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仕事の質が上がる!システム手帳と便利なリフィルの使い方6選

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仕事の質が上がる!システム手帳と便利なリフィルの使い方6選

昔から仕事における三種の神器の一つに数えられる手帳ですが、使ったことがない、もしくは使ったことがあるけど習慣が身につかなかったという人は少なくありません。

ですが、神器と言われるだけあって手帳は効果的に使うと飛躍的に仕事の質を高められます。

特にシステム手帳は、リフィルと呼ばれる取り外し可能なページを使うことで自分好みにカスタマイズできるため、初めて手帳を使う人から既に使っている人まで、より効率を高められます。

そこでここでは、システム手帳の便利なリフィルと使い方をご紹介します。

 

1.システム手帳との特徴と知っておきたいメリット・デメリット

仕事の質が上がる!システム手帳と便利なリフィルの使い方6選

手帳を買う際、システム手帳を買うか綴じ手帳を買うか迷う人は多くいらっしゃいます。

ですが、システム手帳のメリットとデメリットを理解していれば、自分はどちらがあっているのかが分かるものです。

そこでここでは、システム手帳を選ぶ際に知っておきたい特徴とメリット・デメリットをご紹介します。

 

①初めて手帳を使うならシステム手帳が断然便利!システム手帳のメリット

仕事の質が上がる!システム手帳と便利なリフィルの使い方6選システム手帳のメリットは、各ページの取り外しができるため、必要に応じてページを追加したり付属品を追加できたりすることが挙げられます。

例えば一年の途中から手帳を使う時、綴じ手帳だと使えるのは残りの日にちだけで翌年はまた買い直さなければいけませんが、システム手帳はリフィルと呼ばれる着脱可能のページを買うだけで十分です。

ペンや付箋などを入れておくリフィルもあるので、システム手帳があればそれ以外にペン入れや小物入れを用意する必要はありません。

 

また、手帳にはバーティカルタイプレフトタイプなど様々なタイプがあり、手帳の使い方によって合う合わないがあります。

綴じ手帳は自分に合わなくても使い続けなければいけませんが、システム手帳であればリフィルを買えば使いまわしができる為、自分にどのページが合うかが定まっていない買い始めの頃は、システム手帳の方が柔軟に対応できます。

以上のことから、特に初めて手帳を買う人にとってはシステム手帳が便利と言えます。

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②把握しておきたいシステム手帳のデメリット

仕事の質が上がる!システム手帳と便利なリフィルの使い方6選システム手帳を使うデメリットは、いろいろとつけられる分だけ手帳自体が分厚くなってしまうことが挙げられます。

特に手帳に文字を書く場合、その分厚さや凹凸によって文字が書きづらくなってしまいますし、毎回用紙をとるのも手間がかかります。

また、システム手帳にはリングが付いているためにページの左側に文字を書く場合にはそのリングが邪魔になってしまいます。

こうした文字を書く時の使いにくさは、システム手帳のデメリットと言えます。

さらに、システム手帳は比較的価格が高くなりやすいので、あまり手帳を使わないという人にとっては検討が必要かもしれません。

 

なお、リングはサイズ別に目安の収納枚数があります。

以下にまとめましたので、ご参考にしてみてくださいね。

 

  • 8mm…約50枚
  • 11mm…約60枚
  • 15mm…約80枚
  • 20mm…約180枚
  • 25mm…約200枚
  • 30mm…約250枚

 

2.挟んでおきたい便利なリフィル 3選

仕事の質が上がる!システム手帳と便利なリフィルの使い方6選システム手帳の大きな特徴は各ページを着脱できることにあり、そして便利に使えるリフィルは様々な種類が販売されています。

そこで、以下のリフィルを予め用意しておくと便利です。

 

  • ビニールケース・ペンホルダー
  • 付箋・シールリフィル
  • 下敷き

 

荷物を増やさない意味でも、システム手帳の中に必要なものを入れておくと荷物が減らせて便利です。

そこで用意したいのがビニールケースとペン入れです。

ビニールケースは様々なものを入れられるので、ちょっとした小物を入れるのに便利ですし、手帳を使うにあたって黒のボールペン以外にもマーカーペンなどがあると見やすく使えるので、ペンホルダーも用意したいところです。

