これからバイトをしようと思った時、まず初めにするのは募集をしている企業に対して電話をすることですよね？
ここでつまずくといきなり印象が悪くなってしまいますから、できるだけスムーズに電話できるようになりたいものです。
そこでここでは、バイトの面接で電話する時にスムーズに話す為の準備と会話術についてご紹介します。
1.電話をする前に準備しておきたいこと3選
バイトの応募先にいきなり電話をしても、何を話せばよいのかわからなくて話に詰まってしまったり、焦って言葉が出てこなくなったりしてしまいます。
ですが、備えあれば憂いなしという言葉があるように、事前の準備ができていれば電話をする時も慌てることなく対応できます。
そこでここでは、電話をする前に準備しておきたいことをご紹介します。
①メモ帳と筆記用具、カレンダーを手元に置き、静かな場所を確保する
事前に準備しておきたいのが、メモ帳と筆記用具、そしてカレンダーです。
初めて電話をする時は緊張することが多いですから、話すことに精一杯になってしまって、いつもなら覚えられることも抜けてしまうことがよくあります。
万に一つも面接の日時や担当者を間違えてはいけませんから、その点からも記憶しておくためのメモ帳は必須と言えます。
また、面接日程を決める時には自分のスケジュールや曜日を確認する必要がありますから、カレンダーも必要な道具の一つです。
こうした道具を用意しておくことで、電話をする時に慌てずに対応できますから、必ず準備しておきましょう。
②確認しなければいけないことをメモに書いておく
電話するために必要な道具を準備できたら、次は電話の内容についても事前に準備をしておきます。
電話の目的は面接の日程調整ですので、電話を切った時に「面接日時」「面接場所」「採用担当者」「当日の持ち物」は必ず決まっていなければいけないことです。
ですから、それらは事前にメモ帳に書いておき、決まったらそこに書き込むようにしましょう。
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また、もし担当者が不在だった時のことも想定して、いつなら担当者がいるかも確認事項としてメモに書いておくとよいでしょう。
準備している時はそれくらい覚えていられるだろうと思っても、会話に夢中になっているといつの間にか頭から抜けてしまうものです。
ですから、いつでもすぐに思い出せるように準備しておくことが大切です。
③電話してよい時間を確認する
最後は、電話をかける時間を確認しておくことです。
例えば飲食店の場合、昼時や夕食時は最も忙しい時間帯ですから、その時間に電話しても迷惑になるだけです。
また、コンビニも駅の近くだと18～19時頃は帰宅ラッシュにぶつかりやすい為、できれば避けた方がいいと言えます。
このように、応募先が忙しい時間帯を想定してその時間は電話するのを避けるのが礼儀と言えます。
これだけでも相手に与える印象が変わりますから、必ず考えるようにしましょう。
2.相手に好印象を与える電話のかけ方と流れ5選
電話の準備ができたら、いよいよ電話をします。
ですが、電話に慣れていないとどのような手順で話せばよいのか悩んでしまいますよね？
そこで、ここでは相手に好印象を与える電話のかけ方と流れについてご紹介します。
①電話の要件を伝えて担当者に変わってもらう
準備するものを手元に置いたら、いよいよ電話をします。
しっかりと気持ちを落ち着けて、電場番号を押しましょう。
相手が出たら、まずは自分の名前を名乗って求人の応募で電話したことを伝え、その上で担当者につないでもらいたいことを伝えましょう。
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求人票に担当者名が書いてあれば、「採用担当の○○様」、名前が分からなければ「採用担当の方」という言い方でつないでもらいます。
なお、採用担当者がいない場合にはいつ頃ならいるのかを確認しましょう。
担当者がいないのはよくあることですから、次に電話する時にはアポが取れるように準備することが大切です。
②担当者に改めて要件を伝え面接を依頼する
採用の担当者に変わったら、改めて自分の名前を名乗って求人の応募で電話したことを伝え、現在も応募しているかを確認します。
この時、書いた文章を読むように言葉を紡ぐと不慣れな印象を与えてしまいますから、話す言葉はコンパクトに伝えるようにしましょう。
一例としては「バイトの求人を見てお電話した○○といいます。今も募集はしていますでしょうか？」のように、手短に要件を伝えます。
そして、募集しているのであれば「面接をしていただくことは可能でしょうか？」と、面接の依頼をしましょう。
③面接のスケジュールを調整する
基本的には、このタイミングで面接スケジュールの調整を行います。
先方から先に面接日程の候補を伝えてくれると思いますので、自分のスケジュールを確認します。
この時、自分にスケジュールが入っていても、変更が可能であれば面接を優先してすぐに日程を決めると、相手への印象は良くなります。
また、どうしても外せない予定が入っている場合はそれを伝え、別日程で調整します。
日程調整に時間がかかってしまうと相手への印象が悪くなってしまいますから、できれば1～2回で決められるようにスケジュールを確認します。
ですから、電話をする時点でできるだけスケジュールが空いている時に電話をするとよいでしょう。
④面接日時と担当者、当日の持ち物を確認する
日程が決まったら、続けて面接場所と面接担当者の名前、そして当日の持ち物について確認します
それらは、確認したらその都度メモ帳に書き残すようにしましょう。
そして、確認すべき項目をすべて終えたら、改めて内容を復唱し、間違いがないかを確認します。
これで、バイトの面接日程を決める電話は終了です。
⑤会話が終わった時は自分から切る
要件が終わったら電話を切るのですが、この時、基本的には電話をかけた方から電話を切ります。
また、携帯電話ではなく電話機からかけている時、電話を切るのは受話器を置いて切るのではなく手でフックを押すようにしましょう。
受話器を置くと「ガチャン」という音が大きくなりすぎるため、相手に失礼になってしまいます。
その点、手でフックを押せば音がほぼ鳴らずに済むため、相手への失礼はなくなります。
この対応は社会人でも通用する作法ですから、ぜひ覚えておきましょう。
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これで、全ての対応は終了です。
3.面接の電話は手短に済ませると好印象
電話をする時に気を付けなければいけないのは、相手の時間をもらっているという意識です。
電話をうけてくれた相手は自分の仕事がある中で、時間をとってあなたの話を聞いてくれている訳ですから、できるだけ要件は手短にすませるようにするとよいでしょう。
自分をアピールする場はアポをとるタイミングではなく面接のタイミングです。
もちろん、だからといって焦って支離滅裂になってもいけませんが、慌てずにそれでいて素早く電話をすることが大切です。
初めは慣れないかもしれませんが、それでも事前の準備をしっかりと行うことで、素早く対応できるようになります。
まとめ
ラインやメールなどの連絡手段が発達した結果、電話をする機会というのは大きく減っています。
ですが、社会人になると取引先や営業で電話をすることが非常に増えます。
バイトの面接で電話をかけ、電話に慣れることこうした将来の準備もできますから、できるだけ経験を積んでおきましょう。
また、電話に慣れれば初対面の人との会話にも慣れますから人とのコミュニケーションもスムーズにできるようになりますから、面接の時にも慌てることなく対応できるようになります。
電話はコミュニケーションの基本と思って、一つ一つ、慣れていきましょう。