ビジネスマナー

メールの締め方で変わる本文の印象!メールで好印象を与える極意8選

投稿日:

メールの締め方で変わる本文の印象!メールで好印象を与える極意8選仕事で欠かせないツールの一つに、メールがあります。

手軽にやり取りが可能なメールですが、適切な敬語や文法を使いながら、伝えたいことを正確に伝えるためには相応のスキルが求められます。

特にメールの締め方は、そこで大きく印象が変わってしまいますから注意が必要です。

ここでは、本文の印象が変わるメールの締め方と好印象を与える極意についてご紹介します。

 

ビジネスメールで意識したい締め言葉の注意点3選

メールの締め方で変わる本文の印象!メールで好印象を与える極意8選メールは、会話と違って感情やフォローが入れにくい分、本来伝えたい意図とは異なる受け取られ方をする場合があります。

特にビジネスの場合はその誤解によって思いがけず相手を怒らせてしまったり、信用を失ったりしてしまうことがあるので注意が必要です。

そこでまずは、文章を作る前に意識しておきたい締め言葉の注意点についてご紹介します。

 

内容にあった文末にしないと伝えたいことがぶれる

メールの締め方で変わる本文の印象!メールで好印象を与える極意8選メールの文末は、メールの本文全体をまとめる役目を持っていますが、その文末で曖昧な表現をしてしまうと、本文の内容と誤差が生まれて混乱が生じてしまうことがあります。

例えば、返信を依頼したい時に文末に「まずはご報告まで」「ご検討ください」のような文章を入れると、場合によっては追加の連絡のあるのではないか、返信はいらないのではないかと思わせてしまう場合があるので注意が必要です。

また、逆に返信がいらない時には「返信は不要です」の一文が無いと、人によっては律義に返信させてしまい、その分の時間をとってしまうことがあります。

メールの締め方によって、次のアクションが決まります。

ですから、本文に合った締めの言葉にするように心がけましょう。

 

固いビジネス文章から人情味のある文章に変えられる

メールの締め方で変わる本文の印象!メールで好印象を与える極意8選社外の人にメールを送る際、多くの人はビジネスだから、仕事だからと言うことで型通りの決まりきった文末を送っているのではないでしょうか?

もちろんそれが正解ですし、関係性が浅いうちは、下手に文末を変えて失礼な人だと思われるよりは手堅い文章でリスクが少ない手段をとる方が良いでしょう。

ですが、仕事とはいえお互いに感情がある人間が対応するものですから、より関係性を深くするためには、一歩踏み込んだ文章も時には必要です。

スポンサーリンク

例えば、文末に相手の状況を考慮した文面を入れると、単なるビジネスメールから感情のこもったメールに変わり、より信頼を増すことにつなげられます。

仕事も最後はお互いのつながりが重要になりますから、メールの文章も関係性を考慮して柔軟に変えられると、一歩上のビジネスマンへと成長できます。

 

文末の表現次第で関係性が切れてしまうことがある

メールの締め方で変わる本文の印象!メールで好印象を与える極意8選最後はテクニカルな手法ですが、商談等で区切りがついてしまった時に、メールの文末も「ありがとうございました」のような継続性がない文末にしてしまうと、送られた側もそこで意識が切れてしまいます。

ですが、「今後ともよろしくお願いします」のような文章を送れば、時間が経ってから「その後いかがですか?」と連絡を取りやすくなるので、関係を継続しやすくなります。

逆に意図的に関係を終わらせたい時には、言外に返信不要であることを示すような言い回しをすることで強引にやり取りを終わらせることもできます。

以上のことから、文末を先に作ってからそこにつながる本文を作っていくというのも一つの手段です。

どのような表現にせよ、文末次第でその後のやり取りが変わりますから、うまく使いこなせるように学んでいく必要があります。

 

注意が必要な文末の表現と文法3選

メールの締め方で変わる本文の印象!メールで好印象を与える極意8選ビジネスメールは、言葉の使い方ひとつで好印象を与えることもあれば不快にさせることもあります。

特に文末は文章全体の印象を左右しますから、一層気を使って言葉を選ぶ必要があります。

ここでは、特に気を付けたい言葉の言い回しや表現の方法についてご紹介します。

 

「取り急ぎ」よりも「まずは」の方が印象は柔らかくなる

メールの締め方で変わる本文の印象!メールで好印象を与える極意8選締めの言葉として目にする機会が多いのが、「取り急ぎ、○○まで」という言い回しです。

「取り急ぎ」という言葉には、「急ぎの要件のため細かい説明や礼儀を省いて送ります」という意味が込められています。

そのため、急ぎの用件だということや、場合によっては続報があるということは相手に伝わるのですが、それでも失礼な表現であることに変わりはありませんから、目上の相手や新規の取引先などには、極力使わない方が良い言葉であると言えます。

