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【初心者向け】必ず覚えたいパワーポイントの使い方と資料作成術9選

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【初心者向け】必ず覚えたいパワーポイントの使い方と資料作成術9選

仕事をしていると、提案書を作成する機会がありますよね?

よい提案書はあなたが伝えたいことを補完し、困難な商談を成功させるツールとなりますが、内容をきれいにまとめられない方は少なくないものです。

 

そこで活躍するのが、マイクロソフトが提供しているパワーポイントです。

ですが、使い方がよくわからなくて使っていないという人もいらっしゃるのではないでしょうか?

そこで今回は、分かりやすい提案書を作れるようになる、パワーポイントの基本的な使い方をご紹介します。

 

1.パワーポイントでできる事と活かせるタイミング

【初心者向け】必ず覚えたいパワーポイントの使い方と資料作成術9選

あなたは、パワーポイントでどのような事を詳しく説明できますか?

提案書を作るのに便利、アニメーションを入れられる、そうした知識はあるものの、具体的に何ができるのか、どのようなシーンで活かせるのか、実はよくわかっていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか?

そこで、ここではパワーポイントの使い方をご紹介する前に改めてパワーポイントでどのようなことができるのか、そしてどのような時に使うとよいのかをご紹介します。

 

①社内社外を問わず質の高いプレゼンテーションを行うツールとなる

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パワーポイントの最大の特徴は、手軽に質の高いプレゼン資料を作れることにあります。

同じマイクロオフィスのソフトでもあるエクセルでも資料作成は可能ですが、相手が見やすく、伝わりやすい資料を簡単に作ろうと考えると、パワーポイントの方が容易です。

これは、エクセルが表計算を主目的としているのに対し、パワーポイントは初めから資料作成やプレゼンテーションを前提に仕様を定めているからです。

 

例えば、エクセルでは各ページのデザインを統一しようと思うとそれぞれに画像を挿入して位置を調整する必要がありますが、パワーポイントでは初めに設定すればどんなにページを増やしても自動で共通のデザインが設定されます。

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また、会議で資料を共有しようとする場合、エクセルだと印刷するかPDF化しないと見づらくなってしまいますが、パワーポイントならプロジェクターに写すこともデータで共有することも簡単で、見た目もきれいに写せます。

 

②ペーパーレスが進む現代では活躍の場が広がっている

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近年では、従来のように紙を使わずにパソコンやWEBを用いて会議を行ったりプレゼンテーションを行ったりするペーパーレスの考え方が普及し始めています。

そこで紙の代わりに活躍するのが、パワーポイントです。

パワーポイントは提案内容をまとめるだけではなく、アニメーションをつけたり音をつけたりすることで、紙だけの時よりも伝わりやすく理解してもらいやすい資料を作成できます。

 

また、多くの企業がマイクロオフィスをパソコンに導入しているため、一度パワーポイントを覚えてしまえば仮に転職してもスキルを活かせますし、むしろ重宝される事すらあります。

ですから、どのような職種に就くにしてもパワーポイントは必須スキルの一つになりつつあります。

 

2.パワーポイントファイルの新規作成と基本的な使い方

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それではパワーポイントの基本的な使い方をご紹介します。

初めは難しいと思われがちなパワーポイントですが、実際に使うの部分はあまり多くありません。

ですから、あまり身構えることなく気持ちを楽にして読み進めてくださいね。

 

なお、パワーポイントに限らずマイクロオフィスのソフトは定期的にバージョンが更新されており、異なるバージョンでは使い方が微妙に異なる場合があります。

ここでは、パワーポイント2013での使用方法をご紹介しています。

 

①パワーポイントファイルの新規作成方法

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パワーポイントを使う場合は、初めにデスクトップなどに新しくファイルを作成する必要があります。

方法は簡単で、まずはデスクトップでマウスを右クリック、出てきた項目の中から新規作成を選び、さらにその中から「Microsoft PowerPoint」を選びます。

そうするとデスクトップにパワーポイントのファイルが作成されますので、このファイルをダブルクリックしたファイルを開きます。

パワーポイントは、左側に作成しているページが一覧で表示され、その中で選択したページが右側に大きく表示されます。

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この右側に表示されているページ上で、テキストや画像の挿入などを行います。

これで、パワーポイントを作成する準備は整いました。

 

②初期設定とテンプレート機能

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パワーポイントを立ち上げたら初めに行いたいのは、デザインのテンプレート設定です。

パワーポイントは表紙と内容ページが明確に分類されており、それぞれどのようなデザインにするかをテンプレートの中から選べます。

 

デザインの設定は、パワーポイントを開いた後の上部に表示されているメニューの中から、「デザイン」タブを選びます。

そうすると様々なデザインが表示されますから、その中で今回の資料のテーマに沿ったデザインを選択します。

たったこれだけで、どんなにページを増やしても自動でデザインが挿入されます。

 

なお、表紙と内容は同じテーマでもデザインが少し異なりますから、必ず確認しておきましょう。

また、デザインのテンプレートはデフォルトのデザインだけではなく多くのクリエイターが個々のサイトで公開しています。

ですから、初めから入っているデザインの中で納得できるものが無かった場合は、WEB上から検索してみると良いでしょう。

 

③テキストの入力方法と書式の変更方法

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テキストを挿入する場合は、メニューの「挿入」タブから「テキストボックス」をクリックし、ページの入力部分でドラッグアンドドロップすることでテキストの入力ボックスを作成できます。

なお、テキストボックスという文字の上にあるイラストをクリックすると自動で横書きになりますが、下三角を選択すると横書きと縦書きのどちらにするかを選べます。

ページの構成に合わせて選ぶと良いでしょう。

 

