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その使い方間違ってるかも?ケース別に見る、正しいご査収の意味9選

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その使い方間違ってるかも?ケース別に見る、正しいご査収の意味9選

「ご査収」とは、よくビジネスメールに出てくる単語ではありますが、意外な事に、普段の会話にはなかなか登場しない単語でもあります。

いわば、ビジネスの世界だけで重宝されている言葉と言えるのですが、実際に本当の意味や、正しい使い方を考えて使われているかと言えば、そうではないかもしれません。

使い方を間違えると、目上の人に失礼にあたったり、重要な案件であったものを簡素な案件と勘違いされてしまう場合もあります。

今回は「ご査収」と言う言葉の、正しい意味や、その使い方のポイントをご紹介したいと思います。

 

正しい『ご査収』の意味とは?!覚えておきたい3つのポイント

その使い方間違ってるかも?ケース別に見る、正しいご査収の意味9選

一般的にご査収とは、自分から相手に対して、報告した案件や確定した成果物について、その内容が正しいかどうかを再確認してもらうことを意味する言葉です。

単純に言えば、査収の「査」は「調査の査」であり、「収」は「検収の収」と考えてみれば、わかりやすいかもしれません。

これらの本質的な意味を踏まえて、一般的には次のような使い方をするのが、正しい「ご査収」の使い方と考えたらいいでしょう。

 

1. 『内容を確認してもらう』という意味

その使い方間違ってるかも?ケース別に見る、正しいご査収の意味9選

章の冒頭でも述べましたが、査収と言う言葉には報告した内容を確認してもらう意味が込められています。

柔らかい言葉で言えば、「この内容は正しいでしょうか?」「お送りした報告書で満足いただけるでしょうか?」という意味を込めているのが「ご査収」と言う言葉です。

逆を言えば、相手に対して相手の仕事の手を止めてでも、「内容を見てください、確認をしてください」と言っている意味でもありますから、少なくとも目上の人や仕事を受任している相手に対して「ご査収ください」と述べるのは、失礼にあたります。

 

2.『添付ファイルを確認してもらう』という意味

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1と同様ですが、最近ですと電子メールと言う便利なアイテムがありますから、当然「添付ファイル」と言う存在が登場してきます。

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電子メールで「ご査収ください」と言えば、その電子メールに添付している添付ファイルを確認してほしいという意味が込められています。

逆を言えば、添付ファイルもないのに「ご査収ください」と言うのは、確認するものもないのに、それを確認する作業をさせてしまうことになり、逆に相手に手間をかけさせてしまう事にもつながります。

 

3.『確認に対して明確な返事を求める』という意味

その使い方間違ってるかも?ケース別に見る、正しいご査収の意味9選

ご査収くださいイコール「内容などを確認してください」と言う意味があることはすでに何度もお話しいたしました。

内容を確認してほしい、というこちらの要望の次には、当然ですが「内容を確認した結果を教えて欲しい」と言う意味も込められてしかるべきだと思います。

つまり、「ご査収ください」と言う言葉には、「確認した結果を気にしています」という意味が込められていることを理解しましょう。

もっと返事を求めたければ、「ご査収の上、ご連絡をお願いいたします」と、文章やメール本文に記載しておくことをお勧めします。

 

間違った『ご査収』の意味とは?!特に気を付けたい使い方3パターン

その使い方間違ってるかも?ケース別に見る、正しいご査収の意味9選

ご査収と言う言葉の響きだけで、ついつい多用してしまっている場合もあると思いますが、間違った使い方をすると、相手に対して失礼にあたる場合もあります。

前の章ではご査収の基本的な意味をご紹介しましたが、この章ではよく間違われるご査収の意味をご紹介したいと思います。

「ご査収」でなくても、別の言葉を使った方がビジネスマナーのうえで間違いのない場合もありますので、ぜひ参考にしてください。

 

1.『 添付ファイル』に関する間違った使い方

その使い方間違ってるかも?ケース別に見る、正しいご査収の意味9選

先ほどの章でも、添付ファイルを見てほしい時に「ご査収ください」と言う言葉を使えば、問題がないことをご紹介しました。

添付ファイルがなくても、メール本文の内容や通知文の内容について確認をしてほしいという意味で「ご査収ください」と言う言葉を使うのは問題ありません。

ここで言う間違った使い方とは、一度確認をしてもらった添付ファイルや内容について、全く同じ内容のものなのに「ご査収ください」と文面でお願いすることです。

一度見てもらったものと同じものなら、また見てもらわなくてもよいと思いませんか。

それだけの手間を先方におかけするのは、正直言って失礼にあたると思います。

修正したものを見てほしいときは、修正したことを伝えつつ、「ご査収ください」と述べても、問題はありません。

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2. 『返答』に関する間違った使い方

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相手に確認してほしいというニュアンスが「ご査収」と言う言葉に含まれます。

ということは、必然的に相手に対して、返事を下さいと暗に訴えているという意味があります。

ですが、返答を求める内容でないならば、「ご査収ください」と言う言葉を使うのはマナーとしてよろしくありません。

絶対に返事が欲しい場合は、「ご査収ください」と言う言葉はもちろんですが、「○○時までにご返信ください」と明記しておく方が、対応を迫られる相手にとっても、誠実で親切ともいえます。

