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丁寧さと御礼が基本!転勤の挨拶に必要な9つのポイント

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丁寧さと御礼が基本!転勤の挨拶に必要な9つのポイント

3月や8月は、企業にとって人事異動の季節です。

違う部署に異動する人もいれば、遠方の支店などに異動する人もいると思いますし、子会社ができて出向するという人もいると思います。

このように、さまざまなきっかけで転勤をすることになりますが、その時の挨拶について、あまり深く考えていない人もいるのではないでしょうか。

転勤の挨拶は、社会人として決してないがしろにしてはいけないことです。

今までお世話になった人へのお礼、そしてこれからお世話になる人への挨拶として、この機会に転勤の挨拶の大切さを、ぜひ見つめなおしてほしいと思います。

今回は、転勤の挨拶について、特に留意しておきたいポイントについて、いくつかご紹介したいと思います。

 

取引先への転勤挨拶で留意したいポイント3つ

丁寧さと御礼が基本!転勤の挨拶に必要な9つのポイント

まず、仕事の上で取引のあった企業やその担当者の方に、異動することを挨拶の形で伝えないといけません。

取引先の気持ちになってみると、今の業務がちゃんと引き継がれるのか、後任の担当は誰になるのか、さまざまな事を気にすることでしょう。

それは、今までの円滑な関係や取引が、今後も確実に維持されるのかどうかを心配されるという事もあるでしょう。

これらのような不安を、転勤の挨拶でフォローすることが、取引先への転勤の挨拶では欠かせない事と認識しておきましょう。

1.後任者と一緒に挨拶をする

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まず、異動の発表後、取引先には電話かメールで移動する旨を急いで伝えましょう。

いきなり訪問して伝えるというのでは、先方の企業もびっくりしてしまうので、まずは自分自身が転勤することを伝えましょう。

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そして、改めて挨拶する時には、後日になってもいいので、自分の後任者と一緒に、その企業を訪問しましょう。

その時には、あなたから後任者を紹介すると同時に、後任者にはしっかりと引き継ぎをすることを伝え、具体的な案件がある場合、そのことにも触れて挨拶をするのがいいでしょう。

また、あなた自身の異動後の連絡先を伝える等、今後の取引にも影響がないように対処していくことを伝え、取引先の不安を払しょくすることが必要です。

2.上役からの挨拶状を送る

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取引先ともなれば、自分が所属していた会社としては、ビジネスパートナーでもあったわけです。

ビジネスパートナーである以上、自分だけの挨拶ではなく、会社として公式な挨拶をするという事は、重要です。

会社として挨拶状を出すとなれば、上司の稟議が必要なこともあるでしょうが、社長名で出せないようならば、部長名や課長名でも問題ありません。

とにかく、自分よりも地位の高い人を差出人として、挨拶状を送っておくことが必要不可欠なのです。

取引先としても、あなたという人間には好意を抱いていると思いますが、ビジネスとして考えると、あなたが所属している会社を信用している部分もあるのですので、ぜひ挨拶状を送ることを忘れないでください。

3.訪問できない場合は電子メールを送る

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遠方にあるなどの理由で、なかなか挨拶に出向けない取引先もあると思います。

その場合は、電子メールを活用して、引き継ぎのことや後任の担当のことについて伝えるというのも、挨拶の方法の1つです。

あと、電子メールを送るのと同時に、電話で転勤の挨拶をすることも忘れないようにしましょう。

電子メールだけを送るのでは、事務的なイメージだけが伝わってしまい、お礼の気持ちや取引先への経緯が伝わりません。

できることなら、ぜひ機会をとらえて、挨拶に出向いて欲しいものです。

あなた自身がすでに転勤してしまった後でも、別の部署でお世話になっている取引先であれば、後任者と一緒に申し合わせて訪問することも可能です。

また、前項で紹介した挨拶状も活用することを、あわせてお勧めします。

 

今の職場で転勤挨拶!特に気を付けたい3つのポイント

丁寧さと御礼が基本!転勤の挨拶に必要な9つのポイント

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次に紹介するのは、今の職場にいる同僚に転勤を伝える際に、気を付けておきたいポイントです。

