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能力アピールに最適!報告書の書き方ポイント9つ

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能力アピールに最適!報告書の書き方ポイント9つ

会社員となれば、仕事上でさまざまな報告書を作成する機会が多いと思います。

同じ報告書と言えども、さまざまな内容の報告書を作成する場合があるでしょうし、報告する相手もそれぞれ違う場合が多いようです。

それぞれの報告書には、必ず書いておきたい内容が必ずあるはずですので、それを読み手となる相手にいかに明確に伝えることができるかが、報告書の意味として存在していると思います。

今回は、さまざまな報告書の中でも、特に作成することが多い報告書のパターンについて、その書き方のポイントをご紹介したいと思います。

 

進捗状況の報告書の書き方ポイント3つ

能力アピールに最適!報告書の書き方ポイント9つ

報告書の中でも、作成する機会が一番多いのは、仕事の進捗状況の報告に関する報告書だと思います。

進捗状況と言っても、交渉結果であったり、テストの結果であったり、仕事内容によってさまざまな報告が生まれてきます。

一般的に、報告書には以下のような意味が持たされています。

①業務上の情報を共有する

②仕事の進捗に必要な情報を提供する

③発生したトラブルについて早急に報告する

それぞれ、同じ報告書であっても、その内容はシビアなものもあれば、プロジェクトを進めるために必要な報告と言うのもあって、その重要性はかなり違ってくることもあるのです。

今回は、特に多いシチュエーションと思われる場面での「報告書」作成について、作成上のポイントをご紹介したいと思います。

1.状況を報告する場合

能力アピールに最適!報告書の書き方ポイント9つ

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ここで言う状況とは、仕事の進み具合はもちろん、調査の結果、検査の結果、テストの結果、交渉の結果などなど、多種多様な情報の報告を指します。

これらの共通点は、冒頭でも述べましたが「共有したい情報」であることです。

今回例示した情報は、同じ仕事に関わっている人間であれば、ぜひ知っておきたい情報であることは間違いありません。

ですので、報告する相手は上司であったり、同僚であったり、場合によっては協力している他社の担当者である可能性もあります。

ぜひ知っておきたい情報を共有するための報告ですので、些細な出来事でも、できる限り簡潔に記載しておくことが、この場合の「報告書」の書き方と言えます。

作成している人間にとっては特に重要ではない情報でも、情報を共有する相手にとっては重要な情報であることもありえます。

できる限り些細な出来事を簡潔に記載した報告書を作るとともに、優劣の判断などは自身の尺度で行うのではなく、客観的な視野で報告書を作成すると、より多くの人々が情報の判断をしやすくなります。

2.トラブルを報告する場合

能力アピールに最適!報告書の書き方ポイント9つ

一方、報告書でよくあるのがトラブルの報告です。

期限が遅れてしまう、コストがアップしてしまう、顧客から訴訟を起こされる恐れがあるなど、さまざまなトラブルが業務上発生すると思います。

これも、同じプロジェクトに関わっている社員とは、ぜひ情報共有をしておきたい情報です。

ですので、先ほど述べた状況の報告と同じ解釈で、些細な出来事でもできる限り情報を簡潔に記載した報告書を作成するべきです。

そして、報告する内容は「客観的な内容」で記載すると言うことを、特に忘れないでください。

トラブルがどのような原因で発生したのか、それは改善できるのか、顧客に謝罪して、さらに賠償を支払う必要があるのか、それらを会社として判断するには、客観的な視野で考える必要があります。

自社の商品の欠陥なのか、輸送中の事故なのか、納入後の取り扱いが悪かったのか、同じトラブルでも自社に起因する場合とそうでない場合もあります。

つまり、客観的な視野でトラブルと向き合うことで、原因と対応をシンプルに考えることができるわけです。

トラブルの報告に、社員個人の視野や解釈は不要であることを、特に心に留めて置いてください。

3.返答を報告する場合

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一方、さまざまな課題や宿題を上司や同僚、取引先からもらうこともあります。