この場合、「取り急ぎ」ではなく「まずは」という言葉を使うと表現が柔らかくなり、礼を保ちながら急ぎの案件だということを伝えられます。

もちろん、同僚や部下、または礼を保ちすぎる方が失礼になるほどの関係を築けている相手であれば、取り急ぎでも構いませんので、相手に合わせて文章を変えるとよいでしょう。

 

伝えるべきことは本文で明確に伝えて文末で柔らかくする

メールの締め方で変わる本文の印象!メールで好印象を与える極意8選メールを作る際は、何を伝えたいのか、何を依頼したいのかを明確にすることが大切です。

特に、目上の人にメールで依頼する時に細かく指定するのは失礼になるのではないかと恐縮してしまう人もいるかもしれませんが、日時を入れないと、いつまでに返信したらいいのかがわからなくなってしまいます。

また、後日改めて催促が必要になる場合もありますので、伝えたいことは必ず明記しましょう。

スポンサーリンク

その場合、文末で「お忙しいところ恐縮ですが」という言葉を入れておくことで、表現は柔らかくなります。

伝えたいことはしっかりと伝えたとしても、締めの言葉で気を付けることで、文章全体は落ち着きを出せますから、上手に使い分けていきましょう。

 

「よろしくお願い致します」は文法として間違い

メールの締め方で変わる本文の印象!メールで好印象を与える極意8選「よろしくお願いいたします」も締めの言葉としてよく使われますが、「いたします」を「致します」に変えると文法上は間違いになることをご存知でしょうか?

実は、「いたします」は「する」の謙譲語であり、敬語の一種になるのですが、「致します」は良くないことを引き起こすという動詞の言葉になるため、意味が全く異なってしまうのです。

平仮名か漢字かで大きく意味が変わってしまうため、誤って変換しないように注意が必要な言葉です。

これ以外にも、「貴社」は間違いないのですが、「御社」は口語表現に当たるため、メールで使うのは誤りです。

日頃何気なく使っている言葉にも、実は失礼になってしまう表現があるので注意が必要です。

 

無機質なメールに感情がこもる締めの表現2選

メールの締め方で変わる本文の印象!メールで好印象を与える極意8選基本的にメールは無機質になりやすく、冷たい印象を与えやすいものですが、積極的に関係を作っていくためには感情が乗った表現を身に着けていく必要があります。

ここでは、すぐにできる感情が乗った表現方法についてご紹介します。

 

文章の前半に入れるクッション言葉

メールの締め方で変わる本文の印象!メールで好印象を与える極意8選文章を柔らかくする言葉として、クッション言葉があります。

例えば、メールで断りを入れる際には「辞退いたします」ではなく「誠に心苦しいのですが、今回は辞退いたします」と前半にクッション言葉を入れてみましょう。

前者からはどの程度考えてくれたのかが伝わりにくいですが、後者であればしっかりと考えたうえで回答してくれているのが伝わります。

また、文章の前半だけではなく文章の後に言葉を入れるのも効果的です。

例えば、部下から確認依頼のメールが来た時には、「確認しました。」の後に、「よくできていました」のようなちょっとした一言を加えてあげるだけでもモチベーションは上がるものですし、無機質なメールに色が付きます。

社外でいきなり使うのは難しいかもしれませんが、関係値が出来てきた時や差し障りがない程度に入れるのは効果的です。

また、こうした一言が入れられると経験を積んだ人であるという印象を与えやすくなるので、少しずつ表現を学んでいくと好印象を与えやすくなります。

 

たった一文字で変わるメールの表情

メールの締め方で変わる本文の印象!メールで好印象を与える極意8選最後に紹介するのは、たった一言で印象が変わる言葉です。

スポンサーリンク

それは、「ね」や「!」です。

例えば「承ります」という言葉に「ね」を付けて「承りますね」という表現にすると、ガラッと印象が変わることに気づくのではないでしょうか?

また、「かしこまりました。」と「かしこまりました!」では、熱の入りようが違って受け取れます。

これらは正しい文法や敬語を使えることが前提になりますが、意図的に口語表現を入れることで、メールの印象を大きく変える力があるのです。

たった一文字ですが、うまく使うことで相手に与える印象が変わりますから、うまく使っていくとよいでしょう。

 

まとめ

終わりよければすべてよしという言葉がありますが、最後に与えられた情報が印象に強く影響することは心理学の世界でも注目されていることです。

この「親近効果」と呼ばれる心理はメールでも十分に活かされますから、うまく使っていきましょう。

ただし、ミスのない文法や敬語が使えていることが前提でもありますから、うまく使えないという人はまず言葉を学ぶ必要があります。

メールはビジネスマンとして必須のスキルであり、文章を数多く作り、そして指摘を受けた分だけ上達していきますから、積極的に作成していきましょう。

そして、メールでもうまく関係性を構築できるビジネスマンへと成長していきましょうね。


他にこんな記事も読まれています

-ビジネスマナー

Copyright© 一流のビジネスマンになれる方法【ビジネス知識・マナー・スキルアップ】 , 2018 AllRights Reserved Powered by AFFINGER4.