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留め方にマナーがある!ホッチキスを留める位置9つのポイント

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留め方にマナーがある!ホッチキスを留める位置9つのポイント

みなさんは、会議や資料を渡すときに、ホッチキスで留められた資料を用意する機会は、意外にも多いと思います。

最近では、パソコンによるプレゼンテーションや、電子メールに添付してデータで資料などを送付する機会が増え、ペーパーレスの時代が来ていると言えます。

しかし、ビジネスシーンではまだまだ紙ベースの資料が活躍しているのも事実です。

実際、紙ベースの資料を作るとなったときに、みなさんの中には、ホッチキスで資料などを留めるときに、どこに留めたらよいのか迷ったことはありませんか?

今回は、ビジネスマンであっても、意外に知らないホッチキスの止め方の位置やマナーについてご紹介します。

 

ホッチキスを留める位置のマナー3つ

留め方にマナーがある!ホッチキスを留める位置9つのポイント

みなさんが普段ホッチキスを使っているとき、何気なく左上を留めていることが多いのではないでしょうか?

ですが、いつものように左上を留めたけど、他の人に指摘されて間違っていることに気づいたという方もいるかもしれません。

この章では、ホッチキスを留めるときの基本マナーをご紹介していくこととしましょう。

1.横書きの場合は留める位置を「左上」に!

留め方にマナーがある!ホッチキスを留める位置9つのポイント

最近の文書は、紙を縦に置いて、文字は横書きという、英語圏の文化を色濃く反映した文書形式になっていることが多いです。

でも、日本の文化では文字が縦書きになっていることが主流で、ビジネスシーンにおいても紙の向きや文字の向きが異なっている場合も多いはずです。

ビジネス文書で言えば、現在の主流が「縦置き・横書き」になっているので、一番最初の文字が用紙の左上から始まる形になります。

逆を言えば、読み終わる文字の終点は右下、つまりその部分が用紙をめくる場所にもなります。

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右下を持って紙をめくるということは、紙をめくりやすい「左上」を留めておく方が、資料をめくりやすいというメリットもあるのです。

2.縦書きの場合は留める位置を「右上」に!

留め方にマナーがある!ホッチキスを留める位置9つのポイント

では、日本古来の文字の書き方「縦書き」になっている場合はどうすればいいのでしょう。

みなさんであれば、もうお気づきかもしれませんね。

先ほどご紹介したように、最後の文字がどこに来るのか、それを考慮してホッチキスを留める場所を決めるのが一般的です。

用紙が縦置き、文字が縦書きの場合は、右上から読み始めて、一番最後の文字が左下に来ますから、この場合は「右上」を止めてあげることで、資料をめくりやすくすることができるのです。

繰り返しますが、相手が読みやすい、めくりやすいと言う部分を考慮して、ホッチキスを留める位置を決めると言うのが、基本です。

3.縦書きと横書きが混在している資料は「左上」

留め方にマナーがある!ホッチキスを留める位置9つのポイント

では、縦書きと横書きの文字が混在している資料は、どこを留めるとよいのでしょうか。

文字が横書きの場合は、「横長の書類を左側に90度回転させ、書類を縦にしてその左上に止める」というのが基本的な止め方と覚えましょう。

文章で書くと「どういう向きにすればいいんだ?」と考えてしまいますが、単純に言えば、資料を見る方向に合わせて、その上辺にホッチキスを留めるとよいのです。

ぜひこれも覚えておきたいビジネスマナーですので、ライバルにちょっとだけ知ったかぶりをしてもいいかもしれませんね。

 

位置以前の問題?ホッチキスで留めてはいけない場合3つ

留め方にマナーがある!ホッチキスを留める位置9つのポイント

何でもかんでもホッチキスで留めるというのは、ある意味ナンセンスです。

ホッチキスで留めることのメリットもあれば、デメリットも正直言ってありえます。

むしろ、ホッチキスで書類を留めないほうが、打ち合わせなどがスムーズに行く場合もあるのです。

そもそも、ホッチキスを何のために使うのかを、改めて考えてみてください。

そうすると、この章でご紹介する「ホッチキスで留めてはいけない場合」ということも、ご理解がいただけるのではないかと思います。

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1.資料を何度も見返す場合

留め方にマナーがある!ホッチキスを留める位置9つのポイント

まず、打ち合わせにおいて何度も資料を見返す場合は、ホッチキスで留めないほうがいい場合もあります。

打ち合わせの内容によっては、10ページを見ながら、35ページの説明をする、といったような複数のページを同時に資料として相手に提示する場合もあるからです。

この場合、ホッチキスで資料を閉じておいたら、何度も資料をめくっては戻り、まためくっては戻りとなってしまうので、打ち合わせの効率が悪くなってしまいます。

ですので、この場合はホッチキスを使うのではなく、クリップで留めたりバインダーに挟むことで、資料を取りやすくしておきつつ、順番が変わってしまわないように対処しておくのがよいでしょう。

2.コピーを取る前提がある場合

留め方にマナーがある!ホッチキスを留める位置9つのポイント

1の場合と同様に、打ち合わせの最中に資料の一部をコピーするようなことがわかっていれば、やはりホッチキスで資料を留めておかないほうがいいでしょう。

先ほどの例と同様に、「あとで外す前提がある」ことがわかっているならば、ホッチキスで資料を留めておかないほうがいいわけです。

ただし、コピーを取ることがわかっている場合は、ホッチキスで留めた資料と別に、止めていない資料も先方に差し上げると、先方に対して親切心がアピールできるのも事実です。

