつく!できるビジネスマンの手帳の書き方と使い方7選

スケジュール管理や業務管理が手帳の主な使い方ですが、高い成果を出している人はそれ以外でも手帳を活用しています。

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それがモチベーション管理と自己分析です。

最後は、毎日見るものだからこそできる、スケジュール管理以外にも行っている成果をだす人の手帳の使い方をご紹介します。

 

①個人的な目標やモチベーションを高める言葉を書いておく

手帳で差がつく!できるビジネスマンの手帳の書き方と使い方7選

辛いことや嫌なことが多い仕事の中では、モチベーションの維持も難しい問題の一つですよね。

そこで、手帳の裏表紙や特定のページに気持ちを高める言葉や目標を書き込んでおき、落ち込んだ時や自分を奮い立たせたい時にはそのページを見るという使い方もあります。

好きな経営者やスポーツマンの名言など、世の中には気持ちが昂る名言が数多くありますから、その言葉を常に目に見える場所に置いておくことで、自分の感情やモチベーションをコントロールするのです。

 

手帳は毎日見るものですし、常に手元にあります。

だからこそ、すぐに気持ちを切り替えたい時に使えるツールとなるのです。

 

②過去を振り返って自身の分析を行う

手帳で差がつく!できるビジネスマンの手帳の書き方と使い方7選

もう一つは、日々の取り組みを日記という形で残しておき、一週間、または一か月単位で振り返ることで自分の取り組みを分析するという使い方です。

そのタイミングでは一生懸命やっているつもりでも、意外と無駄が多かったりより効率的に行う方法があったりするものです。

ですが、そうした反省点は後から振り返った時に初めて分かるものですから、日々の取り組みを記録して定期的に振り替えることが重要になるのです。

 

より高い成果を出していくためには日々成長することが必要不可欠ですから、手帳を活用して過去の反省と改善に取り組んでいきましょう。

 

まとめ

キレイにまとめられた手帳は、それだけで仕事のやる気を引き出してくれますし、より高い成果を生むツールにもなります。

ですが、その秘訣は意外と単純で決して難しい事ではありません。

だからこそ、大切なことはその取り組みをやると決めて実践できるかどうかにかかっていると言っても過言ではないのです。

 

また、長く手帳を使っているとより自分にあった手帳の使い方というのが出てくる事でしょう。

もちろん、手帳の活用法に正解はありませんし、人によってやりやすい手帳のまとめ方は異なりますから、今回ご紹介した取り組みをきっかけの一つとして、ぜひ自己流の手帳活用術を生み出してみてくださいね。


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