また、付箋があると手帳をより便利に見やすく使うことができ、読書をする時などにも活かせます。

その他、凹凸ができやすいシステム手帳では下敷きを用意しておくと書きやすさが増すので、用意しておくとよいでしょう。

 

もちろん、ウィークリーページやマンスリーページ、メモ用ページ、インデックスなどは自分が使いやすい物を準備しておきましょう。

 

3.スケジュール管理だけではないシステム手帳の価値を高める使い方3選

仕事の質が上がる!システム手帳と便利なリフィルの使い方6選必要なリフィルを準備できたら、実際にスケジュールを記入していきます。

システム手帳の主な用途はスケジュール管理にありますが、それ以外に多くの使い道があります。

ここでは、システム手帳の価値を高める3つの使い方をご紹介します。

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①シールとマーカーを使って一目で分かるページを作り業務効率を高める

仕事の質が上がる!システム手帳と便利なリフィルの使い方6選黒いペンで書かれた文字だけですと、文字を一つ一つ見ないと何が重要なのかが分からず、大切なことを見落としてしまう場合があります。

手帳は、あなたの代わりに予定を記憶させておくツールですから、予定を書くときには格納した記憶をすぐに取り出せるようにする工夫が大切です。

 

そこで取り組みたいのが、システム手帳にスケジュールを入力していく際にシールやマーカーを使って色やデザインを加えていくことです。

例えば、スケジュールの前に仕事用とプライベート用で分けてカラーマークシールを貼ってカテゴリを分かりやすくしたり、スケジュール上で重要な日にマーカーで装飾をしたりするとよいでしょう。

こうすることで必要な情報を手帳からすぐに取り出せるようになりますし、デザイン面からも手帳を開くのが楽しみにもなります。

このように手帳にデザイン性を加えていくことで仕事の効率が高めることが、システム手帳の価値を高める使い方です。

 

②日々の取り組みや考えを記録として残しておく

仕事の質が上がる!システム手帳と便利なリフィルの使い方6選続いて紹介するのが、スケジュールページのフリースペースに日々の取組結果や考えを残しておくことです。

システム手帳は毎日開くものですから、日々の取り組みを残しておくことで自身の業務や成果を後で振り返られるようになります。

特に、営業であれば訪問した件数や、事務職であれば業務にかかった時間といった数字を使って日々の記録を残しておくと、自分を客観的に分析でき、そして自分は何が得意で何が苦手なのか、何を伸ばして何を克服していけばよいのかが分かるようになります。

 

これを毎日、毎週、毎月振り返るようにすると、着実に自身のスキルは高まっていきますし、仕事の楽しみも見出せるようになるでしょう。

また、自分の考えを残しておけば頭の中を整理できますし、さらなるアイディアを出すヒントにもなります。

このようにシステム手帳にスケジュール管理だけではなく日誌の使い方も加えると、手帳の価値が更に高まります。

 

③インデックスと付箋を組み合わせてアイディア帳として活用する

仕事の質が上がる!システム手帳と便利なリフィルの使い方6選最後に紹介するのは、インデックスや付箋を用いたアイディア帳としての使い方です。

システム手帳は取り外しができますから、一つのアイディアをまとめるのに一ページを丸ごと使い、アイディアがまとまったら外すという使い方ができます。

そして、考えることやアイディアをまとめてインデックス化しておき、良い考えが浮かんだらすぐにページを開いて残しておく、という使い方が効果的です

 

ノートを使っていると、どこに書いたか分からないという状況がよくあります。

その点、システム手帳はインデックス化しやすくページの出し入れが容易ですので、そうした使い勝手の悪さを感じることは在りません。

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また、付箋にアイディアを書いておいて考えがまとまったらページに書きこむ、またはタスクを付箋に書いておいて完了したら付箋をはがすという使い方もできます。

このように、インデックスと付箋を組み合わせれば頭の中を整理しながらより生産的に自分の時間を使えるようになります。

 

まとめ

手帳はスケジュール管理以外にも活用法がありますし、システム手帳だからできる使い方というのもあります。

また、システム手帳を有効活用できると頭の中が整理されて業務が効率化されやすく、「記憶」を手帳に任せることで脳を「考える」ことに集中できます。

これによってより成果を生み出しやすくなりますから、質の高い仕事のためにはシステム手帳が重要なツールと言えます。

また、今回紹介した以外にもシステム手帳には様々な使い方ができますから、あなたなりの使い方をぜひ見つけてみてくださいね。


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