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メールで印象を悪くしない宛名の書き方!送信前に確認するマナー5選

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メールで印象を悪くしない宛名の書き方!送信前に確認するマナー5選あなたはメールの宛名を正しく書けていますか?

宛名には注意しなければいけないマナーがあり、それを誤ってしまうと相手からの信用を失いかねません。

基本的なことを理解しておけば十分ですから、必ず理解しておきましょう。

ここでは、メールで印象を悪くしないための宛名の書き方と、送信前に確認するマナーについてご紹介します。

 

1.メールを送る際に用いる宛名の基本マナー

メールで印象を悪くしない宛名の書き方!送信前に確認するマナー5選

メールを送る際、最初に書く宛名に相手の失礼にならないようにマナーがあります。

これを知らずにメールを送ってしまうと、一般常識を知らない人なのではないかと不安にさせてしまいます。

会社に入社したての頃ならまだしも、年齢を重ねてからマナー違反の文章を送ってしまうと信頼に直結してしまいますから、必ず理解しておくようにしましょう。

ここでは、社外と社内に分けてそれぞれのマナーについてご紹介します。

 

①社外のスタッフへメールを送る際の宛名と書き方のマナー

メールで印象を悪くしない宛名の書き方!送信前に確認するマナー5選まず、社外の方にメールを送るときは、相手の企業名と部署名、役職、そして名前を入れるのが大原則です。

この時、株式会社なのか合同会社などの他の業態なのか、また、株式会社は社名の前に着くのか後に着くのかを間違えないようにしましょう。

また、担当者の名前が分からない場合には部署名に御中を入れておけば問題ありません。

なお、御中に意味が近い言葉として各位がありますが、御中は部署や組織の中の誰か一人に宛てて送る際の敬称であり、各位は部署やプロジェクトメンバー全員に宛てて送る際の敬称です。

その違いは分かりづらいですが、社外に送るときは誰か一人に読んでもらえればよく、社内の場合は部署に所属する全員に読んでもらうために送ることが多いため、社外の人へ送るときに各位を使うことは少ないかもしれません。

なお、特定の一人に送る場合はをつけましょう。

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②社内のスタッフへメールを送る際の宛名と書き方のマナー

メールで印象を悪くしない宛名の書き方!送信前に確認するマナー5選社内スタッフへメールを送るときには、同じ会社ですから、社名を入れる必要はありません。

敬称については、一般的には役職に就いている人や目上の人には名前に役職を付けて送るか役職を先に書き、名前に様を付けて送ります。

また、目下の人には様やさんをつけて送るのが一般的です。

ただし、会社によっては上司に対してもさんを付けて送ることを社風としている会社があります。

特に近年では、社内の風通しを良くしようとして社長が社員と同じフロアで机を並べて仕事をしている会社もあります。

その中で形式ばって役職をつけたり様を付けたりすると、社風を乱す原因となってしまいますから、送られてくるメールを確認したり、周囲の人に聞いたりして適した宛名を書くようにするとよいでしょう。

 

③社内外問わず知っておきたい宛名と書き方のマナー

メールで印象を悪くしない宛名の書き方!送信前に確認するマナー5選社内か社外かに問わず気を付けておきたいのは、二重敬称です。

役職に様を付けて送ったり、御中や各位に様を付けたりして送るのは二重敬称に当たり、マナー違反となります。

また、殿は目下の人に送るものと捉えている人が多いため、厳格なマナーという訳ではありませんが、社外や目上の人には送らない方が良いでしょう。

なお、一文が長くなってしまう場合には、段落を分けて送る必要があります。

特に部署名は課を入れると長くなりやすく、そのまま役職と名前を載せると、自動改行されたり必要以上に横に伸びたりしてしまうことがあります。

それでは読みづらくなってしまいますから、基本的に一行目には社名、二行目に部署名と役職、そして三行目に名前を書くとよいでしょう。

適度に改行を挟みながら、一目見ればすぐにわかるように文章を作成していくことが大切です。

 