やはり、ビジネスマナーとしては簡潔に、内容によっては詳しく、それぞれの状況と案件に応じて相手とのやり取りの内容も変えるべきです。

 

3. 『高圧的に受け取られてしまう』使い方

その使い方間違ってるかも?ケース別に見る、正しいご査収の意味9選

「ご査収ください」と言う文面やメールを相手に送るという事は、相手に対して「見てください」「確認してください」と言うプレッシャーを与えることにもつながります。

多忙である、早急な確認が難しいなど、相手の状況がわかっている場合には、「ご査収ください」と言う言葉を使わない方が良いでしょう。

相手の気持ちになって考えてみると、相手は他の要務で忙殺されている状況の中、こちらからの「ご査収ください」メールを受け取るわけですので、相手の状況次第では「忙しいのがわかっているはずのに」と、こちらの姿勢が高圧的にとられてしまうこともあり得ます。

「ご査収」と申し出ているのですので、あくまで相手の状況が許せば、内容の確認をしてほしいというのが本当の意味です。

それが高圧的にとられかねない、多忙な状況であることがわかっている場合は、「ご査収」と言う言葉を使わない方がいいでしょう。

 

ニュアンス別に見る『ご査収』の意味!覚えておくべき3つのパターン

その使い方間違ってるかも?ケース別に見る、正しいご査収の意味9選

今までご査収の意味と、間違えやすい使い方をご紹介してきました。

それでもなかなか分かりにくいと思っておられる人も多いと思いますので、この章では正しい、ビジネスマナーのうえでも間違いのない「ご査収」の使い方をご紹介したいと思います。

正しく言葉を使えることは、あなた自身の資質をより好印象に見せるのはもちろん、会社の印象や組織の印象をアップさせることにもつながります。

何気ない電子メールの文章と思わず、日々の努力の積み重ねと思い、ぜひ言葉遣いについても留意するようにしましょう。

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1.『敬語』として使う場合

その使い方間違ってるかも?ケース別に見る、正しいご査収の意味9選

普段はなかなか口にしない「ご査収」という言葉、一般的には「敬語」と考えて使うといいでしょう。

そのうえで、敬語として、どのように文章にするのが正しいのかを常に確認しながら使うのが最もベストでしょう。

ビジネスメールで使う時には「ご査収ください」「どうぞご査収くださいませ」「ご査収のほどよろしくお願い申し上げます」などと使えば問題がありません。

ただし、敬語である以上、ご査収という言葉には堅さを感じることもあります。

その時には「ご確認をよろしくお願いいたします」などと、置き換えてもいいでしょう。

 

2.『報告文』として使う場合

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報告分の中で「ご査収」と言う言葉を使う場合には、何を報告するのか、具体的にはどのような結果だったのかを、単純明快に伝えることが重要です。

例文としては「明日使用する資料を送付しますので、ご査収ください」とか「資料を提出させていただきますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます」と、何をどう行ったのか、そして何を確認すればいいのかを明確に記載した、できる限り簡潔な文章であることが望ましいです。

この場合、ただ資料を送っただけで「ご査収ください」と言葉だけ使っても、確認すべき内容がわかりづらいと、受け取った相手を困らせてしまうことがありますので、特に注意しましょう。

 

3.『重要な報告や資料』を送る場合

その使い方間違ってるかも?ケース別に見る、正しいご査収の意味9選

ビジネスの上で特に重要なのは、見積書や企画書、履歴書などの大事な書類を送ることです。

こんな時に「ご査収」と言う言葉は、まさにぴったりの言葉です。

なぜなら、内容を確認してほしい、添付ファイルを確認してほしいという意味を、簡潔に伝えられる言葉だからです。

ですので、私たちもビジネスにおいて、書類や資料のデータを添付したメールの文章や、郵送する際に添える送付状や通知状などに使用することも多いと思います。

なにより、ビジネスマナーのうえで「ご査収」は、相手がその書類をまだ見ていない時や、報告する内容をまだ知り得ていない時に使う言葉です。

ですので、重要な報告や資料を送る場合には、ぜひ「ご査収」と言う言葉を文面に込めるようにしましょう。

なお、報告した内容や資料を見てもらい、修正が生じた場合に再度見てもらう場合は、「ご査収」よりも、「修正後の内容をご確認ください」などと書く方が、相手もそのつもりでも見てくれるので確実です。

 

まとめ

その使い方間違ってるかも?ケース別に見る、正しいご査収の意味9選

「ご査収ください」の使い方は、間違えなければ、そのときの状況や成果を確実に相手に確認してもらえるメッセージとなります。

ですが、相手がどのような状況であるかを省みずに、「ご査収ください」と相手に言えば、相手にとって失礼に当たることもあることは、決して忘れてはなりません。

また、相手に対して自分の成果や状況を確認してもらうと言うことは、相手が目上の立場であったり、相手が仕事の依頼主であったり、自分よりは立場の上の人に対して行うことですので、「ご査収ください」はもちろんですが、他の言葉遣いについても考えて文章などを作成する必要があります。

簡潔に、迅速に、がビジネスマナーの上では欠かせないことではありますが、敬語や謙譲語など、置かれた立場を踏まえて、正しい日本語を使うことも合わせて注意すると、より「ご査収ください」と言う言葉が生きてくると思います。


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