さりげない気配りができるのも、ビジネスマンとしては好印象を与えるチャンスかもしれませんね。

3.廃棄を前提をしている場合

留め方にマナーがある!ホッチキスを留める位置9つのポイント

資料によっては、部外秘の資料であったり、ある時期が来たら廃棄することが前提になっている資料もあります。

これらの資料は、機密を守りつつ処分をするようになっていると思いますが、この際に「ホッチキスを外してください」という指示がなされる場合もあります。

この時にホッチキスをはずすという作業が、正直言ってめんどくさいわけです。

私も以前、100冊分の資料を廃棄する際、ホッチキスを1冊ずつ外してから出しましたが、これだけの作業をする時間があれば、別の仕事を1つ終えることもできたぐらいです。

このように「廃棄」が前提となっている場合は、もとからホッチキスで留めないというのも選択肢の一つに考えていいでしょう。

 

ホッチキスの位置で気配り?意外に知らないホッチキスの使い方3つ

留め方にマナーがある!ホッチキスを留める位置9つのポイント

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最後の章では、意外に知っている人の少ないホッチキスの止め方やその位置などについてご紹介したいと思います。

これを知っていると、ある意味ビジネスマナーを知り尽くした「達人」と呼ばれてもおかしくないぐらいの知識です。

なにより、気配りができる人間として、自身の評価がアップするかもしれません。

ぜひこの機会に知識を得てもらって、他の社員とは一歩抜け出した「できる人間」アピールをしてみてはいかがでしょうか。

1.書類をファイリングする場合は厚みに注意

留め方にマナーがある!ホッチキスを留める位置9つのポイント

提供された資料は、その後各人が整理して、時にファイリングして管理することになります。

この時に、ファイルに収まりにくいと困ってしまうことはないでしょうか?

その原因は、ホッチキスを留める位置にあると聞けば、みなさん意外に思われませんか?

というのも、左上にホッチキスを止めると、書類をファイリングするときに、ホッチキスの針の厚みで左上が膨らんで、ファイリングしにくくなってしまう場合があるからです。

ですので、実際に資料を留めるときには、ファイリングを前提にして、多少ホッチキスの位置をずらして留めておいたり、ホッチキスをあえてしないという選択肢もあってよいのです。

2.資料に折り目をつけやすくしておこう

留め方にマナーがある!ホッチキスを留める位置9つのポイント

A4版の小冊子で、両面コピーの資料を作ったとしましょう。

そのうち、見開いた2ページ分のコピーを取りたいとなったとき、資料を当然見開き状態にしますが、この時にホッチキスの留め方が雑だと、きれいに折り目がつけられないんです。

一般的な本を見てみると、大体ホッチキスで2箇所中留めをしてありますよね。

この時、ホッチキスの位置は上下2箇所とも、しっかりと同じ位置に留めてあるはずです。

つまり、ホッチキスの位置がずれてしまっていると、折り目をつけるときに折り目が斜めになってしまうのです。

折り目をつけることが前提の資料を配布する場合は、特に丁寧にホッチキスの位置を決めるようにしましょう。

3.針なしホッチキスは場合によって使わないでおこう

留め方にマナーがある!ホッチキスを留める位置9つのポイント

最近、針を使わない「ハリナックス」などの針なしホッチキスが流行になっています。

針なしホッチキスの基本原理は、紙の一部分に切れ込みを入れ、ホッチキスでその切れ込みにうまく折り目をつけて、複数の用紙をホッチキス針なしで留めてしまうという便利なものです。

先ほど紹介した機密書類などを廃棄する場合でも、ホッチキス針がないので、それを除去する作業がなくなって便利ともいえます。

ですが、ホッチキス針を使った場合に比べると、紙同士を留めておく強度はどうしてもかないませんから、機密性の高い文書や、順番を厳重にしておくべき文書については、強度の高いホッチキス針でしっかり留めておくことをお勧めします。

 

まとめ

留め方にマナーがある!ホッチキスを留める位置9つのポイント

ホッチキスをどのように使い、ビジネスシーンで登場するさまざまな書類の使い道をふまえて、どう使用すればいいか。

こんなこと、ビジネスマナー教室でも、会社の新人研修でも絶対に習うことなんかありませんし、実際に社会人になって、上司や先輩からホッチキスの使い方とかと目方を学んだと言う人は、おそらくいないのではないでしょうか。

だって、こんなことよりもっと他に学ぶことがあるからです。

ホッチキスの止め方や使い方よりも、顧客に失礼のない挨拶の仕方や、簡潔で美しい文書の書き方、これらはみっちり教育を受けるでしょうが、教育を受けないことであっても、ビジネスマナーとして知っておきたいことは、たくさんあるものです。

逆を言えば、教室や研修で学ばないことを知っていて、それを実践できているとしたら、それはどのような人材なのでしょうか。

それは「気配りのできる」人材と言えるのではないでしょうか。

ホッチキスを留める位置なんてことは、ある意味誰も感心を持っていないことかもしれませんが、それを知っている人は「気配りのできる」人であることは、誰も疑いません。

ビジネスマンの1人として、ちょっとだけライバルに差をつけたい人は、「気配り」について、この機会に再確認してもらえるとよいのではないでしょうか。


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