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ビジネスメールは結びが肝心!不信感を与えないためのポイント5選

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ビジネスメールは結びが肝心!不信感を与えないためのポイント5選ビジネスの世界では無くてはならない存在となっているビジネスメールですが、あなたは正しい言葉やマナーを使いこなせていますか?

文字は言葉と違って感情が入りにくい分、誤った表現や言語を使うと不信感が生まれやすく、また、評価にも直結してしまいます。

ここでは、そうしたことを防げるように、ビジネスメールの結びで不信感を与えないためのポイントをご紹介します。

 

1.ビジネスメールの結びで気を付けるべきこと

ビジネスメールは結びが肝心!不信感を与えないためのポイント5選

ビジネスメールにおいて、結びの文章は無くてはならないものです。

結びの文章が無いと用件の中で最も伝えたかったことは何か、返信は必要なのかどうかなどが、わかりづらくなってしまうからです。

また、メールは無機質になりやすいツールですが、特に結びの言葉が淡白だと、さらにそっけない印象を与えてしまいます。

ここでは、明確にメールの目的を伝え、かつ感情がこもった文章になるように気を付けるべきポイントをご紹介します。

 

①メールの目的によって結びの言葉を変える

ビジネスメールは結びが肝心!不信感を与えないためのポイント5選まず注意したいのが、本文に合わせて結びの文章を変えるということです。

メールの内容には、単に連絡をするだけの場合や、資料を送る場合、返信を促す場合など、様々な目的があります。

それぞれ、「以上です。よろしくお願いいたします。」の言葉で結んでも変ではありませんが、そっけない印象を与えてしまいます。

できればその目的に合わせて変えた方が、文章全体に感情を含ませたりクッションを入れたりできます。

例えば、返信を促す場合は「ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご返信お待ちしております」や「お手数をおかけいたしますが、ご返信いただけますと幸いです」といった相手を気遣う文言を入れることで、メール全体に穏やかさや印象のよさを与えられるようになります。

メールは会話と違って無機質になりやすいものです。

淡白な表現は想像以上に冷たい表現として相手に伝わってしまいます。

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ですから、相手を気遣う言葉を入れながら本文に合わせて文言を変える事で、無機質なメールに彩りを加えられるようになるのです。

 

 

②過去の会話やプライベートに関する話題を入れるのも効果的

ビジネスメールは結びが肝心!不信感を与えないためのポイント5選何度か商談をしたことがあったり、プライベートに関する会話をしたことがあれば、メールの文中にそうした内容を少し触れるのも効果的です。

例えば、会話の中で薦められたり紹介されたりした本やサイトがあれば、それの感想を入れてみるとよいでしょう。

また、相手が知りたがっていた情報があれば、それについて調べて送るのも効果的です。

そうした、本文からは少しそれたちょっとした話題を入れると、そこから距離感は縮められるものです。

その他、単に連絡をするだけの場合でも、「厳寒の折、風邪などお召しになられませんよう、くれぐれもご自愛くださいませ」といった季節に合わせた結びを入れることで、文章全体の印象が変わります。

メールは、細かい言い回しやちょっとした一文が有るか無いかで、受け取った側の評価や印象が大きく異なります。

ひと手間を加えるだけでできますし、その一文を加えるのにかかる時間はほんの数秒程度ですから、その手間を惜しむことなく実践していきましょう。

 

③少ない往復で完結させる

ビジネスメールは結びが肝心!不信感を与えないためのポイント5選多くのビジネスマンは、常にメールをチェックして対応しているというよりも、タイミングを決めてまとめて返信している人が多いものです。

また、不必要に対応が増えてしまうと、その分だけ相手の時間を奪ってしまうことになりますし、あなたの時間も消費してしまいます。

ですから、伝えるべきことは完結にまとめて送り、もし返信が不要な場合には、「返信は不要です」という一文を入れておきましょう。

これによって、相手の手間を省くだけでなく、気遣いができる人だなという印象を与えることにもつなげられます。

 

2.「取り急ぎ」は失礼だと捉えられることがある

ビジネスメールは結びが肝心!不信感を与えないためのポイント5選メールを送る時には、会話以上に使う言葉に気を付ける必要があります。

例えば、メールの結びとして目にすることが多い「取り急ぎ」という言葉ですが、この言葉は失礼に当たる場合があることをご存知でしょうか?

「取り急ぎ」という言葉は、一時対応として送った内容、間に合わせの内容という意味も含まれてしまいますから、日頃は接点が少ない上司や、関係値が出来ていない取引先などに送るのは適しているとは言いにいくい言葉なのです。

また、改めて正式に送るという意味合いも含まれますから、資料を送った場合などには、改めて資料が届くのかな?と相手に思わせてしまうこともあります。

もし、どうしても早急に送ったということを伝えたい場合には、「まずは」という言葉を使うといいでしょう。

「まずは」であれば、相手に失礼をすることなく早急な連絡であることを伝えられます。

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このように、失礼のない言い回しを覚えることも、質の高いメール文章を作成するために必要なことです。

 

3.送る相手によって変えるメールの結び文章

ビジネスメールは結びが肝心!不信感を与えないためのポイント5選メールの結びは、送り先によっても柔軟に変えるようにすると、ワンランク上のビジネスマンへとステップアップできます。

例えば、社外に送る場合でも関係値によっては「!」などの記号を使ったほうが距離感を縮められる場合がありますし、社内でも目上の人なのか目下の人なのかによって、へりくだった言い回しをしたり励ましの言葉を入れたりと、言い回しを変えるとよいでしょう。

例えば、目下の人に「参考にさせていただきます。」と使うのはよいですが、目上の人に「参考にさせていただきます。」を使うと、真剣に聞く気が無いのではないと受け取られてしまい、その後の指導が受けにくくなる場合があります。

相手に合わせた言い回しができるようになれば失礼をすることが減りますし、逆にメールというツールを使って距離を縮めることもできます。

メールは無機質なものであるということを前提として、いかに相手の感情に迫る文章を作れるか。

そこには、相手との距離感や関係値を踏まえた文章作成が必要です。

 

4.メールの最後にはスマートなデザインの署名を入れる

ビジネスメールは結びが肝心!不信感を与えないためのポイント5選メールの結びには、署名を入れることも必要です。

メーラーによって設定方法は異なりますが、自動で署名を挿入する機能はどのサービスでついていますから、忘れずに競ってしておきましょう。

必要な項目は社名と部署名、自分の名前、電話番号、メールアドレス、住所です。

また、署名は内容の上下に区切り線を入れる必要がありますが、そのデザインによってもメールに特徴を付けられます。

もちろん一本線を入れるだけでも問題はありませんが、ネット上には様々なテンプレが存在しますから、遊びすぎない範囲で、自分に合ったデザインを入れるとよいでしょう。

 

まとめ

メールは、本文を書き終えた段階で一息つきがちですが、いかにきれいに結べるかによっても、メールが相手に与える印象は変わるものです。

間違いのない言葉遣いや言い回しを覚えつつ、いかに文章に感情を持たせられるかを身に着けていきましょう。

やりすぎると失礼に当たってしまいますが、相手に合わせた表現を身に着けられれば、メールは強力なコミュニケーションツールとなります。

ワンランク上のビジネスマンを目指すためにも、適切なメールの使い方を身に着けていきましょうね。

引き続き、「一流ビジネスマンになれる方法」をご紹介していきます↓




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