2.間違えずに使い分けたいToとCC、BCCの違い

メールで印象を悪くしない宛名の書き方!送信前に確認するマナー5選メールを送る際に気を付けたいのが、ToやCC、BCCの違いです。

この中で特に気を付けたいのがBCCで、使い方を間違えると個人情報の流出や機密情報の流出にもつながりかねない機能です。

企業のコンプライアンス教育でも話されることが多い項目ですので、必ず覚えておくようにしましょう。

それでは、それぞれの特徴についてご紹介します。

  • To…メールの送信先。あなたに送っていますよという意味を持ちます。
  • CC…正式な送り先ではありませんが、やり取りを確認してほしい相手がいる場合に使います。Toの人やCCに入れている人にも、送られていることが表示されます。
  • BCC…他の送り先には、送っていることが表示されません。他の人に知られずに送りたい時に使います。

以上がそれぞれの意味です。

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CCは、上司やプロジェクトメンバーを入れることが多いでしょう。

営業などの場合は、CCにあなたの上司を入れておくことで、社内で連絡を取りながら行っている案件だということを相手に伝えられますし、上司への報連相もスムーズにできるようになります。

なお、相手の上司がCCに入ってくることもありますから、返信方法は全員に返信で対応するようにしましょう。

また、CCに入れた人たちを宛名に加える必要はありませんが、CCを付けて名前を入れた方が親切ではあります。

そして、注意をしなければいけないのがBCCの取り扱いについてです。

BCCを使う時というのは、あくまでも非公式にやり取りを送っておきたい相手か、周囲にアドレスを知られてはいけない相手を入れる場合が殆どです。

特に後者の場合はメルマガや一斉送信といった、BCCの中に入る人同士は相互の関係がない場合が殆どです。

それを間違えてToやCCに入れてしまうと、アドレス欄に見知らぬ人のアドレスが入ってしまいますから、個人情報の流出として問題が発生してしまう可能性があります。

また、企業間の場合には信用問題に発展しかねません。

ですから、送る際にはチェックにチェックを重ねて送るように心がけましょう。

また、もしBCCでメールが送られてきた時には、全員に返信は絶対に使わないようにしましょう。

BCCで送られたということは、あなたにメールを送ったのはあくまでも非公式です。

それにも関わらず受け取ったことが公表されてしまいますから、やり取りには注意をしましょう。

 

3.返信メールでも宛名は入れる

メールで印象を悪くしない宛名の書き方!送信前に確認するマナー5選返信メールを作成する場合でもこの時もここまでに紹介した宛名のマナーを踏まえて、宛名を入れる必要があります。

もちろん、上記でお伝えしたようにCCやBCCには注意が必要です。

また、複数回のやり取りが行われるようになった場合には宛名を省く場合もありますが、そこはお互いの関係値によって使い分けるとよいでしょう。

長く付き合いのある企業や、関係値が出来ている企業であれば宛名を省いたり、または名前だけ入れる場合もあるでしょう。

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その辺りは、状況を踏まえながら対応していく必要があります。

 

4.アドレス帳の登録は様を付けてわかりやすくまとめる

メールで印象を悪くしない宛名の書き方!送信前に確認するマナー5選対応する企業が増えてくると、アドレス帳に登録する必要が出てくることもあるかと思います。

その時にもいくつか注意が必要です。

まず、アドレス帳の登録名はそのまま相手にも表示される表記となりますので、必ず様を付け、あだ名等は使わないようにしましょう。

また、アドレス帳からメールを作成する時に起こりやすいのが、送信先のミスです。

これを防ぐためには、会社ごとにグループを作って振り分けるなどの対応をするとミスを減らせるでしょう。

また、長く働いていると疎遠になってしまう人も出てくるかと思いますが、そのような場合でもすぐにどのような人だったかを思い出せるように、メモ欄等に対応の概要をまとめておくと便利です。

 

まとめ

メールの宛名は、正しく送れてスタートラインであり、誤った送り方をするとそれだけでマイナス評価がついてしまいます。

それどころか、厳格な人の場合は宛名の書き方が間違っているだけで本文を読まないということすらあるので、注意が必要です。

初めは面倒だと思うかもしれませんが、マナーが守られていないとそれだけでだらしがない人、信用のできない人という印象を与えてしまいますから、必ず身に着けるようにしましょう。

そして、より生産的なビジネスへの活用ができるようにしましょうね。


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