それに対する返答を報告する場合も、もちろん報告書を作成することになりますよね。

課題や宿題に対する返答は、これもシンプルに「結論」と「理由」を明記した報告書を作成するように心がけましょう。

例えば、コストを100円下げろと言う上司からの指示に対して、報告書を作成して回答するとしましょう。

できる場合は「できます」と、簡潔に答えていいのです。

そこに「努力しましたよー」とか「無理をしましたが何とかなりました」など、個人の感想や主観は述べる必要はありません。

なぜなら、この場合の上司は「できるのかできないのか」を聞いているのであって、それ以外の情報は求めていないからです。

このように、課題や宿題に対して、イエスなのかノーなのかをまず答えること、場合によっては決断の理由を述べること、これらをできる限りシンプルに回答する報告書を作成するのがベストでしょう。

 

業務報告書の書き方ポイント3つ

能力アピールに最適!報告書の書き方ポイント9つ

一方、業務報告書と言うものの、ビジネス上はよく作成されるものです。

よくあるのがその日の業務内容を報告する「日報」であったり、電話での応対内容を記した「備忘録」なども報告書の一種と言えます。

これらの報告書は、不定期ではなく、定期的に報告をするための書類となっています。

これらの書類を作成するときにも、考えておきたいポイントがあるので、いくつかご紹介したいと思います。

1.以前と変わった点をしっかりと報告する

能力アピールに最適!報告書の書き方ポイント9つ

日報、週報、月報、年報など、ある決まった時期に出さなければならない定期の報告書は、仕事上たくさん存在するものです。

これらの書類で必要なのは、なんと言っても「期日を守ること」です。

期日に間に合わない報告は、まったく意味がありません。

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期日に間に合わせられるよう、余暇の時間に統計を取っておくとか、担当別に分担して報告書を作成しておくとか、効率的に報告書の作成をする工夫をするとよいでしょう。

また、日報などは毎日変化の無いことばかりになることも多いと思います。

それゆえに、前日の相違点に気がついた際には、それについてしっかりと情報を記載するいう意識を持ちましょう。

自分なりに、昨日とは何が違ったのか、その原因を自分なりに考察したことなど、伝えたい情報をしっかりと書き込むことが大切です。

2.自分が感じた点を合わせて報告する

能力アピールに最適!報告書の書き方ポイント9つ

そもそも、日報や月報などの定期的な報告書は、何のために作成するのでしょう。

担当である自分からすれば「なんに使うのだろう」と考えてしまうこともあるでしょうが、実際に使い道について考えてみたことはありますか?

わからなければ、恥ずかしくても一度上司などに聞いてみてください。

それがわからないと、実のある報告書など作成できないのですから。

そもそも報告書の基本は、「相手が何を求めているか」を考えて作成するものです。

ただ毎日のルーティンワークだから書くというのではなく、「上司はこの報告書をどのように活用するのだろうか」と考え、意識しながら報告書を作成することが重要なのです。

ですので、定期的な報告書の中で、現場に近い自分だから感じる考察があれば、ぜひ定期的な報告書に盛り込みましょう。

上司などは、自分が知りえない情報について、それを明示されると「どういうことだろう?」と、確認をするものなのです。

それをするポジションが、課長、部長などのセクションを束ねる「上司」であるから、なおさらです。

3.統計情報を詳しく報告する

能力アピールに最適!報告書の書き方ポイント9つ

上司に限らず、会社の経営陣は「統計情報」を喉から手が出るほど欲しがっているのは、あまり気づかないことでしょう。

日報や月報に電気や水道の使用料などが掲載されていれば、当然「コストを下げる方法は無いのか」「電気代を下げればコストダウンになるな」など、今後の経営方針や業務内容に関して考察する情報となりえますよね。

もし、日報や月報にこれらの統計情報が不足しているようならば、ぜひ自主的に補足して付け加えてください。

あるいは、上司に「どのような情報が必要でしょうか?」とか「電気使用量がわかればさまざまな指標として使えると思います!」などと、提案してもいいかもしれません。

その方が、前向きに業務に従事している社員として、上司の評価もアップするかもしれませんね。

 

