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これからスケジュール帳を使う人必見! 知るべき知識と賢い書き方6選

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これからスケジュール帳を使う人必見! 知るべき知識と賢い書き方6選

あなたはスケジュール帳を有効活用するための書き方を知っていますか?

新たなパソコンやアプリを使う時に前提となる知識を身に着けておく必要があるように、スケジュール帳も使い始める前に知っておくべき知識があります。

この知識を身につけておかないと、スケジュール帳を使いこなせないばかりか、すぐに机の奥にしまわれて買ったのが無駄になってしまうことすらあります。

そこでここでは、これからスケジュール帳を使う人には必ず見てほしい基礎知識と賢い書き方をご紹介します。

 

1.スケジュール帳を使い始める前に知っておきたい基礎知識 3選

これからスケジュール帳を使う人必見! 知るべき知識と賢い書き方6選

自己啓発本などを読んでスケジュール帳を買おうと決意する人は多くいらっしゃいますが、自分に合わないスケジュール帳を買ってしまって、うまく使いこなせていない人は少なくありません。

また、ただスケジュールを書くだけで効果的に使えていない人も多くいます。

そこでここでは、スケジュール帳が持つ特性と実際に買う前に知っておきたい知識をご紹介します。

 

①デジタルではなくアナログでスケジュールを管理するメリット

これからスケジュール帳を使う人必見! 知るべき知識と賢い書き方6選

現代はインターネットやウェブの技術が発達しているため、スマートフォンやタブレット端末を使ってスケジュールを管理している方もいらっしゃるでしょう。

ですが、それでもスケジュール帳は毎年新たなデザインが販売されており、今も根強い人気を持っています。

 

スケジュール帳を愛用する理由は人それぞれありますが、その大きなメリットは「手で書く」ことにあります。

脳は、タイピングで文字を入力するよりもペンを使って文字を書いた方が刺激は強くなり、より活性化されると言われています。

それに加えて、書くときだけでなくページをめくる時にも指先を使うので、その分だけ脳は活性化されるのです。

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また、ふとアイディアが浮かんだ時や考えることが浮かんだ時に、すぐにメモをとれる手軽さもスケジュール帳のメリットです。

 

仕事で成果を出す人は、常に脳が活性化されているように心がけています。

また、脳は考えることに使うようにして記憶は紙に残しておくなどツールに任せています。

こうしたことを素早く解決できるのが、スケジュール帳のメリットと言えます。

 

②スケジュール帳の選び方

これからスケジュール帳を使う人必見! 知るべき知識と賢い書き方6選

スケジュール帳は、主に一週間ごとにスケジュールを管理するウィークリータイプか、一か月ごとにスケジュールを管理するマンスリータイプが人気です。

また、ウィークリータイプは日にちが横に並び時間単位で細かくスケジュールを管理できるバーチカルタイプや、日にちが縦に並んでフリースペースなどもあり、バーチカルタイプよりも自由にスケジュールを管理できるホリゾンタルタイプなどに分かれます。

 

これらは、自身のスケジュールをどのように管理するのかによって使い分けると良いでしょう。

例えば時間単位でアポの予定を埋めていく必要がある営業職の方などはバーチカルタイプが良いと言えますし、ちょっとしたメモを書く機会が多い方はホリゾンタルタイプがよいと言えます。

ただし、より効果的にスケジュール帳を活用するのであれば、マンスリーとウィークリーが共に入った手帳の購入がおススメです。

 

また、スケジュール帳のサイズも意識をすると良いでしょう。

デスクに座って落ち着いてスケジュールを開ける人はA5やA4サイズが良いでしょうし、常にスケジュール帳を持ちながら歩き回る人は文庫本サイズのA6を使うとよいでしょう。

このように、スケジュール帳は使い方に合わせてタイプやサイズを選ぶと良いでしょう。

 

③スケジュール帳に適したペン

これからスケジュール帳を使う人必見! 知るべき知識と賢い書き方6選

スケジュール帳を使う時には、文字を書くペンにも注意が必要です。

例えば、スケジュール帳は書いてからノートを閉じるまでの時間が短いため、乾くのに時間がかかってしまうペンだと片側に移ってしまいがちです。

また、スケジュール帳は書く欄が小さくなりがちですから、文字先が太いペンだと文字幅が広くなりすぎて汚くなってしまいます。

 

そこでスケジュール帳に文字を書くときには、誤って文字を書いた時やスケジュールの変更があった時にもすぐに書き直せて、かつ消した後が汚くなりにくいフリクションボールペンがおすすめです。

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また、スケジュール帳をきれいにまとめる為にマーカーが欠かせませんが、フリクションボールペンには、マーカーもあります。

ペン先の太さも種類が豊富ですから、スケジュール帳には欠かせないペンと言えます。

ただし、フリクションボールペンは熱に反応して文字が消える性質を持ちます。

ですから、夏の営業車などをはじめとした非常に熱い場所にいる時間が長い方は、万年筆や細身のボールペンを選ぶと良いでしょう。

 