④画像・グラフの挿入方法

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見やすい資料を作成するポイントは、イラストや画像だけでも相手に伝わるように作る事です。

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そこで画像の挿入方法ですが、あらかじめ画像を作成した後でメニューの「挿入」タブから「画像」を選択します。

するとフォルダーの選択画面が表示されますから、画像が格納されているフォルダーを選択して画像を選択、そして「挿入」ボタンをクリックすることで画像を入れる事ができます。

挿入した画像はクリックすることで拡縮もできますから、必要に応じて調整していきましょう。

 

⑤各ページに自動で入るフッダーとスライド番号の設定方法

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作成したページにはページ番号を入れておくと、資料を基に話を進める時に便利です。

また、作成した資料をクライアントに渡す時には、転載や複製を禁じるためにコピーライトを入れておく場合があります。

これも、自動で全ページに挿入できます。

 

方法は、同じく「挿入」タブから「ヘッダーとフッダー」をクリックします。

するとヘッダーとフッターの設定画面が表示されますから、その中の「スライド」タブを選択します。

そして、スライド番号とフッターにそれぞれチェックを入れ、フッターにはどのような文言を入れるかを入力します。

これで、フッターとページ番号を自動挿入できます。

 

3.パワーポイントの独自機能、アニメーションとスライドショーの使い方

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続いて紹介するのは、パワーポイントにおける最大の特徴であるアニメーションスライドショーの使い方です。

提案を成功させるためには、伝えたい情報を一度に伝えるのではなく、少しずつ小出しで伝えていくのが重要です。

紙の資料はページを分けることで小出しにできますが、それでも一枚の中に情報が入りすぎてしまう場合や、逆に用紙が増えてしまう場合があります。

その点、パワーポイントの場合はアニメーションを取り入れたりスライドショーにして見せたりすることで、同じページの中でも順番に情報を伝えていくことができます。

それでは、パワーポイントでのアニメーションとスライドショーの使い方をご紹介します。

 

①アニメーションの設定方法

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パワーポイントでは、既にいくつかの動きがテンプレートとして設定されているため、後は任意の画像やテキストにどのような動きをつけたいかを設定するだけでアニメーションを導入できます。

それでは設定の方法ですが、動かすテキストや画像をクリックした後でメニューの中から「アニメーション」タブを選択し、後は表示されている動きの中から希望のアニメーションを設定する、それだけです。

また、どの程度の時間をかけて動かすのか、いつ動かすのかも同じくアニメーションタブの中から設定できます。

動かす順番を変更もできますから、順番を間違えたと思っても修正は容易です。

 

②スライドショーの設定と実行方法

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パワーポイントでは、資料を見せるときにページの遷移やアニメーションの動きは自動で行うのか、もしくは任意のタイミングで動かすのか、また、ページの遷移自体にも特殊なアニメーションをつけるのかといったことを設定できます。

 

まず、ページ遷移の動きはメニューの「画面切り替え」タブをクリックします。

すると複数種類の動きが表示されますから、希望の遷移方法をクリックして動きを設定します。

 

続いてスライドショーの設定は、メニューの中から「スライドショー」のタブをクリックします。

その中で「スライドショーの設定」を選択することで、いつページをスライドさせるのかや、どのページを表示させるのかを設定できます。

また、実際のスライドを確認するためには「最初から」を選択することで動きを確認できます。

 

4.プレゼンを成功させるパワーポイント資料の作り方

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ここまでパワーポイントの使い方を紹介しましたが、使い方を知るだけではよい提案資料を作ることはできません。

大切なのは、相手に伝わるような資料の構成やデザインを意識して作成する事です。

それでは、どのようなことに注意して資料を作ればよいかをご紹介します。

 

①シンプルかつ統一感のあるデザインで視覚的に伝わるようにする

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伝わりやすい資料の特徴は情報量が少なくてシンプルであること、そして、フォントや色に統一感があることです。

ぜひ一緒に考えてみていただきたいのですが、知識が少ない中で新たにサービスや商品を提案される際、一ページの中にいくつも情報が盛り込まれていたり、何種類もの色が盛り込まれていたりすると、何に注目したいいのかわからないですし、それぞれのデザインが主張しすぎて資料に集中できませんよね?

 

そうではなく、情報量を少なめにして色彩を絞ることで、伝えたい情報を的確に伝えられます。

そうして、一目見るだけでわかる資料の作成を心がけることが大切です。

 

②一枚一枚の繋がりとストーリーを意識する

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一ページ内のデザインや情報量を意識した後は、各ページの繋がりを意識することが大切です。

それぞれのページで伝えたいことが独立していると、相手はその度に頭を切り替える必要があるために必要以上に脳を使ってしまい、あなたが伝えたいことの全てを正確に伝えることが難しくなってしまいます。

ですから、次のページの内容は前のページを膨らませた内容にして繋がりを持たせ、相手がすんなりと理解できるようにストーリーを作ることが大切です。

 

まとめ

パソコンやWEBが発達した現代では、伝わりやすい提案資料をつくれるスキルを持った人はさまざまなシーンで求められています。

また、事務職をはじめとしたオフィスワークへの転職を希望する人にとって、パワーポイントを使いこなせる人は必ず求人の幅が広がることでしょう。

 

それだけではなく、伝わりやすい資料を作ることは頭の中を整理することにも繋がりますから、仕事の質を高めることにもつながります。

資料が分かりやすいと、それだけで会社からの評価も高くなりやすいものです。

 

身に着けて損はないスキルですから、ぜひ挑戦してみてくださいね。

引き続き、「一流ビジネスマンになれる方法」をご紹介していきます↓




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