提案・改善の報告書の書き方ポイント3つ

能力アピールに最適!報告書の書き方ポイント9つ

そして、報告書と言えばもう1つ、提案や改善に関する報告書です。

提案は、会社の中でもトヨタ式の「カイゼン」など、業務の効率をアップさせるための提案をする書類とイメージしてください。

一方、改善は業務の中でも非効率な部分をいかに直すかと言う報告、あるいは現場レベルで困っていることに対して、自らで考えた解決法を報告することも当てはまりますし、上司から業務上指導を受けたことについて、その改善方法を報告する意味で書く場合もありますね。

このように、提案や改善の報告書は、かなり練りこんで作らねばならないケースが多いようです。

これらの報告書の作成に当たっては、以下のポイントを特に留意して作成して欲しいと思います。

1.問題点を自己考察する

能力アピールに最適!報告書の書き方ポイント9つ

問題の改善について提案する場合は、当然ですが問題点を明記して報告書を作成しなくてはなりません。

でも、「問題だと思います」とだけ記載しているのと、「原油価格の上昇によるコストアップが問題だと思います」と記載するのと、上司はどちらの報告書を興味深く読むでしょうか。

もちろん、後者であることは、みなさんにもわかっていただけると思います。

問題の改善をするということは、それぞれの当事者が、自分の仕事の範囲内で問題を認識し、同時に自分の仕事の範囲内で出来る改善方法を提案すると言うのが、起きている問題を早急に改善するために欠かせません。

つまり、この場合の報告書は「自分はこう思います、だからこんなアクションを起こします!」という意思表示を上司に伝えることが、一番の目的になるわけです。

そう考えると、できる限り具体的に書いて置く方が、受け取る側にとっても有意義な報告書になると言えるでしょう。

2.結論を明確にする

能力アピールに最適!報告書の書き方ポイント9つ

みなさんは上司に報告書を提出したとき「私が求めているものと違う」と、再度作成するように言われた経験がある人はいないでしょうか?

先ほどから述べているように、報告書を作成するにあたっては、報告する相手がどんな情報を求めているのか、共通理解を持っておくことで、価値のある報告書が作成できるものなのです。

ですので、結論が「だと思います」「かもしれません」では、価値のある情報とは思えません。

報告書と言うのは、上司などの上の立場の人が、さまざまな決定を行うために、欲している情報を得るために、部下に作成を命じるものでもあります。

その報告書が「かもしれません」などと仮定形で報告されると、決定をしたい上司としては、まったく意味のない物となってしまうのです。

3.タイミングを見極める

能力アピールに最適!報告書の書き方ポイント9つ

例えば、社内で「電気代の節約」をテーマに仕事をしているのに、提案報告書と称して「ガス代の節約」の報告書を提出すると、どうなるでしょうか。

内容はすばらしい内容であったとしても、報告を受けた側から言えば「ありがたいけど、今じゃない」としか、言えなくなるでしょう。

このように、内容は秀逸なものであっても、報告書を提出するタイミングを逸してしまうと、報告書の意味がなくなってしまうこともあるのです。

つまり、提出のタイミングを見極めることは、非常に大事なことなのです。

特に、提案や改善の報告書は、提出時期を逸したら「もったいない」こともしばしばありますので、提出のタイミングは自分自身でしっかりと見極めてください。

 

まとめ

能力アピールに最適!報告書の書き方ポイント9つ

仕事は指示に始まり報告に終わると言われます。

報告書で考えてみると、それを提出するのは、間違いなく上司です。

上司は、部下にそれぞれ聞き取りをしたり、あるいは部下がそれぞれ報告をしても、すべての事柄を覚えていられるわけではありません。

ですので、それを必要な時に情報として得るために「報告書」と言う仕組みがあるわけです。

報告書は、上司や他の部署、または顧客など第三者に向けて伝えるものであることは、今までの文章をごらんいただいて、ご理解いただけたと思います。

それぞれの内容によって、伝えるべき内容、伝えるべき文章の長さが異なることも、ご理解いただけたと思います。

自分が報告を受ける立場なら、どのような情報が知りたいか?

このロールプレイをしてみることで、上司の立場を理解して、よりよい報告書が作成できるものと思います。

ぜひこの機会に、報告書の書き方について、見つめなおして欲しいと思います。


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