仕事・バイト

ビジネスマンなら知って損なし!訂正印の押し方11の方法

投稿日:

ビジネスマンなら知って損なし!訂正印の押し方11の方法

ビジネスマンにとって、契約や注文、同意書や誓約書など、取引上で書面をかわすことは頻繁に行われるものです。

身長に慎重を期して作成した書類であっても、条件の変更や単純なミスなど、さまざまな理由により書類の修正を行う場合が出てきます。

そんな時にやむを得ず用いるのが「訂正印」ですが、訂正印の使い方や押し方には、知らなかったら恥ずかしいポイントもあります。

今回は、ビジネスマンとして恥ずかしくない訂正印の押し方や扱い方をご紹介したいと思います。

 

訂正印を押すのはどんな時?よくある3つの方法

ビジネスマンなら知って損なし!訂正印の押し方11の方法

訂正印は、その名前のとおり、契約書などの書類を作成した時、誤りがあったり追記が生じた場合に、はじめて用いるものです。

願う事なら、訂正印などを押さないようにしたいものですが、どうしてもそうはいかない事情がある場合も多いものです。

具体的には、次に紹介する時に訂正印を用いることが多いです。

①書類の誤字や脱字を修正する場合

②記載されている内容を修正する場合

③印鑑の誤りがあった場合

それぞれ、正しい訂正の仕方をすることで、法律的にも有効な書類として扱えます。

それでは、具体的な訂正印の用い方をご紹介していきましょう。

1. 書類の誤字や脱字があった時

ビジネスマンなら知って損なし!訂正印の押し方11の方法

スポンサーリンク

訂正印は、「訂正」という呼び名のとおり、文面に修正がある場合に押されるものです。

具体的には、契約書の文面に誤りがあった場合、文字の過不足があった場合に用いられるものです。

法律的には、訂正を要する文面を手書きで追記したり、削除する文面を二重線で消す時に、訂正印を押すことが必要になります。

訂正があるからと言って、修正テープなどで消して、その上から正しい文面を記載したとしても、法律上は「偽造の可能性がある」として、有効な書類となりえないことも十分頭に入れておいてください。

ただし、あまりにも訂正箇所が多く、複数行を削除したり修正するようなことがある場合は、一から書類を作成しなおした方が、ビジネスマナー上望ましいです。

2. 記載している内容が変わった時

ビジネスマンなら知って損なし!訂正印の押し方11の方法

契約書や見積書、請求書などには当然数字が記載してある場合があります。

例えば、支払いが遅れた場合の遅延利息が○%となっていた場合、その数字が変わるようなことになれば、訂正印を押して正しい数字に訂正することもあるでしょう。

そのような時も、訂正印を押し、不要な文字を二重線で取り消すことで、法律的には有効な書類として扱うことができます。

3. 印鑑の間違いがあった時

ビジネスマンなら知って損なし!訂正印の押し方11の方法

契約書や発注書、同意書などには署名や押印が必要です。

同じ押印でも、認印でいい場合もあれば、印鑑登録がなされている実印を用いねばならない時があります。

このような書類の時、実印を押すべきところだった書類に、認印を押してしまった場合、正しい実印を押しなおす必要がありますが、この場合にも訂正印を押して、誤った押印を訂正することができるのです。

でも、訂正印を押すことは、それだけ書類に見づらい部分ができたり、書類そのものが押印ばかりになって見苦しくなることは避けられません。

訂正をするのも大事ですが、書類の見栄えを重視することも忘れないようにしてください。

 

間違うと書類が無効に!正しい訂正印の押し方5つ

ビジネスマンなら知って損なし!訂正印の押し方11の方法

前章でご紹介したように、訂正印は様々なビジネス文書で活用することができる方法です。

でも、訂正の方法を間違ってしまえば、法律的には有効であったはずの書類でも、方法を間違ったがために、無効になってしまう場合があるのです。

スポンサーリンク

特に、これから紹介する訂正印の押し方を確認して、誤りがないように書類の作成を行うようにしてください。

1. 二重線の横に押印する

ビジネスマンなら知って損なし!訂正印の押し方11の方法

訂正印を押す場合には、まず間違った文面の箇所に二重線をひき、その訂正箇所のそばに印鑑を押すのが基本です。

この時、訂正印を押す場所は、二重線にかぶせる場合が一般的ですが、契約書などの場合、訂正印を押印することで他の文面が読みにくくなる恐れもある場合は、二重線にかぶせなくても問題はありません。

2. 追記した文字の横に押印する

ビジネスマンなら知って損なし!訂正印の押し方11の方法

新たに文字を付け加える場合は、追加したい箇所に吹き出しを付けて、手書きで挿入したい文字を追記します。

その際、文章が横書きの場合は上部に吹き出しを、縦書きの場合は右に吹き出しを書き、文字を追加してください。

そして、訂正印は追加した文字の横に押すようにしましょう。

追加する文字数が多い場合は、訂正印を押しても読みづらくなったりする恐れがあるので、最小限の追記の場合のみ訂正印で対応し、大規模な追記の場合は再度書類を作成しなおした方がいいでしょう。

3. シヤチハタの押印を避ける

ビジネスマンなら知って損なし!訂正印の押し方11の方法

印鑑として便利なものは、一般的に「シヤチハタ」と呼ばれる印鑑です。

いちいち印肉を付けなくていいので、ビジネスマンなら愛用している人も多いはずですが、法律上では、この便利さがあだになって、訂正印として用いても正式な訂正と認められないことが多いのです。