企業によっては、一斉に転勤を伝える場合もありますし、該当する個人だけを呼び出して伝える方法もあります。

特に、転勤することを伝えるタイミングを間違ってしまうと、その部署内で「僕も異動するのか」「私が転勤になるのか」など、おもわぬ噂話が盛り上がってしまうこともあるので、タイミングは特に注意しましょう。

具体的には、これからご紹介する3つのポイントに気を付けてください。

1.伝えるタイミングを間違えない

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先ほども述べましたが、転勤することを公式にしてよいタイミングは、それぞれの会社によって異なります。

転勤などは、一般的に「内示」と言う方法で伝えられ、正式には年度初めの日や、翌月の初日付で正式な移動が告知される仕組みとなっています。

あくまで「内示」ですので、「転勤する予定」を前もって伝えるという意味でとらえた方がよさそうです。

ですので、転勤することについて事前の通達が出たからといって、すぐに周りの人に言ってはいけない場合もあり得ます。

内示が伝わったとしても、会社ごとに公表していい解禁日があるはずですので、いくら早く伝えたい相手がいたとしても、解禁日までは待つ必要があります。

もし、解禁日がわかりにくい場合は、転勤の内示を受けた時に。上司に相談しましょう。

2.電子メールを極力使わない

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普段、顔を合わせて一緒に仕事をしている人に、転勤の挨拶をするときに「電子メール」を使うのは、とても失礼な事です。

勤務の都合で、どうしても勤務時間中に会えない人がいたり、出張中で会って話ができない人であれば、電子メールで転勤する旨を伝えることもやむを得ないでしょう。

同僚に知らせる時には、普段の会話の中でさりげなく伝えればいいわけですので、そんなに難しいことではないと思います。

また、個々に声が掛けにくい環境であっても、職場で行われている朝礼や夕礼などのミーティング時間を活用して、「このたび転勤することになりました」と、発言を許可してもらえば問題がないわけです。

3.できれば一人一人に挨拶しよう

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もし、あなた自身に余裕があるならば、その職場での最後の勤務の日に、今まで一緒に仕事をしてきた人たちに、自分の言葉で今までの感謝を伝えましょう。

部署によっては、全員の前で挨拶する機会を与えてもらうこともありますが、それとは別にして、改めて一人一人に挨拶にまわるのがいいでしょう。

また、自身の送別会を開催してもらった場合は、改めてここでお礼を言うと、社会人のマナーとしては非常にいい対応と言えます。

もし、あなたより前に転勤した人がいる場合は、その人がどのように挨拶をして、どのようにふるまっていたか、参考にするのもよいかもしれません。

 

新しい職場で転勤挨拶!特に気を付けたい3つのポイント

丁寧さと御礼が基本!転勤の挨拶に必要な9つのポイント

転勤の挨拶と言えば、新しい職場でも挨拶をしなくてはなりません。

新しい職場と言っても、長年同じ会社で勤めていれば、出戻りのような転勤もあるでしょうし、転勤先に知り合いがたくさんいて、改めて挨拶をするようなことでもないような気になる人もいるでしょう。