2.いつもより仕事がはかどるスケジュール帳の書き方3選

これからスケジュール帳を使う人必見! 知るべき知識と賢い書き方6選

自分に合ったスケジュール帳を選んだあとは、実際に予定を書き込んでいきます。

ですが、思うままに予定を書き込んでいくとページが汚くなりやすく、また次第に書くことが無くなって段々とスケジュール帳を使わなくなってしまいます。

そこでここでは、いつまでも整理されていて見やすく、かつ効果的に活用できるスケジュール帳の書き方をご紹介します。

 

①マンスリーページとウィークリーページは時間軸で使い分ける

これからスケジュール帳を使う人必見! 知るべき知識と賢い書き方6選

スケジュール帳は、マンスリーページとウィークリーページで時間軸を分けて活用すると有効活用できます。

どういうことかというと、マンスリーページには今後の予定、つまり未来のことを記入していき、ウィークリーページにはその日の予定と合わせて実際に取り組んだ内容、つまり過去のことを記載していくのです。

この使い分けをするメリットは、大きく二つあります。

 

一つは、スケジュール帳を使う時間を増やせることです。

スケジュール帳を使うにあたって多くの人が抱える悩みの一つが、書くことが無い、ということが挙げられます。

頻繁にアポが入る営業職でもないかぎり、一週間で考えてもスケジュール帳に書き入れる予定はそう多くはありません。

つまり、未来のことだけを書いていてもスケジュール帳は埋まっていかないのです。

そこで、その日に起こったことや書いていた予定のフィードバックを書くようにすることでスケジュール帳を使う時間が増え、スケジュール帳を使う習慣を身に着けられるのです。

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もう一つは、ウィークリーページに日誌の機能をつけることで自分自身を振り返られるようになり、そこに業務改善スキルアップのヒントを見いだせることです。

仕事を充実させるためには、日々の成長が欠かせません。

スケジュール帳は、文字に書くことでその日の取り組みを振り返るきっかけになりますし、あとから振り返って客観的に自分を見つめ直すことができます。

それが、一冊のスケジュール帳の中に二つの時間軸を入れて記入するメリットです。

 

②書くカテゴリに合わせてペンの色を使い分ける

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続いて取り組みたいのは、色を適度に使いながら、見た目で何が書かれているのかを分かるようにする書き方です。

黒のボールペンだけですと、一つ一つの文字を読まないと何が書かれているかがよくわかりませんが、例えば書いた文字にマーカーをして、そのマーカーの色をプライベートと仕事で分けたり、タスクとアポや会議で色を分けたりすると、一目見れば何が書かれているかが分かるため、とても見やすくなります。

特に重要な日などは一日全体をマーカーで囲うとより意識づけができる為、さらに効果的です。

このように、マーカーを随所に取り入れることがスケジュール帳を見やすく管理するための書き方と言えます。

 

③スケジュール帳は時間を決めて書く

これからスケジュール帳を使う人必見! 知るべき知識と賢い書き方6選

最後に紹介するのは、スケジュール帳を書くタイミングです。

人は継続するのが苦手なものですが、それはスケジュール帳の活用にも言える事です。

定期的に使う習慣がない使い始めの頃は、意識的にスケジュール帳を使わないと自然と使う頻度が減り、いつしか机の奥に眠ってしまうことになります。

それではスケジュール帳を買った意味がありませんし、いつまで経ってもスケジュール管理は上達しません。

 

そこで、時間やタイミングを決めて定期的にスケジュール帳を開く習慣を身につけるようにしましょう。

おススメなのは、以下の3回のタイミングで手帳を開いて書く癖をつけることです。

 

  • 昼休憩に入る前
  • 午後の始業と終業の中間の時間
  • 寝る前

 

ここで心がけるのは、一日の区切りのタイミングで手帳を開き、そしてそれまでの取り組みや考えを書くということです。

これによって手帳を書く癖をつけられると同時に、これまでの予定は着実にこなせているのか、上手くできたことは何で、反省点は何だったかを振り返るようにするのです。

 

また、以下のタイミングでも手帳を開く癖をつけると良いでしょう。

 

  • 会社に向かう電車の中
  • 午後の業務に入る時
  • 一日の業務が終わる時

 

このタイミングでは、これからどのような予定になっていたのかを確認します。

これらの取り組みによって、自分のスケジュールや時間をより正確に管理できるようになると同時に、自分の仕事ぶりを振り返りながら冷静に分析、改善ができるようになるのです。

スケジュール帳は、ただ予定を入れるだけではもったいないですし、長く続けることも難しいものです。

ですから、定期的に振り返る癖を、買った時から身につけるようにすると良いでしょう。

 

まとめ

スケジュール管理が上手になると、仕事の成果も出やすくなりますし、仕事もプライベートも、日々の質が高まっていきます。

スケジュール帳はその手助けをしてくれますから、ぜひとも使いこなせるようになりたいですね。

今回ご紹介したことを一つ一つ実践して身に着けていけば、スケジュール管理のスキルは向上していきますから、一つ一つ訓練して身に着けていきましょう。

そして、充実した日々を過ごせるようにしてくださいね。


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