そもそもシヤチハタは、実印の登録も認められていませんし、市販で購入しやすいこともあり、書類の偽造を助長するという観点もあります。

そのため、特に重要な書類については、シヤチハタの押印自体が効力を持たない場合もあります。

4.捨印とは区別する

ビジネスマンなら知って損なし!訂正印の押し方11の方法

訂正印と同様の用い方をするのが、捨印です。

捨印は、契約書や誓約書などの空白部分に押印しておくもので、もし文面の修正が生じた場合は、捨印の横に「二字挿入、三字削除」などと明記すれば、訂正印と同一の効力を持つ訂正方法とされています。

スポンサーリンク

でも、捨印を押すことは、誰でも捨印の横に追記をすれば、自分の都合のいいように書面を修正することができることから、契約書や誓約書など、財産や個人の権利に関わる書類で用いられても無効とされる場合があります。

法律的には、やはり訂正印のルールによる訂正方法を用いたほうが、捨印を用いる場合より問題はありません。

5.既に押印済みの印判と同じものを押印する

ビジネスマンなら知って損なし!訂正印の押し方11の方法

文具店などに行くと、通常のシヤチハタ印のサイズ(9インチや13インチ)よりも小さめのシヤチハタ印を「訂正印」として販売していることがあります。

市販されている訂正印は、もっぱら庶務的な書類の修正を行う際に、書類が印判だらけで読みにくくなってしまうことを避けるために、訂正印と言う小さいサイズの印判を用いたのがルーツとされています。

ですが、いくら「訂正印」として売られていても、今回ご紹介しているビジネス上の訂正印としては、利用することはできません

そもそも正式な訂正印は、契約書や見積書などに既に押印されている会社員や個人印と同じ印判を持って行うべきものとされています。

既に押されている印判と異なる印判で訂正されても、法律的には有効とみなされないことを、この機会に理解しておきましょう。

 

押しても無効?訂正印が使えない3つのケース

ビジネスマンなら知って損なし!訂正印の押し方11の方法

訂正印は、どうしても修正が必要であって、法律的に有効となる書類を、最小限の範囲で修正する時に押印するものです。

でも、法律上の問題や、商行為の慣習上、訂正印での訂正が無効となる書類や、もともと訂正印での訂正を行うべきでない書類も存在します。

ここでは、それらの「訂正印での訂正が望ましくない」書類について、いくつかご紹介します。

1. 金銭を扱う書類

ビジネスマンなら知って損なし!訂正印の押し方11の方法

金銭を扱う書類は、ビジネスにおいて多数存在します。

契約書、請求書、領収書、見積書、査定書などなど、ビジネス文書の大半が金銭を扱う書類になっています。

基本的に、これらの金銭を扱う書類は、書き損じたら再発行することが原則です。

これは、金額を間違えた場合はもちろんのこと、日付や内訳などの間違いがあった場合も再発行することが原則です。

金銭のやり取りに関わる書類である以上、修正箇所があるだけで改ざんしている疑いが生まれてしまいますから、それがビジネス上、取引先からの不信感にもつながりますので、絶対に避けましょう。

なお、契約締結後の契約書修正など、どうしても修正を行う必要がある場合は、相互に方法を協議して、相手先が同意してくれる方法で訂正をするようにしましょう。

2. 履歴書など人事に関わる書類

ビジネスマンなら知って損なし!訂正印の押し方11の方法

訂正印で簡単に修正されたくない書類と言えば、履歴書や評価書、推薦状、就職活動で使うエントリーシートなど、人事に関わる書類も同様です。

せっかく仕上げた履歴書に誤字があると、訂正印で直してもいいかなと思うこともあると思いますが、あまりお勧めはできません。

考えてみれば、履歴書などは「自分を採用してください」「自分を評価してください」と言う、大事な書類です。

そんな書類を訂正印で修正してとなると、先方の心証も悪くなってしまいます。

ですので、どんなに頑張って書いた書類であっても、1カ所の間違いを訂正印で横着に修正するのではなく、きっちりときれいな文面の書類にもう一度書き直しましょう。

3. 数字の修正が必要な書類

ビジネスマンなら知って損なし!訂正印の押し方11の方法

契約書などで、一番重要な部分と言えば、数字や期日などの数字です。

特に、契約金額や契約日の数字を訂正印で直すという事は、契約そのものの正当性を否定することになり、訂正印で数字が訂正された契約書は無効になってしまう場合もあります。

どうしても訂正を行う場合は、訂正が必要な文字だけでなく関わる数字すべてを訂正する方法を用いましょう。

例えば、契約金額を修正する場合、数字の前後にさらなる追記ができないよう、前に「¥」マークを入れたり、数字の最後にハイフンを追記するなどの方法があります。

 

まとめ

ビジネスマンなら知って損なし!訂正印の押し方11の方法

このように、訂正印を用いる機会と言うのは、さまざまなビジネスシーンで存在します。

訂正をするという事は、訂正をする行為を相手方に理解してもらうこと、それができないとどんなに訂正印を押しても、意味はありません。

法律的に有効である訂正印を押したとしても、相手方が訂正と言う行為を認めてくれて、はじめて有効なものとなり得ることを、十分理解してください。

特に、金銭や権利に関する書類は、相手の承諾を得ているといっても、偽造されている、改ざんされているなどの不信感を抱かれるようなことになると、その後のビジネスにも悪影響を与えることがあります。

そのような事がないよう、そもそも訂正を生じるような事態に陥らないよう、日ごろから注意して書類を作成することを心掛けましょう。


他にこんな記事も読まれています

-仕事・バイト

Copyright© 一流のビジネスマンになれる方法【ビジネス知識・マナー・スキルアップ】 , 2018 AllRights Reserved Powered by AFFINGER4.