でも、挨拶をするという事は、どんなに知り合いが多くても、改めて行うべき、社会人のマナーであると心得ましょう。

かつていた部署に転勤したとしても、かつてあなたが在籍していた時に比べて、仕事の内容も変わっているでしょうし、取引先も変わっているかもしれません。

転勤して心機一転を図るにはいいきっかけでもありますから、きっかけ作りのためにも、転勤の挨拶を特に重視してもよいのではないでしょうか。

特に、転勤先での挨拶については、これからご紹介するポイントを特に気を付けてみてほしいと思います。

1.謙虚さを忘れない挨拶を

丁寧さと御礼が基本!転勤の挨拶に必要な9つのポイント

新しい職場では、あなた自身がどんな人であり、どんな仕事が得意なのか、簡潔に伝えることで、あなた自身への信頼を得るチャンスが早くなります。

ここで間違ってはいけないのが、以前していた部署での思い出話や、過去に携わった仕事のことを長々と話さないことです。

そもそも、部署が変わるということは、同じ仕事であっても、その方法が変わることがほとんどです。

ですので、前の部署の話ばかりをいろいろしていると、新しい部署のやり方を否定しているように捉えられかねないので、最小限にとどめておくべきです。

同様に、過去に携わった仕事のことばかりを話していると、自慢話のように聞こえてしまうこともあるので、これも最小限にとどめておきましょう。

やはり、転勤先での挨拶は、自分の自己紹介はもちろんのこと、さまざまな事柄について、謙虚さを忘れないように挨拶をしたいものです。

2.新しい取引先へも謙虚に挨拶を

丁寧さと御礼が基本!転勤の挨拶に必要な9つのポイント

転勤すれば、当然新しい取引先とも付き合いをすることになります。

着任の挨拶は、時間を割いてでも、まず一番に向かうようにしましょう。

先方が多忙であったりして、会ってもらえる時間がない場合は、電子メールや電話など、取り急ぎの挨拶を必ず行っておくことが必要です。

新しい取引先への挨拶も、前項と同様に「謙虚さ」を忘れないように挨拶をすることを忘れないでください。

自分のことはむしろ聞かれてから話すようにした方が、取引先に自慢話をしているようにとられないで済むでしょう。

あと、前任の担当者とはしっかりと引継ぎをして、挨拶の際に「例の件は納期どおりになります」「前任より○○の件はしっかりと引継ぎを受けております」など、具体的な仕事の案件を例示して挨拶をすれば、相手も安心して今後の取引ができるというものです。

3.新しい同僚には積極的に挨拶を

丁寧さと御礼が基本!転勤の挨拶に必要な9つのポイント

転勤するという事は、転勤先で新しい同僚と一緒に仕事をするようになりますが、同僚との人間関係をいかに円滑にするかで、新しい職場での仕事のしやすさが大きく変わってきます。

仕事のしやすさを考えて転勤の挨拶をするとすれば、まず「自分と言う人間」を知ってもらうことを第一に考えるべきでしょう。

だからといって、くだけた挨拶をしていいというわけではありません。

最初は、これまた謙虚に「わからないことがあったら教えてください」「できることはがんばってやります」などと、これからの仕事に前向きに取り組む気持ちと、新しい同僚に助けを乞うことなど、挨拶の中で述べましょう。

同僚ともなれば、いつか一緒に酒席で一緒になることもあるでしょう。

こういう時には、すこしフランクに挨拶をしてもいいでしょう。

あなたの方から、フランクに新しい同僚に接することで、あなた自身に対していいイメージを持ってもらったり、あなたという人間を知ってもらう機会にするのです。

 

まとめ

丁寧さと御礼が基本!転勤の挨拶に必要な9つのポイント

今回は転勤にまつわる挨拶について、ポイントをご紹介していきましたが、最後にご紹介したいのは、転勤後に関するポイントをご紹介したいと思います。

① 前の職場に状況を伝える
② 後任の担当の相談に乗る
③ 今の職場の良さを伝える

転勤した場合、あなたが以前いた職場の人たちは、あなたのことを心配しているものです。

ですので、本当に感謝しているならば、前の職場のことも忘れないでいることを、行動で示しておくべきです。

特に、あなたの後任になった担当者は、あなたがこなしていた仕事に苦戦しているかもしれませんから、そのフォローも積極的にしてあげるべきでしょう。

あと、あなた自身が元気であることを伝える方法として、転勤先の職場の環境について、プラスの要素を伝えてあげるのもいいことです。

職場が違えば、転勤先の職場に焼きもちを焼かれるかもしれませんが、転勤先には転勤先のいいところがあったら、それを紹介してあげることで、前の職場で苦労していた業務が改善されるかもしれないわけです。

転勤によって生まれた人の縁は、どんな場所にいても大切にしておきたいものです。

ぜひ今回ご紹介したポイントを踏まえて、転勤と言うイベントをうまく乗り切ってもらいたいと思います。


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